Crea un proceso de ventas Outbound: consideraciones adicionales

Plantea el contexto

Las ventas Outbound son un proceso vivo y en constante evolución. Es poco probable que llegue un momento en el que puedas simplemente sentarte y admirar tu trabajo. Para mantenerte al día con la demanda cambiante de los clientes, las tecnologías emergentes y los posibles obstáculos para tu éxito, necesitas revisar, analizar y mejorar tu proceso constantemente.

En Apollo, hemos adoptado el mantra de ABE, “Siempre estar experimentando”. Y aunque este es un cliché algo gastado y exagerado, ha perdurado por tanto tiempo porque este método tiene valor. Hay varios factores clave que debes tener en cuenta mientras experimentas y ajustas tu enfoque, incluidos ajustar técnicas, confirmar la validez de tus métricas, evitar los filtros de SPAM y elegir el enfoque correcto para tu negocio.

Las secciones a continuación brindan más contexto sobre algunas estrategias adicionales que puedes aplicar para mejorar tu proceso de ventas Outbound.

ABE: Siempre estar experimentando

Mantener la misma estrategia Outbound durante un periodo prolongado probablemente genere rendimientos decrecientes. Las necesidades y demandas de los clientes cambian con frecuencia, y debes mantenerte ágil para ir un paso adelante. Estas son algunas mejores prácticas que debes considerar al experimentar con tu estrategia de ventas Outbound:

• Prueba cada día una combinación diferente de objetivos/segmentos y mensajes con una muestra de alrededor de 200 contactos.
• Revisa tus métricas/análisis todos los días.
  • Si tu tasa de apertura es inferior al 30%-40%, es posible que tengas un problema con tus objetivos o con los asuntos de tus Emails.
  • Si tu tasa de interés es inferior al 0.5%, es posible que tengas un problema con tus objetivos o con el mensaje de tus Emails.
• Tasa de apertura y tasa de interés son los elementos más importantes a considerar cuando buscas una mejora incremental
• Ajusta tu campaña con mensajes diferentes según sea necesario o ejecuta una nueva campaña con una segmentación y mensajes distintos para comparar los resultados.
• Utiliza los sólidos Reporting y Dashboards de Apollo para que puedas ver de un vistazo toda la información importante de tus Secuencias a simple vista.
  • El dashboard de Resumen del rendimiento del negocio viene preconfigurado con Apollo y es un excelente punto de partida.

En última instancia, probar cosas nuevas todos los días te ayuda a conocer mejor a tu base de clientes y a mejorar gradualmente tu sistema general de análisis/datos.

Evita que tus Emails sean bloqueados como SPAM

No existe una solución mágica para evitar por completo los bloqueadores de SPAM, pero hay algunas tácticas que puedes aplicar para ayudar a limitar su impacto en tus campañas de Email Outbound. Si notas que tu tasa de apertura ha bajado al 10% o menos, es probable que los filtros de SPAM estén bloqueando tus mensajes antes de que siquiera lleguen a la bandeja de entrada de un contacto.

La siguiente lista presenta algunas consideraciones adicionales sobre el contenido del cuerpo del Email:

• Elimina los enlaces del cuerpo de tu Email: Los filtros de SPAM buscan enlaces, especialmente en los Emails de primer contacto. También analizan tu firma en busca de enlaces. Asegúrate de haber eliminado los enlaces de tu firma, así como del cuerpo de tus Emails.
• Elimina las imágenes del cuerpo de tu Email: Las imágenes o archivos adjuntos, especialmente en los Emails de primer contacto, pueden activar los bloqueadores de SPAM y causar rebotes. Elimina estos elementos y usa solo texto. Guarda tus imágenes y archivos adjuntos para el paso 3 o posteriores de tu secuencia una vez que hayas enviado algunos otros Emails. Al igual que con los enlaces, incluso las imágenes en tu firma pueden causar problemas.
• No apliques formato especial a tu texto: En pocas palabras, los bloqueadores de SPAM escanean el texto con formato. Evita usar diferentes colores, fuentes, negritas, cursivas y subrayado.
• Mantén tus párrafos concisos: El contenido extenso puede activar bloqueadores de SPAM o incluso causar rebotes. Mantén tu redacción simple y directa.
• Evita palabras que activen filtros de SPAM: Los filtros de SPAM han evolucionado bastante en los últimos años, por lo que no existe una lista corta de palabras que debas evitar. En general, intenta comunicarte de manera profesional y cercana, y evita palabras y frases que suenen sospechosas, urgentes o necesitadas. Este artículo de HubSpot incluye una lista completa de palabras o frases que deberías evitar. Como buena práctica, pregúntate si el Email que planeas enviar es uno que tú mismo querrías recibir.
• Haz pruebas A/B de tu mensaje: Prueba siempre tu mensaje para encontrar qué genera el mayor engagement. Puedes hacer pruebas A/B en Apollo para probar varias versiones de un mensaje similar. Si notas que una versión se bloquea con mayor frecuencia, puedes revisar las diferencias en tu mensaje para intentar entender la causa.
• Incluye un enlace para cancelar la suscripción en tu firma de Email: Apollo te permite usar el texto o la frase que prefieras en un enlace de opt-out y agrega automáticamente el enlace a tu firma en todos los Emails que envías a través de la plataforma. Las investigaciones muestran que los destinatarios tienen muchas más probabilidades de usar un enlace para cancelar la suscripción en lugar de marcar tus Emails como SPAM. Marcar tus Emails como SPAM puede afectar tu reputación general de envío y, por lo tanto, es un resultado mucho peor.
• Desactiva el seguimiento de clics: El seguimiento de clics modifica los enlaces en los Emails, algo que los filtros de SPAM a veces pueden detectar. Desactiva esta función si estás teniendo problemas desde el perfil de cada usuario. Para obtener más información, consulta el artículo "Seguimiento de clics en Apollo".
• Desactiva el seguimiento de aperturas: E sta misma tecnología de seguimiento de aperturas y clics suele ser muy sensible a los filtros en los servidores de Email. Esto hace que sean más susceptibles a los bloqueadores de SPAM. Si has tenido este problema y ya seguiste las instrucciones anteriores como buena práctica, quizá te convenga considerar desactivar el seguimiento de aperturas. Para obtener más información, consulta el artículo "Descripción general del seguimiento de aperturas".

Google tiene una excelente guía disponible en su sitio de Ayuda de Gmail llamada "Evitar que el correo para usuarios de Gmail sea bloqueado o enviado a spam". Considera revisarla si planeas enviar Emails a usuarios de Gmail. También contamos con amplia documentación técnica en la base de conocimiento para brindarte detalles y técnicas que te ayuden a evitar que los servidores de Email marquen tus Emails como SPAM o dañen la reputación de tu dominio.

• Evita los filtros de SPAM
• Configura Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC) para autenticar tus Emails
• Configura Domain Keys Identified Mail (DKIM) para autenticar tu Email
• Configura registros de Sender Policy Framework (SPF) para autorizar tus Emails

Calienta tu dominio

Puede haber muchas razones diferentes para cambiar a un nuevo dominio de Email, pero todas requieren que generes credibilidad y “calientes” tu dominio antes de poder enviar Emails de forma masiva.

Los servicios de entrega de Email, como Google y Microsoft, siempre monitorean la frecuencia con la que sus usuarios envían mensajes para evitar que los spammers abusen de sus servicios. Aunque tradicionalmente solo analizaban la cantidad de mensajes que sus usuarios envían por hora y por día, muchos servicios ahora también revisan cuántos mensajes envían por minuto.

Por ejemplo, los límites estrictos de Google Suite son 400 Emails por hora y 2000 Emails por cada periodo móvil de 24 horas. Esto significa que nunca permiten que ninguno de sus usuarios envíe más que esa cantidad de Emails a través de un buzón individual.

El calentamiento de dominio te ayuda a establecer una reputación de envío para un dominio completamente nuevo o que no se ha usado para enviar Email en mucho tiempo. Este proceso requiere que comiences con un volumen bajo de Emails enviados y aumentes gradualmente ese volumen en cada intervalo, ya sea por día o por semana. Para hacerlo, envía un volumen razonable de Emails con una baja cantidad de rebotes y quejas de SPAM. Con el tiempo, desarrollarás una mejor reputación con tu proveedor de servicios de Email y podrás enviar un mayor volumen de Emails sin que limiten la frecuencia de tu cuenta ni la suspendan.

Usa dominios alternativos y aplica white labeling

Configurar varios dominios para tu outreach de ventas Outbound ayuda a reducir la carga sobre tu servidor de correo principal. También ayuda a preservar la reputación de tu dominio cuando necesitas enviar un volumen de Emails más alto del que permite tu ESP.

Por ejemplo, Apollo puede enviar Emails desde uno de los siguientes servidores para la misma campaña de outreach:

• apollo.io
• tryapollo.io
• apollomail.io

Aplicar white labeling a tu dominio mejora tu deliverability y la reputación de tu proveedor de servicios de Email (ESP). Un Sender Policy Framework (SPF) te permite especificar los servidores de correo que autorizas para enviar emails en nombre de tu dominio y ayuda a prevenir la suplantación de dominio. Esto ayuda a tus destinatarios (y más específicamente, a su ESP) a identificar posibles mensajes de phishing o fraudulentos que aparentan venir de tu empresa. Estándar DomainKeys Identified Mail (DKIM) es una medida de seguridad similar que ayuda a evitar que los spammers suplanten tu dominio cuando contactan a tus prospectos. Puedes configurar DKIM en la configuración de DNS de tu proveedor de dominio para firmar tus emails con una firma única que permite al servidor del destinatario verificar que el remitente realmente eres tú y que el mensaje no fue alterado después de enviarlo.

Empieza con un volumen diario más bajo y auméntalo gradualmente

Los límites de envío de emails pueden parecer contrarios a tus objetivos, pero los límites establecidos en Apollo ayudan a proteger tus cuentas de email. Ya sea que envíes a través de Apollo o no, tu proveedor de email limita la cantidad de emails que puedes enviar si sospecha que estás haciendo spam a grandes cantidades de personas que no conoces.

Cada vez que inicies una nueva campaña que incluya cualquier tipo de prueba A/B, debes empezar con un volumen diario más bajo. Después de tener datos que respalden tu segmentación y mensajería (por lo general, tasas de interés superiores al 0.5% e idealmente mayores al 1%), puedes considerar aumentar el volumen de emails e incluir más contactos en tu outreach.

En general, en la plataforma de Apollo, te recomendamos mantener la configuración predeterminada del buzón de 400 emails por día y 100 por hora. Si quieres aumentar los límites de envío, debes hacerlo gradualmente.

• Límite diario: Auméntalo en no más de 100 por semana hasta llegar a 1500 emails por día. Nunca debes superar este límite si estás vinculado a un buzón empresarial estándar.
• Límite por hora: Auméntalo en no más de 20 por semana hasta llegar a 400 emails por hora. Nunca superes los 400 emails por hora si estás vinculado a un buzón empresarial estándar.

Usa subdominios de tracking personalizados

Un Tracking Domain es un nombre de dominio secundario (o subdominio) relacionado con tu dominio original. Le permite a Apollo redirigir un píxel de tracking agregado a los emails para rastrear aperturas, clics y bajas de suscripción.

Los píxeles de seguimiento suelen marcarse como SPAM. Para mejorar las tasas de entrega de los emails que envías a través de Apollo, puedes configurar un subdominio de seguimiento. Este proceso puede ser algo técnico y es mejor que lo realice alguien como un profesional de IT que entienda las complejidades del proceso.

Para más detalles sobre cómo configurar un subdominio de seguimiento, consulta nuestro artículo “Configurar un subdominio de seguimiento personalizado (URL)”.

Integra herramientas de terceros como Sendgrid/Mailgun

Herramientas como Sendgrid y Mailgun te permiten enviar un mayor volumen de emails que pueden superar los límites de envío habituales impuestos por los principales proveedores de email. Este tipo de herramientas ayuda a quitarte parte de la presión al considerar la reputación del dominio y mientras calientas tu dominio.

Más específicamente, SendGrid te permite enviar hasta 6000 emails por día y 500 emails por hora. Si planeas enviar un alto volumen de emails cada día, una herramienta como Sendgrid o Mailgun es extremadamente beneficiosa.

Alto volumen vs. alto nivel de interacción

Distintos tipos de clientes requieren diferentes niveles de interacción para cerrar oportunidades. Es importante considerar cuánto esfuerzo manual tendrás que dedicar a cada cliente. Luego, debes comparar ese nivel de involucramiento y tiempo con el valor del contrato de un cliente en particular.

Algunos enfoques que puedes considerar, en orden de menor a mayor nivel de interacción:

• Solo emails automáticos
• Emails automáticos y manuales
• Emails automáticos y manuales, y llamadas telefónicas

Antes de decidir cuál es el enfoque adecuado para tu empresa, considera todos los factores a continuación mientras diseñas tu proceso de ventas outbound.

Considera el tamaño de tu segmento de ICP

Los equipos de ventas pueden variar tanto como los clientes individuales. No existe un enfoque único que funcione para todos. En última instancia, debes revisar el tamaño y la capacidad disponible y elegir el enfoque que tenga más sentido para tu equipo.

No hace falta decir que un mayor nivel de interacción suele dar mejores resultados porque puedes personalizar cada punto de contacto para cada contacto según sus necesidades. Sin embargo, esto no siempre es posible, especialmente cuando trabajas con cientos o miles de contactos potenciales en un segmento.

Como regla general, si tienes un segmento grande con cientos de prospectos, usar un enfoque más automatizado puede funcionar mejor para ti, especialmente si tienes un equipo pequeño con recursos limitados. Si tu segmento termina siendo más pequeño (menos de 100 contactos), y el tiempo lo permite, quizá quieras incorporar más emails manuales en tu estrategia. Las personas responden mejor a cosas que sienten que valen su tiempo. Una mensajería muy individualizada puede ayudar mucho a cerrar esa brecha.

Considera la economía de tus oportunidades

El tamaño y la popularidad de la cuenta de un prospecto pueden influir en tu estrategia de ventas outbound. Por lo general, las empresas más grandes implican valores potenciales de contrato más altos, pero también una interacción más manual.

¿Tu negocio tiene una estrategia particular para el tipo de empresas que buscas? ¿Estás más enfocado en oportunidades más pequeñas y rápidas de cerrar, o tu negocio depende de oportunidades a gran escala que pueden tardar meses en cerrarse?

Si tu enfoque principal es cerrar oportunidades más grandes, puedes esperar interacciones más manuales y prácticas con tus prospectos, mientras que las oportunidades más pequeñas pueden permitir una mayor automatización. Quizá quieras enviar emails manuales o hacer seguimiento con llamadas telefónicas para oportunidades de mayor valor y otros escenarios que lo requieran.

Considera qué tan “difícil de alcanzar” puede ser tu audiencia

Las empresas Fortune 500 (y otras empresas a gran escala) forman parte importante del ámbito público y reciben una gran cantidad de emails de marketing todos los días. Es mucho menos probable que un contacto de nivel SVP en una empresa Fortune 500 abra un email masivo que no esté completamente adaptado a sus pain points y necesidades (y aún menos probable que responda).

Por otro lado, es poco probable que un gerente de una pyme reciba tantos emails de marketing. También puede ser más probable que abra uno que no esté totalmente adaptado a sus pain points y necesidades.

Ten en cuenta que quizá necesites evolucionar tu estrategia sobre la marcha. Analiza tus resultados a diario para encontrar nuevos patrones que mejoren tu outreach. Estas no son reglas estrictas. Tendrás que observar las tendencias específicas de tu negocio para tomar la decisión más informada para tu estrategia de ventas.

Para cerrar

Ahora que aprendiste muchas técnicas para dar forma a tu estrategia de ventas outbound, es momento de ponerlas en práctica y empezar a construir la tuya desde cero. Recuerda que esto siempre será un trabajo en progreso: las técnicas que te funcionaron el año pasado, el mes pasado o incluso ayer pueden no funcionar mañana. No tengas miedo de reevaluar y redefinir tu estrategia en cada paso del camino. Los datos son tus aliados. Seguirlos de cerca te ayudará a mantenerte por delante de las tendencias y cambios en tus segmentos de clientes.