Créer un processus de vente Outbound : considérations supplémentaires

Poser le cadre

La prospection Outbound est un processus vivant et évolutif. Il est peu probable qu’un jour vous puissiez simplement vous reposer et admirer votre travail. Pour suivre l’évolution de la demande client, les technologies émergentes et les obstacles potentiels à votre réussite, vous devez constamment revoir, analyser et améliorer votre processus.

Chez Apollo, nous avons adopté le mantra ABE : « Always Be Experimenting ». Même si cette expression peut sembler usée et un peu excessive, elle perdure depuis si longtemps parce que cette méthode a de la valeur. Il existe plusieurs facteurs clés à garder à l’esprit lorsque vous testez et ajustez votre approche, notamment l’adaptation des techniques, la validation de vos métriques, l’évitement des filtres SPAM et le choix de l’approche adaptée à votre entreprise.

Les sections ci-dessous apportent davantage de contexte sur des stratégies supplémentaires que vous pouvez adopter pour améliorer votre processus de vente Outbound.

ABE : Always Be Experimenting

Conserver la même stratégie Outbound pendant une longue période risque d’entraîner des rendements décroissants. Les besoins et attentes des clients évoluent fréquemment, et vous devez rester agile pour garder une longueur d’avance. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte lorsque vous expérimentez votre stratégie de vente Outbound :

• Testez chaque jour une combinaison différente de cibles/segments et de messages sur un échantillon d’environ 200 contacts.
• Vérifiez vos métriques/analyses chaque jour.
  • Si votre taux d’ouverture Taux d’ouverture est inférieur à 30 %–40 %, vous avez peut-être un problème avec vos cibles ou les objets de vos emails.
  • Si votre Taux d’intérêt est inférieur à 0,5 %, vous avez peut-être un problème avec vos cibles ou le contenu de vos emails.
• Taux d’ouverture et Taux d’intérêt sont les éléments les plus importants à prendre en compte lorsque vous cherchez une amélioration progressive
• Ajustez votre campagne avec un message différent si nécessaire, ou lancez une nouvelle campagne avec un ciblage et un message différents pour comparer les résultats.
• Utilisez les fonctionnalités robustes de Reporting et les Dashboards d’Apollo afin de consulter en un coup d’œil toutes les informations importantes sur vos Séquences.
  • Le dashboard Vue d’ensemble des performances de l’entreprise est fourni par défaut avec Apollo et constitue un excellent point de départ.

Au final, tester de nouvelles choses chaque jour vous aide à mieux comprendre votre base de clients et à améliorer progressivement l’ensemble de votre système d’analyses/de données.

Éviter d’être bloqué par les filtres SPAM

Il n’existe pas de solution miracle pour éviter complètement les bloqueurs SPAM, mais plusieurs tactiques peuvent vous aider à en limiter l’impact sur vos campagnes d’email Outbound. Si vous remarquez que votre Taux d’ouverture est tombé à 10 % ou moins, il est probable que des filtres SPAM bloquent vos messages avant même qu’ils n’atteignent la boîte de réception du contact.

La liste suivante présente d’autres éléments à prendre en compte concernant le contenu du corps de l’email :

• Supprimez les liens du corps de votre email : les filtres SPAM recherchent les liens, en particulier dans les emails de premier contact. Ils analysent également votre signature à la recherche de liens. Assurez-vous d’avoir supprimé les liens de votre signature ainsi que du corps de vos emails.
• Supprimez les images du corps de votre email : les images ou pièces jointes, en particulier dans les emails de premier contact, peuvent activer les bloqueurs SPAM et entraîner des rebonds. Supprimez ces éléments et privilégiez le texte. Réservez vos images et pièces jointes pour l’étape 3 ou plus tard dans votre séquence, une fois que vous avez déjà envoyé quelques autres emails. Comme pour les liens, même les images dans votre signature peuvent poser problème.
• N’appliquez pas de mise en forme spéciale à votre texte : En termes simples, les bloqueurs de SPAM analysent le texte mis en forme. Évitez d'utiliser différentes couleurs, polices, du texte en gras, en italique et souligné.
• Gardez des paragraphes concis : Un contenu trop long peut activer les bloqueurs de SPAM ou même provoquer des rebonds. Utilisez un message simple et direct.
• Évitez les mots qui déclenchent les filtres anti-SPAM : Les filtres anti-SPAM ont beaucoup évolué ces dernières années, et il n'existe donc pas de courte liste de mots à éviter. En règle générale, essayez de communiquer de manière professionnelle et chaleureuse, et évitez les mots et expressions qui paraissent suspects, urgents ou insistants. Cet article HubSpot fournit une liste complète de mots ou d'expressions à éviter. Bonne pratique : demandez-vous si l'email que vous prévoyez d'envoyer est un email que vous aimeriez vous-même recevoir.
• Testez vos messages en A/B : Testez toujours vos messages pour identifier ce qui génère le plus d'engagement. Vous pouvez effectuer des tests A/B dans Apollo pour essayer plusieurs versions d'un message similaire. Si vous constatez qu'une version est bloquée plus souvent, examinez les différences dans vos messages pour essayer d'en comprendre la cause.
• Incluez un lien de désinscription dans votre signature Email : Apollo vous permet d'utiliser le texte ou l'expression de votre choix dans un lien de désinscription et ajoute automatiquement ce lien à votre signature sur tous les emails que vous envoyez via la plateforme. Les recherches montrent que les destinataires sont beaucoup plus susceptibles d'utiliser un lien de désinscription plutôt que de marquer vos emails comme SPAM. Le fait de marquer vos emails comme SPAM peut affecter votre réputation globale d'envoi et constitue donc un résultat bien plus négatif.
• Désactivez le suivi des clics : Le suivi des clics modifie les liens dans les emails, ce que les filtres anti-SPAM peuvent parfois détecter. Désactivez cette fonctionnalité si vous rencontrez des problèmes en la désactivant dans le profil de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, consultez l'article "Suivi des clics dans Apollo".
• Désactivez le suivi des ouvertures : C ette même technologie de suivi des ouvertures et des clics est généralement très sensible aux filtres des serveurs de messagerie. Cela les rend plus susceptibles d'être bloqués par les bloqueurs de SPAM. Si vous rencontrez ce problème et avez suivi au mieux les bonnes pratiques ci-dessus, vous pouvez envisager de désactiver le suivi des ouvertures. Pour plus d'informations, consultez l'article "Présentation du suivi des ouvertures".

Google propose un excellent guide sur son site d'aide Gmail intitulé « Empêcher que les emails destinés aux utilisateurs Gmail soient bloqués ou envoyés dans les spams ». Pensez à le consulter si vous prévoyez d'envoyer des emails à des utilisateurs Gmail. Nous disposons également d'une documentation technique détaillée dans la base de connaissances pour vous fournir des informations et des techniques afin d'éviter que les serveurs de messagerie signalent vos emails comme SPAM ou nuisent à la réputation de votre domaine.

• Éviter les filtres anti-SPAM
• Configurer Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC) pour authentifier vos emails
• Configurer Domain Keys Identified Mail (DKIM) pour authentifier votre email
• Configurer des enregistrements Sender Policy Framework (SPF) pour autoriser vos emails

Réchauffer votre domaine

Il peut y avoir de nombreuses raisons de passer à un nouveau domaine email, mais elles exigent toutes de renforcer votre crédibilité et de « réchauffer » votre domaine avant de pouvoir envoyer des emails en masse.

Les services de distribution d'emails tels que Google et Microsoft surveillent en permanence le rythme auquel leurs utilisateurs envoient des messages afin d'empêcher les spammeurs d'abuser de leurs services. Alors qu'ils se concentraient traditionnellement uniquement sur le nombre de messages envoyés par heure et par jour, de nombreux services examinent désormais aussi le nombre de messages envoyés par minute.

Par exemple, les limites strictes de Google Suite sont de 400 emails par heure et 2 000 emails sur une période glissante de 24 heures. Cela signifie qu'ils n'autorisent jamais leurs utilisateurs à envoyer plus que ce nombre d'emails via une boîte mail individuelle.

Le réchauffement du domaine vous aide à établir une réputation d'envoi pour un domaine tout nouveau ou qui n'a pas servi à envoyer des emails depuis longtemps. Ce processus nécessite de commencer avec un faible volume d'emails envoyés, puis d'augmenter progressivement ce volume à chaque intervalle (qu'il s'agisse d'un jour ou d'une semaine). Pour ce faire, envoyez un volume raisonnable d'emails avec peu de rebonds et peu de plaintes pour SPAM. Au fil du temps, vous développerez une meilleure réputation auprès de votre fournisseur de messagerie et pourrez envoyer un volume plus important d'emails sans que votre compte soit limité ou suspendu.

Utiliser des domaines alternatifs et recourir au white labeling

La configuration de plusieurs domaines pour votre prospection commerciale Outbound permet de réduire la charge sur votre serveur de messagerie principal. Cela aide également à préserver la réputation de votre domaine lorsque vous devez envoyer un volume d'emails plus élevé que ce que votre ESP autorise.

Par exemple, Apollo peut envoyer des emails depuis l'un des serveurs suivants pour une même campagne de prospection :

• apollo.io
• tryapollo.io
• apollomail.io

Le white labeling de votre domaine améliore votre délivrabilité et la réputation de votre fournisseur de services de messagerie (ESP). Un Sender Policy Framework (SPF) vous permet de spécifier les serveurs de messagerie que vous autorisez à envoyer des Email pour votre domaine et aide à prévenir l'usurpation de domaine. Cela aide vos destinataires (et plus précisément leur ESP) à identifier les tentatives potentielles de phishing ou les messages frauduleux qui semblent provenir de votre entreprise. Norme DomainKeys Identified Mail (DKIM) est une mesure de sécurité similaire qui aide à empêcher les spammeurs d'usurper votre domaine lorsqu'ils contactent vos prospects. Vous pouvez configurer DKIM dans les paramètres DNS de votre fournisseur de domaine afin de signer vos Email avec une signature unique permettant au serveur du destinataire de vérifier que l'expéditeur est bien vous et que le message n'a pas été modifié après son envoi.

Commencez avec un volume quotidien plus faible et augmentez-le progressivement

Les limites d'envoi d'Email peuvent sembler contre-intuitives par rapport à vos objectifs, mais les limites définies dans Apollo aident à protéger vos comptes de messagerie. Que vous envoyiez via Apollo ou non, votre fournisseur de messagerie limite le nombre d'Email que vous pouvez envoyer s'il suspecte un envoi massif à des personnes que vous ne connaissez pas.

Chaque fois que vous lancez une nouvelle campagne incluant tout type de test A/B, vous devez commencer avec un volume quotidien plus faible. Une fois que vous disposez de données validant votre ciblage et votre message (généralement, des taux d'intérêt supérieurs à 0,5 % et idéalement à plus de 1 %), vous pouvez envisager d'augmenter le volume d'Email et d'inclure davantage de contacts dans votre prospection.

De manière générale, sur la plateforme Apollo, nous vous conseillons de conserver le paramètre par défaut de la boîte mail : 400 Email par jour et 100 par heure. Si vous souhaitez augmenter les limites d'envoi, vous devez le faire progressivement.

• Limite quotidienne: Augmentez de 100 maximum chaque semaine jusqu'à atteindre 1 500 Email/jour. Vous ne devez jamais dépasser cette limite si vous êtes connecté à une boîte mail professionnelle standard.
• Limite horaire: Augmentez de 20 maximum chaque semaine jusqu'à atteindre 400 Email/heure. Ne dépassez jamais 400 Email/heure si vous êtes connecté à une boîte mail professionnelle standard.

Utilisez des sous-domaines de suivi personnalisés

Un domaine de suivi est un nom de domaine secondaire (ou sous-domaine) lié à votre domaine d'origine. Il permet à Apollo de rediriger un pixel de suivi ajouté aux Email afin de suivre les ouvertures, les clics et les désabonnements.

Les pixels de suivi sont souvent signalés comme SPAM. Pour améliorer les taux de livraison des emails que vous envoyez via Apollo, vous pouvez configurer un sous-domaine de suivi. Ce processus peut être assez technique et il est préférable de le confier à une personne comme un professionnel IT qui comprend les complexités impliquées.

Pour plus de détails sur la configuration d’un sous-domaine de suivi, consultez notre article « Configurer un sous-domaine de suivi personnalisé (URL) ».

Intégrer des outils tiers comme Sendgrid/Mailgun

Des outils comme Sendgrid et Mailgun vous permettent d’envoyer un volume plus élevé d’emails qui peuvent contourner les limites d’envoi habituelles imposées par les principaux fournisseurs de messagerie. Ce type d’outil vous aide à réduire une partie de la pression lorsque vous prenez en compte la réputation du domaine et que vous échauffez votre domaine.

Plus précisément, SendGrid vous permet d’envoyer jusqu’à 6 000 emails par jour et 500 emails par heure. Si vous prévoyez d’envoyer un volume élevé d’emails chaque jour, un outil comme Sendgrid ou Mailgun est extrêmement utile.

Volume élevé vs. approche personnalisée

Différents types de clients nécessitent différents niveaux d’interaction pour conclure des opportunités. Il est important de prendre en compte la quantité d’effort manuel nécessaire pour chaque client. Vous devez ensuite mettre en balance ce niveau d’implication et le temps requis avec la valeur contractuelle d’un client donné.

Voici quelques approches que vous pouvez envisager, de la moins personnalisée à la plus personnalisée :

• Emails automatiques uniquement
• Emails automatiques et manuels
• Emails automatiques et manuels, ainsi qu’appels téléphoniques

Avant de choisir l’approche adaptée à votre entreprise, tenez compte de tous les facteurs ci-dessous lorsque vous concevez votre processus de vente Outbound.

Tenez compte de la taille de votre segment ICP

Les équipes commerciales peuvent varier tout autant que les clients individuels. Il n’existe pas d’approche universelle qui fonctionne pour tout le monde. En fin de compte, vous devez examiner la taille et la capacité disponible, puis choisir l’approche la plus logique pour votre équipe.

Il va sans dire qu’une approche plus personnalisée donne souvent de meilleurs résultats, car vous pouvez personnaliser chaque point de contact pour chaque contact afin de mieux répondre à ses besoins. Cependant, cela n’est pas toujours possible, surtout lorsque vous travaillez avec des centaines ou des milliers de contacts potentiels dans un segment.

En règle générale, si vous avez un grand segment avec des centaines de prospects, une approche plus automatisée peut mieux vous convenir, en particulier si vous avez une petite équipe avec des ressources limitées. Si votre segment est plus restreint (moins de 100 contacts), vous pouvez, si le temps le permet, intégrer davantage d’emails manuels à votre stratégie. Les personnes répondent mieux à ce qui leur semble mériter leur temps. Des messages très personnalisés peuvent grandement aider à combler cet écart.

Tenez compte de l’économie de vos opportunités

La taille et la notoriété du compte prospect peuvent finalement influencer votre stratégie de vente Outbound. En général, les grandes entreprises impliquent des valeurs contractuelles potentielles plus élevées, mais aussi davantage d’engagement manuel.

Votre entreprise a-t-elle une stratégie particulière concernant le type d’entreprises que vous ciblez ? Êtes-vous davantage concentré sur des opportunités plus petites et plus rapides à conclure, ou votre activité repose-t-elle sur des opportunités de grande envergure qui peuvent prendre des mois à conclure ?

Si votre objectif principal est de conclure des opportunités plus importantes, vous pouvez vous attendre à des interactions plus manuelles et plus directes avec vos prospects, tandis que les opportunités plus petites peuvent permettre davantage d’automatisation. Pour les opportunités à forte valeur et d’autres situations qui l’exigent, vous pouvez envisager d’envoyer des emails manuels ou d’effectuer des suivis par téléphone.

Tenez compte du niveau de difficulté d’accès de votre audience

Les entreprises du Fortune 500 (et d’autres entreprises de grande envergure) font largement partie de la sphère publique et reçoivent chaque jour un grand volume d’emails marketing. Un contact de niveau SVP dans une entreprise du Fortune 500 a beaucoup moins de chances d’ouvrir un email de masse qui n’est pas entièrement adapté à ses points de douleur et à ses besoins, et encore moins d’y répondre.

À l’inverse, un manager dans une PME a peu de chances de recevoir autant d’emails marketing. Il peut également être plus enclin à en ouvrir un qui n’est pas entièrement adapté à ses points de douleur et à ses besoins.

Gardez à l’esprit que vous devrez peut-être faire évoluer votre stratégie au fil du temps. Analysez vos résultats quotidiennement pour identifier de nouvelles tendances et améliorer votre prospection. Il ne s’agit pas de règles absolues. Vous devrez observer les tendances propres à votre activité pour prendre la décision la plus éclairée possible pour votre stratégie commerciale.

En résumé

Maintenant que vous avez découvert de nombreuses techniques pour façonner votre stratégie de vente Outbound, il est temps de vous lancer et de commencer à construire la vôtre à partir de zéro. N’oubliez pas qu’il s’agira toujours d’un travail en cours : les techniques qui ont fonctionné pour vous l’année dernière, le mois dernier ou même hier peuvent ne pas fonctionner demain. N’ayez pas peur de réévaluer et de redéfinir votre stratégie à chaque étape. Les données sont vos alliées. Les surveiller de près vous aidera à garder une longueur d’avance sur les tendances et les évolutions de vos segments clients.