Crea un processo di vendita Outbound: considerazioni aggiuntive

Impostare il contesto

Le vendite Outbound sono un processo vivo e in continua evoluzione. È improbabile che arrivi mai un momento in cui potrai semplicemente rilassarti e ammirare il tuo lavoro. Per stare al passo con la domanda dei clienti in cambiamento, le tecnologie emergenti e i potenziali ostacoli al tuo successo, devi rivedere, analizzare e migliorare costantemente il tuo processo.

In Apollo, abbiamo adottato il mantra ABE , “Always Be Experimenting”. Anche se si tratta di un cliché un po' abusato, continua a esistere da così tanto tempo perché questo metodo ha dei meriti. Ci sono diversi fattori chiave che dovresti tenere a mente mentre sperimenti e rivedi il tuo approccio, tra cui l'adattamento delle tecniche, la conferma della validità delle tue metriche, l'evitare i filtri SPAM e la scelta dell'approccio giusto per la tua azienda.

Le sezioni seguenti forniscono più contesto su alcune strategie aggiuntive che puoi adottare per migliorare il tuo processo di vendita Outbound.

ABE: sperimenta sempre

Mantenere la stessa strategia Outbound per un lungo periodo probabilmente porterà a rendimenti decrescenti. Le esigenze e le richieste dei clienti cambiano spesso e devi restare agile per mantenerti un passo avanti. Ecco alcune best practice da considerare mentre sperimenti con la tua strategia di vendita Outbound:

• Testa ogni giorno una combinazione diversa di target/segmenti e messaggi con un campione di circa 200 contatti.
• Controlla ogni giorno le tue metriche/analisi.
  • Se il tuo tasso di apertura è inferiore al 30%-40%, potresti avere un problema con i tuoi target o con gli oggetti delle email.
  • Se il tuo tasso di interesse è inferiore allo 0,5%, potresti avere un problema con i tuoi target o con il messaggio delle tue email.
• Tasso di apertura e tasso di interesse sono gli indicatori più importanti da considerare quando cerchi miglioramenti incrementali
• Modifica la tua campagna con messaggi diversi secondo necessità oppure avvia una nuova campagna con target e messaggi diversi per confrontare i risultati.
• Utilizza i solidi strumenti di reportistica e i Dashboard di Apollo per visualizzare a colpo d'occhio tutte le informazioni importanti per le tue Sequenze .
  • Il Dashboard Panoramica delle prestazioni aziendali è predefinito in Apollo ed è un ottimo punto di partenza.

In definitiva, testare cose nuove ogni giorno ti aiuta a conoscere meglio la tua base clienti e a migliorare in modo incrementale il tuo sistema complessivo di analisi/dati.

Evita il blocco SPAM

Non esiste una soluzione miracolosa per evitare del tutto i blocchi SPAM, ma ci sono alcune tattiche che puoi adottare per limitarne l'impatto sulle tue campagne email Outbound. Se noti che il tuo tasso di apertura delle email è sceso al 10% o meno, probabilmente i filtri SPAM stanno bloccando i tuoi messaggi prima ancora che raggiungano la casella di posta di un contatto.

L'elenco seguente fornisce alcune considerazioni aggiuntive sul contenuto del corpo delle email:

• Rimuovi i link dal corpo della tua email: I filtri SPAM cercano i link, soprattutto nelle email di primo contatto. Analizzano anche la tua firma alla ricerca di link. Assicurati di aver rimosso i link dalla firma oltre che dal corpo delle tue email.
• Rimuovi le immagini dal corpo della tua email: Le immagini o gli allegati, soprattutto nelle email di primo contatto, possono attivare i blocchi SPAM e causare bounce. Rimuovi questi elementi e usa solo testo. Conserva immagini e allegati per il passaggio 3 o successivo della tua sequenza, dopo aver inviato alcune altre email. Come per i link, anche le immagini nella tua firma possono causare problemi.
• Non applicare formattazioni speciali al testo: In parole semplici, i blocchi SPAM analizzano il testo formattato. Evita di usare colori, font, grassetto, corsivo e sottolineature diversi.
• Mantieni i paragrafi concisi: I contenuti lunghi possono attivare i blocchi SPAM o persino causare rimbalzi. Mantieni il testo semplice e diretto.
• Evita le parole che attivano i filtri SPAM: I filtri SPAM si sono evoluti notevolmente negli ultimi anni e, di conseguenza, non esiste un breve elenco di parole da evitare. In generale, cerca di comunicare in modo professionale e cordiale ed evita parole e frasi che suonano sospette, urgenti o insistenti. Questo articolo di HubSpot fornisce un elenco completo di parole o frasi che dovresti evitare. Come best practice, chiediti se l'email che intendi inviare è una di quelle che vorresti ricevere tu stesso.
• Esegui test A/B dei tuoi messaggi: Testa sempre i tuoi messaggi per capire quali ottengono il coinvolgimento più alto. Puoi eseguire test A/B in Apollo per provare più versioni di un messaggio simile. Se noti che una versione viene bloccata con una frequenza maggiore, puoi analizzare le differenze nel messaggio per cercare di capirne la causa.
• Includi un link di annullamento dell'iscrizione nella firma Email: Apollo ti consente di usare il testo o la frase che preferisci in un link di opt-out e aggiunge automaticamente il link alla tua firma in tutte le email che invii tramite la piattaforma. Le ricerche mostrano che i destinatari sono molto più propensi a usare un link di annullamento dell'iscrizione invece di contrassegnare le tue email come SPAM. Contrassegnare le tue email come SPAM può influire sulla tua reputazione di invio complessiva ed è quindi un risultato molto peggiore.
• Disattiva il monitoraggio dei clic: Il monitoraggio dei clic manipola i link nelle email, cosa che i filtri SPAM a volte possono rilevare. Disattiva questa funzione se riscontri problemi, disabilitandola nel profilo di ciascun utente. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo "Monitoraggio dei clic in Apollo".
• Disattiva il monitoraggio delle aperture: In genere, la stessa tecnologia usata per il monitoraggio delle aperture e dei clic è molto sensibile ai filtri presenti nei server email. Questo li rende più soggetti ai blocchi SPAM. Se hai avuto questo problema e hai seguito al meglio le Prompt sopra indicate come best practice, potresti valutare di disattivare il monitoraggio delle aperture. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo "Panoramica del monitoraggio delle aperture".

Google mette a disposizione un'ottima guida nel sito della Guida di Gmail intitolata “Evita che i messaggi destinati agli utenti Gmail vengano bloccati o inviati allo spam.” Valuta di consultarla se prevedi di inviare email agli utenti Gmail. Nella Knowledge Base abbiamo anche un'ampia documentazione tecnica per fornirti dettagli e tecniche utili a evitare che i server email contrassegnino le tue email come SPAM o danneggino la reputazione del tuo dominio.

• Evita i filtri SPAM
• Configura il protocollo Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC) per autenticare le tue email
• Configura Domain Keys Identified Mail (DKIM) per autenticare la tua email
• Configura i record Sender Policy Framework (SPF) per autorizzare le tue email

Riscalda il tuo dominio

Ci possono essere molti motivi diversi per passare a un nuovo dominio email, ma tutti richiedono di costruire credibilità e “riscaldare” il tuo dominio prima di poter inviare email in massa.

I servizi di recapito email come Google e Microsoft monitorano costantemente la frequenza con cui i loro utenti inviano messaggi per evitare che gli spammer abusino dei loro servizi. Se in passato consideravano solo il numero di messaggi inviati ogni ora e ogni giorno, oggi molti servizi valutano anche quanti messaggi vengono inviati al minuto.

Ad esempio, i limiti rigidi di Google Suite sono 400 email all'ora e 2000 email in un periodo mobile di 24 ore. Questo significa che non consentono mai ai loro utenti di inviare più di quel numero di email tramite una singola casella di posta.

Il riscaldamento del dominio ti aiuta a stabilire una reputazione di invio per un dominio completamente nuovo o che non viene usato per inviare email da molto tempo. Questo processo richiede di iniziare con un volume più basso di email inviate e di aumentare gradualmente quel volume a ogni intervallo, che sia giornaliero o settimanale. Per farlo, invia un volume ragionevole di email con un basso numero di rimbalzi e segnalazioni SPAM. Nel tempo svilupperai una reputazione migliore presso il tuo provider di servizi email e potrai inviare un volume più alto di email senza che il tuo account venga limitato o sospeso.

Usa domini alternativi e applica il white labeling

Configurare più domini per le tue attività di outbound sales aiuta a ridurre il carico sul tuo server di posta principale. Aiuta anche a preservare la reputazione del tuo dominio quando devi inviare un volume di email superiore a quello consentito dal tuo ESP.

Ad esempio, Apollo può inviare email da uno dei seguenti server per la stessa campagna di outreach:

• apollo.io
• tryapollo.io
• apollomail.io

Il white labeling del tuo dominio migliora la tua deliverability e la reputazione presso gli Email Service Provider (ESP). Un Sender Policy Framework (SPF) ti consente di specificare i server di posta che autorizzi a inviare Email per il tuo dominio e aiuta a prevenire lo spoofing del dominio. Questo aiuta i destinatari (e più nello specifico il loro ESP) a identificare potenziali messaggi di phishing o fraudolenti che sembrano provenire dalla tua azienda. Standard DomainKeys Identified Mail (DKIM) è una misura di sicurezza simile che aiuta a impedire agli spammer di impersonare il tuo dominio quando contattano i tuoi potenziali clienti. Puoi configurare DKIM nelle impostazioni DNS del tuo provider di dominio per firmare le tue Email con una firma univoca che consente al server del destinatario di verificare che il mittente sei davvero tu e che il messaggio non sia stato modificato dopo l'invio.

Inizia con un volume giornaliero più basso e aumentalo gradualmente

I limiti di invio delle Email possono sembrare controintuitivi rispetto ai tuoi obiettivi, ma i limiti impostati in Apollo aiutano a proteggere i tuoi account Email. Che tu invii tramite Apollo o meno, il tuo provider Email limita il numero di Email che puoi inviare se sospetta che tu stia facendo spam a grandi quantità di persone che non conosci.

Ogni volta che avvii una nuova campagna che include qualsiasi tipo di test A/B, dovresti iniziare con un volume giornaliero più basso. Dopo avere dati a supporto del tuo targeting e della messaggistica (in genere, tassi di interesse superiori allo 0,5% e idealmente maggiori dell'1%), puoi valutare di aumentare il volume di Email e includere più contatti nelle tue attività di outreach.

In generale, nella piattaforma Apollo consigliamo di mantenere l'impostazione predefinita della casella di posta di 400 Email al giorno e 100 all'ora. Se vuoi aumentare i limiti di invio, dovresti farlo gradualmente.

• Limite giornaliero: aumenta di non più di 100 ogni settimana fino a raggiungere 1500 Email al giorno. Non dovresti mai superare questo limite se sei collegato a una normale casella di posta aziendale.
• Limite orario: aumenta di non più di 20 ogni settimana fino a raggiungere 400 Email all'ora. Non superare mai 400 Email all'ora se sei collegato a una normale casella di posta aziendale.

Usa sottodomini di tracciamento personalizzati

Un dominio di tracciamento è un nome di dominio secondario (o sottodominio) collegato al tuo dominio originale. Consente ad Apollo di reindirizzare un pixel di tracciamento aggiunto alle Email per monitorare aperture, clic e annullamenti dell'iscrizione.

I pixel di tracciamento vengono spesso contrassegnati come SPAM. Per migliorare i tassi di consegna delle Email che invii tramite Apollo, puoi configurare un Sottodominio di tracciamento. Può trattarsi di un processo piuttosto tecnico ed è meglio affidarlo a una figura come un professionista IT che ne comprenda le complessità.

Per maggiori dettagli su come configurare un sottodominio di tracciamento, consulta il nostro articolo “Configura un sottodominio di tracciamento personalizzato (URL)”.

Integra strumenti di terze parti come Sendgrid/Mailgun

Strumenti come Sendgrid e Mailgun ti consentono di inviare un volume maggiore di Email, aggirando i normali limiti di invio imposti dai principali provider Email. Questi strumenti aiutano ad alleggerire la pressione quando valuti la reputazione del dominio e stai facendo il warm-up del tuo dominio.

Più nello specifico, SendGrid ti consente di inviare fino a 6000 Email al giorno e 500 Email all’ora. Se prevedi di inviare un volume elevato di Email ogni giorno, uno strumento come Sendgrid o Mailgun è estremamente utile.

Volume elevato vs. approccio ad alto contatto

Tipi diversi di clienti richiedono livelli di interazione diversi per chiudere le trattative. È importante considerare quanto impegno manuale dovrai dedicare a ciascun cliente. Dovresti poi valutare quel livello di coinvolgimento e il tempo necessario rispetto al valore contrattuale di un determinato cliente.

Ecco alcuni approcci che puoi considerare, in ordine dal minor al maggior livello di contatto:

• Solo Email automatiche
• Email automatiche e manuali
• Email automatiche e manuali, più telefonate

Prima di decidere l’approccio giusto per la tua azienda, considera tutti i fattori riportati di seguito mentre progetti il tuo processo di vendita Outbound.

Considera la dimensione del tuo segmento ICP

I team di vendita possono variare tanto quanto i singoli clienti. Non esiste un approccio universale che funzioni per tutti. In definitiva, dovresti valutare dimensioni e capacità operativa e scegliere l’approccio più sensato per il tuo team.

Va da sé che un livello di contatto più elevato produce spesso risultati migliori, perché puoi personalizzare ogni punto di contatto per ciascun contatto in base alle sue esigenze. Tuttavia, questo non è sempre possibile, soprattutto quando lavori con centinaia o migliaia di contatti potenziali in un segmento.

Come regola generale, se hai un segmento ampio con centinaia di prospect, un approccio più automatizzato potrebbe funzionare meglio, soprattutto se hai un team piccolo con risorse limitate. Se invece il tuo segmento è più piccolo (meno di 100 contatti), quando il tempo lo consente, potresti voler incorporare più Email manuali nella tua strategia. Le persone rispondono meglio a ciò che percepiscono come degno del loro tempo. Una messaggistica molto personalizzata può fare molto per colmare questo divario.

Considera l’economia delle tue trattative

Le dimensioni e la notorietà dell’account prospect possono influire sulla tua strategia di vendita Outbound. In genere, aziende più grandi significano valori contrattuali potenziali più elevati, ma anche un coinvolgimento più manuale.

La tua attività ha una strategia specifica per il tipo di aziende che vuoi raggiungere? Ti concentri di più su trattative più piccole e rapide da chiudere oppure la tua attività dipende da trattative su larga scala che possono richiedere mesi per essere chiuse?

Se il tuo obiettivo principale è chiudere trattative più grandi, puoi aspettarti interazioni più manuali e dirette con i prospect, mentre le trattative più piccole possono consentire maggiore automazione. Per le trattative di valore più elevato e in altri scenari che lo richiedono, potresti voler inviare Email manuali o fare follow-up con telefonate.

Valuta quanto può essere “difficile da raggiungere” il tuo pubblico

Le aziende Fortune 500 (e altre aziende di grandi dimensioni) sono molto esposte al pubblico e ricevono ogni giorno un grande afflusso di Email di marketing. Un contatto a livello SVP in un’azienda Fortune 500 ha molte meno probabilità di aprire (e ancora meno di rispondere a) un’Email di massa che non sia completamente adattata ai suoi punti critici e alle sue esigenze.

Al contrario, è improbabile che un manager di una PMI riceva lo stesso numero di Email di marketing. Potrebbe anche essere più propenso ad aprirne una che non sia completamente adattata ai suoi punti critici e alle sue esigenze.

Tieni presente che potresti dover evolvere la tua strategia strada facendo. Analizza i risultati ogni giorno per individuare nuovi schemi e migliorare la tua attività di outreach. Queste non sono regole assolute. Dovrai osservare le tendenze specifiche della tua attività per prendere la decisione più informata per la tua strategia di vendita.

Conclusione

Ora che hai imparato molte tecniche per definire la tua strategia di vendita Outbound, è il momento di iniziare a costruirne una tua da zero. Ricorda: sarà sempre un lavoro in corso. Le tecniche che hanno funzionato per te l’anno scorso, il mese scorso o persino ieri potrebbero non funzionare domani. Non aver paura di rivalutare e ridefinire la strategia in ogni fase del percorso. I dati sono tuoi alleati. Tenerli sotto stretta osservazione ti aiuterà a restare al passo con le tendenze e i cambiamenti nei tuoi segmenti di clienti.