Crie um processo de vendas Outbound: considerações adicionais

Preparando o cenário

As vendas Outbound são um processo vivo e dinâmico. É improvável que chegue um momento em que você possa simplesmente relaxar e admirar seu trabalho. Para acompanhar as mudanças na demanda dos clientes, as tecnologias emergentes e os possíveis obstáculos ao seu sucesso, você precisa revisitar, analisar e aprimorar constantemente seu processo.

Na Apollo, adotamos o mantra ABE — “Always Be Experimenting”. E, embora isso seja um clichê um pouco batido e exagerado, ele perdura há tanto tempo porque esse método tem valor. Há vários fatores importantes que você deve considerar ao experimentar e revisar sua abordagem, incluindo ajustar técnicas, confirmar a validade das suas métricas, evitar filtros de SPAM e escolher a abordagem certa para o seu negócio.

As seções abaixo trazem mais contexto sobre algumas estratégias adicionais que você pode adotar para melhorar seu processo de vendas Outbound.

ABE: Always Be Experimenting

Manter a mesma estratégia de Outbound por um longo período tende a gerar retornos decrescentes. As necessidades e demandas dos clientes mudam com frequência, e você precisa manter a agilidade para sair na frente. Aqui estão algumas boas práticas que você deve considerar ao testar sua estratégia de vendas Outbound:

• Teste diariamente uma combinação diferente de públicos/segmentos e mensagens com uma amostra de cerca de 200 contatos.
• Verifique suas métricas/análises todos os dias.
  • Se sua Taxa de abertura for inferior a 30%-40%, você pode ter um problema com seus públicos-alvo ou com as linhas de assunto do Email.
  • Se sua Taxa de interessados for inferior a 0,5%, você pode ter um problema com seus públicos-alvo ou com a mensagem do seu Email.
• Taxa de abertura e Taxa de interessados são os fatores mais importantes a considerar quando você busca uma melhoria incremental
• Ajuste sua campanha com mensagens diferentes conforme necessário ou execute uma nova campanha com segmentação e mensagens diferentes para comparar os resultados.
• Use os relatórios e Dashboards robustos da Apollo para visualizar rapidamente todas as informações importantes das suas Sequências de uma só vez.
  • O Visão geral do desempenho do negócio Dashboard já vem pronto no Apollo e é um ótimo ponto de partida.

No fim das contas, testar coisas novas todos os dias ajuda você a aprender mais sobre sua base de clientes e a melhorar gradualmente seu sistema geral de análises/dados.

Evite ser bloqueado por SPAM

Não existe solução mágica para evitar totalmente bloqueios por SPAM, mas há algumas táticas que você pode usar para ajudar a limitar seu impacto nas suas campanhas de Email Outbound. Se você perceber que sua Taxa de abertura de Email caiu para 10% ou menos, é provável que os filtros de SPAM estejam bloqueando suas mensagens antes mesmo de elas chegarem à caixa de entrada de um contato.

A lista a seguir traz algumas considerações adicionais sobre o conteúdo do corpo do Email:

• Remova links do corpo do seu Email: Os filtros de SPAM procuram links, especialmente em Emails de primeiro contato. Eles também verificam sua assinatura em busca de links. Certifique-se de remover os links da sua assinatura e também do corpo dos seus Emails.
• Remova imagens do corpo do seu Email: Imagens ou anexos, especialmente em Emails de primeiro contato, podem ativar bloqueios de SPAM e causar bounces. Remova esses elementos e use apenas texto. Deixe suas imagens e anexos para a Etapa 3 ou posterior da sua sequência, depois de já ter enviado alguns outros Emails. Assim como os links, até mesmo imagens na sua assinatura podem causar problemas.
• Não aplique formatação especial ao seu texto: Em termos simples, os bloqueadores de SPAM analisam textos formatados. Evite usar cores, fontes, negrito, itálico e sublinhado diferentes.
• Mantenha seus parágrafos concisos: Conteúdo longo pode ativar bloqueadores de SPAM ou até causar bounces. Mantenha sua redação simples e direta.
• Evite palavras que acionam filtros de SPAM: Os filtros de SPAM evoluíram bastante nos últimos anos e, por isso, não existe uma lista curta de palavras a evitar. Em geral, procure se comunicar de forma profissional e pessoal, e evite palavras e frases que soem suspeitas, urgentes ou carentes. Este artigo da HubSpot fornece uma lista abrangente de palavras ou frases que você deve evitar. Como prática recomendada, pergunte a si mesmo se o Email que você pretende enviar é um que você gostaria de receber.
• Faça teste A/B das suas mensagens: Sempre teste suas mensagens para descobrir o que gera o maior engajamento. Você pode fazer teste A/B no Apollo para experimentar várias versões de uma mensagem semelhante. Se você perceber que uma versão é bloqueada com mais frequência, pode analisar as diferenças na sua mensagem para tentar entender a causa.
• Inclua um link de cancelamento de inscrição na sua assinatura de Email: O Apollo permite que você use o texto ou a frase que preferir em um link de opt-out e adiciona automaticamente o link à sua assinatura em todos os Emails enviados pela plataforma. Pesquisas mostram que os destinatários têm muito mais probabilidade de usar um link de cancelamento de inscrição do que marcar seus Emails como SPAM. Marcar seus Emails como SPAM pode afetar sua reputação geral de envio e, portanto, é um resultado muito pior.
• Desative o Click Tracking: O Click Tracking altera os links nos Emails, o que os filtros de SPAM às vezes conseguem detectar. Desative esse recurso se você estiver tendo problemas, desligando-o no perfil de cada usuário. Para mais informações, consulte o artigo "Click Tracking no Apollo".
• Desative o Open Tracking: O mesmo tipo de tecnologia usado para open e click tracking costuma ser muito sensível aos filtros nos servidores de Email. Isso faz com que eles fiquem mais suscetíveis a bloqueadores de SPAM. Se isso for um problema recorrente para você e você tiver seguido as instruções acima como prática recomendada, talvez seja melhor considerar desativar o open tracking. Para mais informações, consulte o artigo "Visão geral do Open Tracking".

O Google tem um ótimo guia disponível no site de Ajuda do Gmail chamado “Impedir que mensagens para usuários do Gmail sejam bloqueadas ou enviadas para spam.” Considere revisá-lo se você planeja enviar Emails para usuários do Gmail. Também temos uma documentação técnica extensa na Base de conhecimento para fornecer detalhes e técnicas que ajudam a evitar que servidores de Email sinalizem seus Emails como SPAM ou prejudiquem a reputação do seu domínio.

• Evite filtros de SPAM
• Configure Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC) para autenticar seus Emails
• Configure DomainKeys Identified Mail (DKIM) para autenticar seu Email
• Configure registros de Sender Policy Framework (SPF) para autorizar seus Emails

Aqueça seu domínio

Pode haver muitos motivos diferentes para você migrar para um novo domínio de Email, mas todos exigem que você construa credibilidade e “aqueça” seu domínio antes de poder enviar Emails em massa.

Serviços de entrega de Email, como Google e Microsoft, sempre monitoram a taxa com que seus usuários enviam mensagens para evitar que spammers abusem de seus serviços. Embora tradicionalmente analisassem apenas o número de mensagens enviadas por hora e por dia, muitos serviços agora também observam quantas mensagens os usuários enviam por minuto.

Por exemplo, os limites rígidos do Google Suite são 400 Emails por hora e 2000 Emails por período contínuo de 24 horas. Isso significa que eles nunca permitem que qualquer usuário envie mais do que esse número de Emails por uma caixa de entrada individual.

O aquecimento de domínio ajuda você a estabelecer uma reputação de envio para um domínio totalmente novo ou que não é usado para enviar Email há muito tempo. Esse processo exige que você comece com um volume menor de Emails enviados e aumente gradualmente esse volume a cada intervalo, seja por dia ou por semana. Para fazer isso, envie um volume razoável de Emails com baixa taxa de bounces e reclamações de SPAM. Com o tempo, você desenvolverá uma reputação melhor com seu provedor de serviço de Email e poderá enviar um volume maior de Emails sem que sua conta tenha limitação de taxa ou seja suspensa.

Use domínios alternativos e adote white labeling

Configurar vários domínios para seu outreach de vendas outbound ajuda a reduzir a carga no seu servidor de Email principal. Isso também ajuda a preservar a reputação do seu domínio quando você precisa enviar um volume maior de Emails do que seu ESP permite.

Por exemplo, o Apollo pode enviar Emails de um dos seguintes servidores para a mesma campanha de outreach:

• apollo.io
• tryapollo.io
• apollomail.io

Fazer white labeling do seu domínio melhora sua deliverability e a reputação junto ao provedor de serviço de Email (ESP). Um Sender Policy Framework (SPF) permite especificar os servidores de email que você autoriza a enviar emails em nome do seu domínio e ajuda a evitar spoofing de domínio. Isso ajuda seus destinatários (e, mais especificamente, o ESP deles) a identificar possíveis mensagens de phishing ou fraudulentas que parecem vir da sua empresa. Padrão DomainKeys Identified Mail (DKIM) é uma medida de segurança semelhante que ajuda a impedir que spammers se passem pelo seu domínio ao entrar em contato com seus prospects. Você pode configurar o DKIM nas configurações de DNS do seu provedor de domínio para assinar seus emails com uma assinatura exclusiva que permite ao servidor do destinatário verificar se o remetente é realmente você e se a mensagem não foi alterada depois que você a enviou.

Comece com um volume diário menor e aumente gradualmente

Os limites de envio de emails podem parecer ir contra seus objetivos, mas os limites definidos na Apollo ajudam a proteger suas contas de email. Independentemente de você enviar pela Apollo ou não, seu provedor de email limita o número de emails que você pode enviar se suspeitar que você está fazendo spam para um grande número de pessoas que você não conhece.

Sempre que você iniciar uma nova campanha que inclua qualquer tipo de teste A/B, deve começar com um volume diário menor. Depois de ter dados que comprovem sua segmentação e mensagem (normalmente, taxas de interesse acima de 0,5% e, idealmente, maiores que 1%), você pode considerar aumentar o volume de emails e incluir mais contatos no seu outreach.

Em geral, na plataforma Apollo, recomendamos que você mantenha a configuração padrão da caixa de entrada de 400 emails por dia e 100 por hora. Se quiser aumentar os limites de envio, faça isso gradualmente.

• Limite diário: aumente em no máximo 100 por semana até chegar a 1500 emails/dia. Você nunca deve ultrapassar esse limite se estiver vinculado a uma caixa de entrada comercial comum.
• Limite por hora: aumente em no máximo 20 por semana até chegar a 400 emails/hora. Nunca ultrapasse 400 emails/hora se estiver vinculado a uma caixa de entrada comercial comum.

Use subdomínios de rastreamento personalizados

Um domínio de rastreamento é um nome de domínio secundário (ou subdomínio) relacionado ao seu domínio original. Ele permite que a Apollo redirecione um pixel de rastreamento adicionado aos emails para monitorar aberturas, cliques e cancelamentos de inscrição.

Pixels de rastreamento costumam ser sinalizados como SPAM. Para melhorar as taxas de entrega dos Emails que você envia pelo Apollo, você pode configurar um Subdomínio de rastreamento. Esse processo pode ser um pouco técnico e é melhor ser realizado por alguém como um profissional de TI que entenda as particularidades envolvidas.

Para mais detalhes sobre como configurar um subdomínio de rastreamento, confira nosso artigo “Configurar um subdomínio de rastreamento personalizado (URL)”.

Integre ferramentas de terceiros como Sendgrid/Mailgun

Ferramentas como Sendgrid e Mailgun permitem enviar um volume maior de Emails, podendo contornar os limites regulares de envio impostos pelos principais provedores de email. Esse tipo de ferramenta ajuda a reduzir parte da pressão ao considerar a reputação do domínio e ao aquecer seu domínio.

Mais especificamente, SendGrid permite enviar até 6000 Emails por dia e 500 Emails por hora. Se você planeja enviar um alto volume de Emails todos os dias, uma ferramenta como Sendgrid ou Mailgun é extremamente vantajosa.

Alto volume vs. alto contato

Diferentes tipos de clientes exigem diferentes níveis de interação para fechar negócios. É importante considerar quanto esforço manual será necessário com cada cliente. Depois, você deve avaliar esse nível de envolvimento e tempo em relação ao valor do contrato de um cliente específico.

Algumas abordagens que você pode considerar, em ordem do menor para o maior nível de contato:

• Apenas Emails automáticos
• Emails automáticos e manuais
• Emails automáticos e manuais e ligações telefônicas

Antes de decidir a abordagem certa para sua empresa, considere todos os fatores abaixo ao estruturar seu processo de vendas outbound.

Considere o tamanho do seu segmento de ICP

As equipes de vendas podem variar tanto quanto os clientes individuais. Não existe uma abordagem única que funcione para todos. Em última análise, você deve analisar tamanho e capacidade e escolher a abordagem que faz mais sentido para sua equipe.

Nem é preciso dizer que um contato mais próximo geralmente gera melhores resultados, porque você pode personalizar cada ponto de contato para cada Contato de acordo com as necessidades dele. No entanto, isso nem sempre é possível, especialmente quando você está trabalhando com centenas ou milhares de contatos em potencial em um segmento.

Como regra geral, se você tem um segmento grande com centenas de prospects, usar uma abordagem mais automatizada pode funcionar melhor para você, especialmente se tiver uma equipe pequena com recursos limitados. Se o seu segmento acabar sendo menor (menos de 100 Contatos), conforme o tempo permitir, talvez seja interessante incorporar mais Emails manuais à sua estratégia. As pessoas respondem melhor a coisas que parecem valer o tempo delas. Mensagens altamente individualizadas podem ajudar bastante a reduzir essa diferença.

Considere a economia dos seus negócios

O tamanho e a popularidade de uma conta prospect podem, no fim das contas, influenciar sua estratégia de vendas outbound. Normalmente, empresas maiores significam valores de contrato potenciais mais altos, mas também mais engajamento manual.

Seu negócio tem uma estratégia específica para o tipo de empresa que vocês buscam? Seu foco está mais em negócios menores e mais rápidos de fechar ou seu negócio depende de negócios de grande porte que podem levar meses para serem fechados?

Se o seu foco principal é fechar negócios maiores, você pode esperar interações mais manuais e práticas com seus prospects, enquanto negócios menores podem permitir mais automação. Para negócios de maior valor e outros cenários que exigirem isso, talvez você queira enviar Emails manuais ou fazer follow-up por telefone.

Considere o quanto seu público pode ser “difícil de alcançar”

Empresas da Fortune 500 (e outras empresas de grande porte) fazem muito parte da esfera pública e recebem um grande volume de Emails de marketing todos os dias. Um contato em nível de SVP em uma empresa Fortune 500 tem muito menos probabilidade de abrir (e menos ainda de responder) um email em massa que não seja totalmente adaptado às dores e necessidades dele.

Por outro lado, é improvável que um gerente em uma SMB receba tantos Emails de marketing. Ele também pode ter mais probabilidade de abrir um email que não seja totalmente adaptado às dores e necessidades dele.

Lembre-se de que talvez você precise evoluir sua estratégia ao longo do caminho. Analise seus resultados diariamente para identificar novos padrões e melhorar seu outreach. Essas não são regras rígidas. Você precisará observar as tendências específicas do seu negócio para tomar a decisão mais bem informada para sua estratégia de vendas.

Concluindo

Agora que você aprendeu várias técnicas para moldar sua estratégia de vendas outbound, é hora de colocar a mão na massa e começar a construir a sua do zero. Lembre-se: isso sempre será um trabalho em andamento — técnicas que funcionaram para você no ano passado, no mês passado ou até ontem podem não funcionar amanhã. Não tenha medo de reavaliar e redefinir sua estratégia em cada etapa do caminho. Os dados são seus aliados. Acompanhar tudo de perto ajudará você a se manter à frente das tendências e mudanças nos seus segmentos de clientes.