Resumen
Has hecho prospección de forma efectiva y agendado reuniones con prospectos. ¿Estás listo para destacar en esas reuniones y convertirlas en oportunidades cerradas?
Las siguientes secciones detallan las mejores prácticas que Apollo recomienda para gestionar de forma efectiva el antes, durante y después de tus reuniones de ventas.
Prepárate para las reuniones
Al no prepararte, te estás preparando para fracasar.
-Benjamin Franklin
Todos han sido invitados a reuniones sin agenda ni objetivos claros, y todos inevitablemente han sentido frustración cuando esas reuniones se sienten improductivas y desorganizadas. ¡No cometas el error de no prepararte!
Si un prospecto ha mostrado suficiente interés en tu producto como para agendar una reunión, debes prepararte de una manera que le demuestre que estás listo para responder sus preguntas y abordar sus inquietudes.
Define los objetivos de la reunión
Para asegurarte de que tanto tú como los prospectos estén alineados sobre la conversación que tendrán, agrega los siguientes elementos a la invitación del calendario:
- Objetivos: Estos son los objetivos específicos de una reunión. Define qué quieres lograr al final de la conversación. Por ejemplo, si quieres hacer una demo de cierta funcionalidad que el prospecto indicó como de interés, podrías decir "Hacer demo de la funcionalidad X y asegurar que tu equipo entienda cómo resuelve los problemas Y y Z".
- Agenda: Esta es una estructura de los temas que se cubrirán durante la reunión. La agenda debe enumerar los temas en orden de importancia para el prospecto y debe incluir asignaciones de tiempo realistas para cada punto para asegurar que no pases toda la reunión hablando de un solo tema. Si vas a cofacilitar la reunión, especifica si tú o un colega presentarán cada parte de la agenda.
- Lectura previa: Este es un documento que proporciona información clave y contexto sobre los temas que se van a tratar, como enlaces a landing pages en el sitio web corporativo que cubren ciertos temas o detalles sobre certificaciones de seguridad que tiene tu empresa y que podrían ser fundamentales para que los prospectos las revisen antes de poder avanzar con el proceso de compra. Una lectura previa permite que los prospectos se preparen para la conversación contigo y asegura que tu agenda no se estanque en ciertos temas.
Definir objetivos claros para una reunión garantiza que puedas usar el tiempo de manera eficiente. Además, al proporcionar a los prospectos una agenda clara con anticipación, pueden ajustar la conversación desde antes y evitar frustraciones durante la reunión.
Comprende al prospecto
Si nunca te has reunido con un prospecto, tómate el tiempo para investigar sus posibles necesidades e intereses. Identifica el cargo, la empresa y el sector del prospecto, y luego compara esos datos con tus productos para determinar qué pain points probablemente está intentando resolver. Cuando un prospecto encaje con un perfil de cliente establecido para tu producto, usa talk tracks para prepararte para la conversación.
También deberías explorar su actividad online. En particular, enfócate en la actividad reciente en LinkedIn, como publicaciones e interacciones con publicaciones de otras personas. Estos detalles pueden darte una visión más clara de las prioridades e intereses de un prospecto. Puedes usar una combinación de investigación con IA y Workflow en Apollo para automatizar actividades repetitivas como investigar actividad online y resumir publicaciones de LinkedIn.
Si te estás preparando para una reunión de seguimiento, aprovecha el conocimiento obtenido de interacciones anteriores con el contacto para prepararte mejor para la conversación. Ya sea en transcripciones de conversaciones o en tus notas del CRM, debes identificar los siguientes elementos y prepararte para hablar de ellos:
- Elementos de acción: Asegúrate de haber resuelto todos los elementos de acción que te asignaron en la reunión anterior o de haber documentado un plan para resolverlos. Agrega los elementos de acción a la agenda y asigna tiempo para hablar de ellos.
- Objeciones: Aborda cualquier objeción pendiente del prospecto. De nuevo, agrega las objeciones a la agenda de la reunión y aparta suficiente tiempo para abordarlas adecuadamente. Cuando sea posible, también deberías agregar información en la lectura previa que proporcione contexto sobre las objeciones del prospecto.
Apollo proporciona Insights previos a la reunión que pueden ayudarte a prepararte para una reunión de forma más eficiente. Los Insights pueden incluir conocer las prioridades de una empresa, identificar a los tomadores de decisiones en una reunión y resumir objeciones de reuniones anteriores. Consulta Investiga y prepárate para las próximas reuniones para obtener más información.
Comprende el contexto general del negocio
También deberías familiarizarte con el negocio del prospecto. Además de investigar la empresa y los productos del prospecto, deberías prestar atención al contexto empresarial más amplio en el que opera.
Investiga los siguientes elementos antes de una reunión para comprender mejor las necesidades y los pain points del prospecto:
- Noticias importantes del sector
- Anuncios de competidores
- Contratación en áreas del negocio relacionadas con tus productos
- Rondas de financiamiento recientes que se hayan cerrado
- Buyer intent para categorías de productos relacionadas con la tuya
- El stack tecnológico actual de la empresa
Identifica a los stakeholders
Como parte de tu investigación previa a la reunión, debes investigar la cuenta para identificar a los stakeholders y sus roles en el proceso de compra. Es más difícil cerrar oportunidades cuando no sabes qué contactos de la cuenta realmente toman las decisiones de compra, cuáles influyen en esas decisiones y cuáles en realidad no están involucrados en el proceso.
El mapeo de stakeholders también es un primer paso fundamental en tus esfuerzos de multithreading. Más adelante, cuando te reúnas con prospectos, esos esfuerzos incluirán ampliar y perfeccionar tu lista de stakeholders a medida que hagas preguntas durante las reuniones.
La siguiente guía te ayudará a distinguir entre los diferentes roles de compra:
| Rol del comprador | Descripción | Frases comunes |
|---|---|---|
| Responsable de la toma de decisiones | Este es el contacto que conserva la autoridad final sobre si se aprueba una compra. Necesita evaluar las opciones disponibles y valorar las consecuencias para su organización al comprar un producto, aunque es posible que no use el producto directamente. Si un contacto está buscando consenso entre su equipo para tomar una decisión, probablemente sea la persona responsable de la toma de decisiones del grupo. Como parte del proceso de discovery, debes determinar qué contacto de una cuenta es quien toma la decisión, ya que no podrás cerrar la oportunidad sin su aprobación. |
"¿Cuánto va a costar esto? Tendremos que ver si se ajusta a nuestro presupuesto." "¿Qué tipo de ROI suelen ver tus clientes en el plazo de un año?" "¿Cuánto tiempo toma el proceso de implementación?" "¿Alguien de mi equipo tiene alguna preocupación sobre avanzar con la propuesta?" |
| Champion | El champion ve el valor de tu producto y quiere avanzar con la compra. Puede influir en sus colegas durante el proceso de compra. Debido a su interés personal en comprar tu producto, puede estar dispuesto a compartirte información interna que te ayude a influir en otros, como KPIs internos que muestran cómo se espera que tu producto responda a las necesidades del negocio e información sobre los competidores que se están considerando. | "Creo que esta funcionalidad realmente ayudará a resolver uno de nuestros mayores problemas." "Este producto es mucho mejor para reportes de datos que algunos de los competidores que he evaluado." "¡Esta funcionalidad hará nuestro trabajo muchísimo más fácil!" |
| Influencer | Un influencer puede ayudar a convencer a sus compañeros de equipo de que comprar tu producto es la decisión correcta, pero, a diferencia del champion, no va a respaldar activamente tu producto ni a actuar como defensor interno. Durante las reuniones, los influencers se enfocarán en el posible impacto para el equipo y la organización. | "Nuestro equipo quiere hacer más reportes de datos. ¿Qué capacidades ofrece tu producto en esa área?" "Me gustaría retomar tu comentario sobre esa funcionalidad. ¿Esto va a causar problemas para nuestro equipo de contabilidad?" "¿Puedes explicar cómo se integra esto con nuestro software actual? No queremos dedicar tiempo a duplicar trabajo." |
| Usuario del producto | Estos contactos serán quienes realmente implementen y usen tu producto. Puede que no tengan la influencia de un champion durante el proceso de compra inicial, pero sus experiencias y frustraciones influirán en las renovaciones de contrato. Durante las reuniones, querrán entender cómo tu producto resuelve sus propios pain points y ver pruebas mediante casos de estudio, testimonios y ejemplos de éxito de clientes. | "Me interesa, pero necesito hablarlo con mi equipo." "¿Cómo resuelve tu producto mis desafíos actuales?" "¿Cómo me beneficiaré al usar este producto?" "Actualmente usamos el producto de un competidor y no puede hacer reportes de datos de la manera que quiero. ¿Tu producto es mejor en esa área?"/td |
| Gatekeeper | Un gatekeeper controla el acceso a quienes toman las decisiones. Puede filtrar las llamadas y los emails de las personas responsables de tomar decisiones, lo que significa que no podrás acceder a los contactos que necesitas sin obtener primero su aprobación. Debes estar preparado para dar información concisa que explique por qué tu producto es importante para quien toma la decisión y para el negocio. | "Mi gerente está muy ocupado. ¿De qué se trata esta llamada?" |
Los prospectos pueden ocupar varios roles, como que un champion también sea quien toma la decisión o que un usuario sea un influencer. Cuanto antes puedas identificar el rol de cada prospecto, mejor podrás abordar sus pain points específicos y hacer avanzar las oportunidades.
Genera confianza durante las reuniones
Te has preparado a fondo para la reunión. Ahora es momento de involucrar al prospecto en una conversación significativa.
Apollo entrevistó a muchos expertos en ventas, líderes de opinión y profesionales del día a día para entender mejor por qué algunos equipos de ventas cierran oportunidades y otros las pierden. En estas conversaciones, estas figuras de ventas señalaron repetidamente que necesitas generar confianza con los prospectos para cerrar oportunidades con éxito. La siguiente guía te ayudará a generar confianza durante tus reuniones.
Mantente presente en el momento
Perdón, estaba un poco distraído. ¿Qué dijiste?
-Demasiadas personas en demasiadas reuniones
Concéntrate por completo en los participantes de la reunión. Debes practicar la escucha activa, lo que significa involucrarte por completo en la conversación y prestar atención tanto a las señales verbales como a las no verbales. Cuando un prospecto diga algo, muestra un interés genuino en lo que comenta y luego haz preguntas de seguimiento que demuestren que entiendes su punto.
Para interactuar con mayor eficacia, cierra tu email, teléfono, servicios de mensajería y cualquier otra cosa que vaya a distraerte de conocer al prospecto y sus puntos de dolor. También debes evitar tomar notas manualmente si es posible. La tecnología moderna te permite fácilmente grabar conversaciones y hacer que se transcriban, resuman y analicen con herramientas de IA.
Hacer multithreading de forma más efectiva
El multithreading es una técnica de prospección basada en cuentas en la que construyes múltiples relaciones entre tus perfiles de cliente objetivo dentro de una cuenta. Una investigación citada en el libro Outbound Sales muestra que existe una correlación directa entre la cantidad de compradores que participan en una oportunidad y el valor monetario de la oportunidad.
En otras palabras: para cerrar oportunidades más grandes, necesitas hacer multithreading de forma más efectiva.
Idealmente, los esfuerzos de multithreading deben comenzar durante la preparación previa a la reunión, cuando identificas a las partes interesadas. Investiga a fondo las cuentas para determinar las estructuras jerárquicas y las relaciones entre los distintos equipos. El multithreading garantiza que tengas otra línea para ayudar a impulsar una oportunidad cuando una se estanque.
Cuando te reúnas con un prospecto, mantén el enfoque en desarrollar relaciones en toda la cuenta:
-
Haz las preguntas correctas: Una vez que hayas generado conexión durante una conversación, hazle al prospecto preguntas que te ayuden a determinar quién más debería participar en el proceso de compra. En última instancia, quieres entender mejor cómo se toman las decisiones dentro de la organización e identificar promotores que estén comprometidos con impulsar la oportunidad.
- "¿Quién más en tu organización debe participar en esta decisión?"
- "¿Qué miembro de tu equipo va a aprobar la compra?"
- "¿Qué miembros de tu organización van a usar este producto con mayor frecuencia?"
- Identifica a más partes interesadas: A medida que hagas preguntas sobre el proceso de toma de decisiones, agrega más personas a tu lista de partes interesadas y actualiza sus roles en el proceso. Determina qué partes interesadas debes incluir en futuras reuniones y a cuáles quieres enviar comunicaciones de seguimiento después de la reunión.
- Plan de acción: Si aún no has creado un plan de acción, hazlo después de la reunión. Agrega a todas las partes interesadas al plan de acción y asigna tareas pendientes a los participantes correspondientes. Esto ayuda a que todos asuman responsabilidad por los siguientes pasos e involucra activamente a más contactos de la cuenta en el proceso de compra.
Aborda las objeciones y a la competencia
Antes de las reuniones, debes preparar puntos de conversación relacionados con objeciones comunes de los compradores, así como con las fortalezas y debilidades de tus competidores. Durante las llamadas, aborda las objeciones en cuanto surjan para asegurarte de que no permanezcan en la mente del comprador.
Las siguientes objeciones son algunas de las más comunes:
| Objeción | Ejemplo de respuesta |
|---|---|
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Proveedor actual Estamos satisfechos con el producto actual que tenemos implementado. |
Lo entiendo. ¿Estarías dispuesto a contarme un poco por qué están satisfechos con ese producto? Tal vez podamos cubrir de forma más efectiva las brechas que ese producto deja. |
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Preocupaciones de presupuesto El producto suena interesante, pero realmente no estoy seguro de que podamos hacerlo funcionar financieramente. |
Bueno, sí tenemos algunas opciones de precios diferentes que podrían ajustarse a tu presupuesto actual. ¿Qué te parece si te explico las soluciones disponibles en cada rango de precio y cómo pueden eliminar los pain points de tu equipo? |
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No es el contacto correcto Me gusta lo que ofrece el producto, pero no puedo tomar decisiones de compra. |
Lo entiendo perfectamente. ¿Tu gerente sería la persona adecuada para hablar? ¿O alguien más de tu organización? Tal vez podrías enviar un Email de presentación para ponernos en contacto. |
Haz seguimiento después de las reuniones
Incluso una reunión sumamente exitosa no lleva directamente a decisiones por parte de los compradores. Las compras B2B complejas, en especial, requieren varias rondas de comunicaciones de seguimiento y más reuniones.
Esto significa que debes estar preparado para enviar más emails dentro de la cuenta, llamar a más números y usar lo aprendido en las reuniones para prepararte para la siguiente reunión.
Crea comunicaciones de seguimiento personalizadas
Lo antes posible, usa la transcripción y las notas de la reunión para escribir emails de seguimiento muy personalizados para los asistentes. Los emails de seguimiento deben incluir los siguientes elementos:
- Resumen de la reunión y acciones a seguir: Proporciona un breve resumen de la reunión, incluidos los temas que se trataron y cualquier acción que se haya asignado. Este resumen puede usarse como base para la agenda de la próxima reunión.
- Objeciones y pain points: Si no respondiste adecuadamente las inquietudes durante la llamada, asegúrate de dar seguimiento con detalles más concretos que aborden las objeciones del comprador y resalten cómo tu producto puede resolver los pain points de su equipo.
- Agradecimiento: Siempre expresa tu agradecimiento al comprador por asistir a las reuniones y dedicar parte de su día a hablar sobre tu producto.
Mantén breves tus emails de seguimiento. El objetivo final de estas comunicaciones no es documentar a fondo cada detalle de una reunión, sino asegurarte de que el comprador reciba la información que necesita para sentirse cómodo al avanzar con el proceso.
¿Te cuesta recordar todos los detalles relevantes de una reunión al escribir un Email de seguimiento? No te preocupes, Apollo te respalda. Cuando habilitas a Apollo para grabar tus conversaciones, la IA de Apollo analiza la transcripción de la reunión y redacta emails de seguimiento personalizados para ti.
Realiza discovery interactivo y análisis de sentimiento
Incluso cuando te comprometes a escuchar activamente y a estar presente durante una reunión, puede ser difícil evaluar las sutilezas de las respuestas de un comprador y tu propio tono. Si formas parte de un equipo de ventas, pide a tu gerente y a tus compañeros que evalúen tus llamadas y te ayuden a detectar los puntos débiles de tu discurso de ventas.
Además del toque humano, la IA ofrece oportunidades para hacer coaching por tu cuenta y realizar análisis de sentimiento en tus llamadas. Usa la IA de preguntas abiertas de Apollo u otra herramienta de IA para consultar las transcripciones de tus reuniones y las de tus compañeros. Los siguientes prompts de IA pueden ayudarte a identificar las áreas que necesitas mejorar:
- ¿No respondí alguna de las preguntas del comprador?
- ¿Cómo describirías el tono del comprador durante toda la llamada?
- ¿Parecía que el comprador prefería más el producto de un competidor que el mío?
- (Al evaluar varias grabaciones de conversaciones) ¿Cuáles fueron las objeciones más comunes que plantearon los compradores en estas llamadas? ¿Mis compañeros abordaron adecuadamente esas objeciones?
Más información
¿Quieres perfeccionar tu enfoque de ventas outbound? Consulta el libro Outbound Sales, escrito por Josh Garrison de Apollo e inspirado en docenas de líderes y representantes de ventas. ¡Josh te ayudará a perfeccionar tu enfoque del proceso de ventas outbound y agendar más reuniones!