Descripción general
Las reuniones y las conversaciones en Apollo van de la mano. Apollo meetings permite que los prospectos reserven tiempo en tu calendario y te ayuda a prepararte de forma eficaz para una reunión. Después, puedes usar conversations para grabar tus reuniones por video, acceder a insights valiosos desde la transcripción y agilizar las acciones de seguimiento.
Cuando entiendes cómo configurar y usar juntas las reuniones y las conversaciones, puedes enfocarte en crear conversaciones significativas con tus prospectos ideales y, en última instancia, mejorar tus tasas de conversión de reuniones de ventas.
Las siguientes secciones te guían por los pasos más importantes que debes seguir en Apollo para usar reuniones y conversaciones sin problemas. También puedes aprender a aumentar tus posibilidades de agendar más reuniones y cerrar oportunidades.
Comprende el escenario
David es el Director de Innovación de Big Company. Crees que su empresa encaja con tu perfil de cliente ideal (ICP), así que has estado intentando conseguir reuniones con él y su equipo para hablar sobre tu producto. Te conectaste con David por una llamada en frío y mostró interés en tener una conversación más profunda. ¿Estás listo para reunirte con David y su equipo para cerrar una oportunidad?
Este caso de uso te guiará por los procesos humanos y técnicos que debes seguir para aumentar tus posibilidades de convertir las reuniones con los prospectos de Big Company en negocio ganado. Al seguir este caso de uso, te asegurarás de que:
- David y su equipo puedan reservar reuniones contigo fácilmente.
- Las reuniones por video se graben automáticamente y esas grabaciones estén disponibles para análisis posteriores.
- Entiendas los pasos clave que debes seguir antes, durante y después de las reuniones para aumentar tus posibilidades de convertir reuniones en oportunidades cerradas.
Configura y usa Meetings
David y su equipo están listos para reunirse. Quieres permitirle reservar un horario de reunión directamente en tu calendario mediante un enlace de reunión de Apollo.
Sigue estos pasos para configurar y usar reuniones en Apollo:
Conecta tu calendario a Apollo
Conectar tu calendario a Apollo permite que los prospectos reserven reuniones contigo directamente.
Abre Apollo y haz clic en Meetings > Conecta tu calendario.
Para cambiar el calendario conectado, ve a la pestaña Disponibilidad y herramientas . Haz clic en Desconectar para el calendario conectado y luego conecta otro.
Comparte enlaces de reunión con prospectos
Ahora que conectaste tu calendario, puedes compartir con prospectos como David enlaces de reunión que pueden usar para reservar reuniones contigo. Cuando el prospecto hace clic en un enlace de reunión, puede ver una versión actualizada de tu calendario con horarios disponibles.
Para este escenario, vas a reservar una reunión exploratoria de 30 minutos con David y su equipo de Big Company. Para hacerlo, ve a la pestaña Páginas de programación y haz clic en Copiar enlace para tu página de reunión de 30 minutos.
Cuando le envíes a David el enlace de reunión, podrá reservar horarios según tu disponibilidad actualizada. Para hacer ajustes, ve a la pestaña Disponibilidad y herramientas y edita las opciones en Configura tu disponibilidad predeterminada sección.
Para más detalles sobre los enlaces de reuniones y los tipos de reuniones en Apollo, consulta Crear y gestionar reuniones.
Ver próximas reuniones
A medida que los prospectos agenden reuniones contigo, tu calendario conectado se actualiza automáticamente con las reuniones.
Para ver todas las próximas reuniones con prospectos en un solo lugar, ve a la pestaña Todas las reuniones, luego cambia la vista a Próximas. Desde aquí, puedes ver todas tus próximas reuniones y acceder a enlaces para unirte a ellas.
Este caso de uso muestra cómo proporcionar enlaces básicos de reuniones con Apollo, pero puedes hacer mucho más con Meetings. Para más información sobre las reuniones de Apollo, como configurar routers de Inbound para filtrar prospectos e integrar tus formularios web con Meetings, consulta Resumen de Meetings.
Configura y usa Conversations
David y su equipo en Big Company han agendado una reunión de 30 minutos contigo usando el enlace que les compartiste. Para mantener tu mejor nivel durante la llamada, quieres asegurarte de que Apollo grabe automáticamente la reunión por ti. Esto significa que puedes reducir la toma manual de notas y entrar directamente en la conversación para enfocarte en atender las necesidades de David y su equipo.
Sigue estos pasos para configurar y usar Conversations en Apollo:
Habilita la grabación de Conversations
Cuando hagas clic por primera vez en Conversations, Apollo muestra un banner en la parte superior de la página si no eres admin en la cuenta de Apollo de tu equipo. Haz clic en Activar el grabador de Apollo en ese banner para habilitar Conversations.
De forma predeterminada, Apollo habilita la grabación para las 3 plataformas de videoconferencia (Zoom, Google Meet y Microsoft Teams) en las reuniones que organizas con participantes externos. Solo necesitas hacer clic en Finalizar para habilitar la grabación de Conversations.
Cuando lo haces, Apollo detecta las próximas reuniones según los horarios de tus buzones conectados y programa automáticamente la grabación de las reuniones aptas.
Si eres admin de Apollo, consulta Configura y usa Conversations para obtener más información sobre el proceso completo de configuración para tu equipo.
Verifica el grabador de Apollo
Te uniste a la videollamada junto con David y sus compañeros en Big Company. Pero espera, podrías estar olvidando a un asistente importante: ¡el grabador de Apollo!
El grabador de Apollo necesita unirse a una reunión para que Apollo pueda grabarla. Cuando quieras grabar una reunión, revisa la lista de invitados para ver si está el grabador de Apollo. Puede que necesites permitirle manualmente entrar a la reunión desde la sala de espera.
Si el grabador no está en la sala de espera, igual puedes agregarlo manualmente para asegurarte de que Apollo pueda grabar la reunión. Para hacerlo, abre Apollo y haz clic en Conversaciones > Record ahora y proporciona la URL de la reunión.
Estás grabando conversaciones automáticamente y usando la IA de Apollo para analizar las grabaciones y enviar Emails de seguimiento. Si vas a mejorar la forma en que manejas las reuniones, el toque humano sigue siendo necesario. Consulta Capacita a los equipos con Conversations para aprender cómo puedes solicitar comentarios sobre tus llamadas a tu gerente y a tus compañeros, y también brindar comentarios.
Prepárate para las reuniones
Has configurado reuniones y conversaciones correctamente. Esto significa que prospectos como David pueden agendar reuniones contigo directamente y Apollo graba automáticamente esas reuniones por ti. Ahora estás listo para prepararte para esas reuniones con prospectos.
Si nunca has conocido a un prospecto, tómate el tiempo para investigar sus posibles necesidades y expectativas. Por ejemplo, identificaste que David es el Director de Innovación en Big Company. Deberías investigar más sobre Big Company para determinar en qué sectores opera, cuántos empleados tiene, las noticias más recientes específicas de la empresa y del sector, y otros factores relevantes para tu pitch de ventas. Luego, compara esos datos demográficos con tus productos para determinar qué pain points probablemente intentas resolver y adapta tu discurso en torno a esos puntos clave como preparación para la conversación.
Para revisar esta información básica, ve a una página de cuenta en Apollo y revisa la sección Insights.
Para una preparación de reuniones más profunda, la IA de Apollo te permite investigar rápidamente una variedad de insights previos a la reunión, desde resumir las prioridades de la empresa hasta identificar a los stakeholders clave en la reunión. La IA genera estos insights analizando los datos de Apollo e investigando en la web.
Con toda esta información antes de la reunión, puedes establecer con mayor facilidad los objetivos de la reunión con David y su equipo. Incluye una agenda con un resumen de los temas junto con cualquier material de lectura previa para que sepan qué esperar de la llamada.
Para obtener más consejos sobre cómo prepararte a fondo para las reuniones, consulta Mejores prácticas para reuniones.
Haz seguimiento de las reuniones usando grabaciones de conversaciones
Te preparaste a fondo para la reunión con David y su equipo de Big Company, e interactuaste de manera estratégica con los prospectos para descubrir y abordar sus pain points específicos. Aún no has llegado a la meta. Para cerrar la oportunidad, debes seguir varios procesos posteriores a la reunión para asegurar que se agenden más reuniones (si es necesario) y que Big Company se sienta cómoda comprando tu producto.
Accede a las grabaciones de conversaciones y a Insights
Antes de la reunión con David, habilitaste a Apollo para grabar automáticamente la reunión y te aseguraste de que el grabador de Apollo se uniera a la reunión. Ahora puedes usar esa grabación de la conversación para analizar y consultar la transcripción de la reunión y descubrir insights específicos. A su vez, este análisis puede usarse para enviar comunicaciones de seguimiento a David.
Para acceder a la grabación, abre Apollo y haz clic en Conversaciones. Luego, haz clic en el título de la reunión.
Apollo proporciona automáticamente un breve resumen de la reunión que puedes revisar, incluido el resultado, la conversación sobre precios, los siguientes pasos a seguir y las objeciones del prospecto. Para descubrir insights de conversación más específicos usando la IA de Apollo, haz clic en Pregunta lo que sea sobre esta reunión y pídele a la IA que investigue preguntas específicas basadas en la grabación. Por ejemplo, puedes realizar un análisis de sentimiento preguntando Based on David's tone, was he happy with the answers I provided on pricing?.
Programa la siguiente reunión
Aunque la reunión inicial con David salió bien, él mencionó algunas posibles objeciones al final de la llamada. En específico, quiere investigar si tu producto realmente puede manejar el análisis de datos que su equipo realiza a diario. ¡No dejes que las objeciones de David se queden en el aire! Debes enviar un mensaje de seguimiento en un plazo de 48 horas hábiles, resumiendo brevemente la reunión, incluyendo cualquier acción pendiente y proporcionando más información que aborde específicamente su objeción.
Si David expresó que deberían volver a hablar, incluye de forma proactiva una invitación de calendario para una reunión de seguimiento y anima a su equipo a aceptarla. Si no mencionó una reunión de seguimiento, debes incluir otro enlace de reunión y enfatizar que puede reservar cualquiera de los horarios disponibles para él.
Siempre debes dar seguimiento con rapidez a un prospecto y nunca dejar sin atender ninguna de sus objeciones. Los prospectos no responderán a cada solicitud de reunión o mensaje de seguimiento, pero debes mantener la persistencia para cerrar oportunidades.
Ahora te toca a ti
Para aprender a hacer más con reuniones y conversaciones en Apollo, consulta los cursos gratuitos de Apollo Academy Cómo programar y gestionar reuniones con Apollo y Cómo usar la grabación de llamadas con IA para cerrar más oportunidades
Cuando estés listo, entra a Apollo y comienza con Reuniones y Conversaciones!