Descripción general
Reuniones en Apollo permiten que tus prospectos agenden reuniones contigo sin tanto trabajo administrativo de ida y vuelta. Para empezar, conecta tu calendario, establece una ubicación predeterminada como Zoom o Microsoft Teams y define tus preferencias de reunión, como el horario laboral predeterminado.
Meetings solo es compatible con Google Calendar y Microsoft Outlook.
Consulta las siguientes secciones para configurar Meetings.
Volver arribaPaso 1: Conecta tu calendario
Si ya has vinculado tu buzón con Apollo, has puesto tu calendario a disposición de Apollo. Puedes omitir esta parte del proceso de configuración y comenzar a definir tus preferencias de reunión.
Si no has vinculado un buzón, deberás conectar tu calendario para empezar a usar reuniones. Para hacerlo:
- Abre Apollo y haz clic en Reuniones.
- Haz clic en Conecta tu calendario.
- Apollo completa automáticamente tu dirección de Email. Para conectar un calendario con una dirección de Email diferente, escríbela en el campo de Email. Luego, haz clic en Conectar.
Solo puedes conectar 1 calendario por usuario.
- Haz clic en Aceptar.
Ya conectaste tu calendario. A continuación, define tus preferencias de reunión.
Volver arribaPaso 2: Define las preferencias de reunión
Apollo te solicita configurar tus preferencias de reunión inmediatamente después de conectar tu calendario. Ve a Reuniones > Disponibilidad y herramientas para ajustar tus preferencias de reunión en cualquier momento.
Puedes personalizar la siguiente configuración de reuniones:
- Tu enlace personal de reuniones
- Ubicación predeterminada de la reunión
- Branding personalizado
- Disponibilidad predeterminada
Enlace personal de reuniones
De forma predeterminada, Apollo genera un enlace personal de reuniones según el nombre de usuario de tu cuenta.
Para personalizar tu enlace personal de reunión:
- Ingresa un nuevo texto para la URL, sin espacios.
- Cuando termines, haz clic en Guardar.
Ya personalizaste tu enlace personal de reuniones.
Volver arribaUbicación predeterminada de la reunión
La ubicación predeterminada de la reunión es la app de videoconferencias o el enlace personalizado donde se realizan tus reuniones.
La ubicación predeterminada aparece en los nuevos tipos de reunión, pero puedes conectar varias apps de videoconferencias, lo que te permite ajustar la ubicación para diferentes reuniones. Consulta Crear y gestionar reuniones para obtener más información.
Para establecer la ubicación predeterminada de tu reunión:
- Haz clic en Conectar junto a tu app de videoconferencias preferida, o ingresa una URL personalizada en el campo del enlace.
- Si tienes varias apps de videoconferencias conectadas, haz clic en ... > Establecer como predeterminada para configurar tu app de conferencias preferida.
Ya configuraste la ubicación predeterminada de tu reunión.
Volver arribaBranding personalizado
Puedes agregar un logo personal, de equipo o de empresa para personalizar tus invitaciones a reuniones.
Para agregar branding personalizado:
- Haz clic en Subir logo y elige una imagen .jpg, .jpeg o .png.
Apollo recomienda un tamaño de imagen de 220 píxeles por 220 píxeles. El tamaño máximo de archivo admitido es de 5 MB.
- Recorta tu imagen y luego haz clic en Guardar logo.
Ya configuraste el branding personalizado para tus reuniones.
Volver arribaDisponibilidad predeterminada
Apollo agrega tu zona horaria automáticamente y establece tu disponibilidad de lunes a viernes, de 9 a. m. a 5 p. m. hora local, de forma predeterminada.
Para ajustar tu disponibilidad predeterminada:
- Haz clic en Zona horaria actual para ajustar tu zona horaria.
- Marca qué días quieres poner a disposición de los prospectos cuando reserven una reunión contigo. Luego, configura tus franjas horarias disponibles junto a cada día seleccionado.
- (Opcional) Puedes agregar más de 1 franja horaria por día. Esto puede ser útil si quieres reservar descansos o apartar tiempo para concentrarte en proyectos o tareas. Haz clic en + junto a un día y luego configura tu disponibilidad. Haz clic en el ícono de papelera para eliminar una franja horaria.
- Para darte tiempo entre eventos programados, marca Antes o Después y selecciona la cantidad de tiempo que quieres dejar antes y después de cada evento del calendario.
- De forma predeterminada, Apollo asigna un aviso mínimo de programación de 1 hora para evitar que los prospectos programen reuniones de último minuto contigo. Ajusta el aviso mínimo de programación según sea necesario.
- Cuando termines, haz clic en Guardar.
Ya configuraste tu disponibilidad predeterminada.
Ahora que configuraste las reuniones, puedes ver tu calendario directamente en Apollo y crear y gestionar reuniones con prospectos.
Volver arribaSiguientes pasos
Una vez que los aspectos básicos de tus reuniones estén activos, aquí tienes algunos pasos inteligentes para ayudarte a ti y a tu equipo a convertir la programación en un flujo de reservas más ágil y escalable.
| Crear y gestionar reuniones | Luego, crea y comparte las páginas de programación adecuadas para darles a los prospectos una forma sin fricción de reservar exactamente el tipo de reunión que necesitas. |
|---|---|
| Resumen de Meetings | ¿Quieres una visión más amplia? Mapea cómo funciona Apollo Meetings en contactos, oportunidades, conversaciones y tu calendario para que tu proceso de reservas sea más fácil de gestionar de principio a fin. |
| Vincula tu buzón con Apollo | Si tu calendario está conectado pero tu outreach todavía se siente desconectado, vincula tu buzón a Apollo para desbloquear el workflow completo de reuniones, Email, secuencias y conversaciones. |
| Investiga y prepárate para próximas reuniones | Antes de tu próxima llamada, obtén insights previos a la reunión y personaliza tus plantillas de preparación para llegar con un contexto más claro sobre prioridades, stakeholders y objeciones. |
| Mejores prácticas para reuniones | Cuando tu equipo esté listo para optimizar la ejecución, ajusta la preparación y el seguimiento de tus reuniones para tener conversaciones más enfocadas y mejorar la conversión después de la reserva. |