Vue d'ensemble
Vous avez prospecté efficacement et obtenu des réunions avec des prospects. Êtes-vous prêt à réussir ces réunions et à les convertir en opportunités conclues ?
Les sections suivantes présentent les bonnes pratiques qu’Apollo recommande pour gérer efficacement l’avant, le pendant et l’après de vos réunions commerciales.
Préparer les réunions
Ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer.
-Benjamin Franklin
Tout le monde a déjà été invité à des réunions sans ordre du jour ni objectifs clairs, et tout le monde a inévitablement ressenti de la frustration lorsque ces réunions semblaient improductives et désorganisées. Ne faites pas l’erreur d’arriver sans préparation !
Si un prospect a montré suffisamment d’intérêt pour votre produit pour réserver une réunion, vous devez vous préparer de manière à lui montrer que vous êtes prêt à répondre à ses questions et à traiter ses préoccupations.
Définir les objectifs de la réunion
Pour vous assurer que vous et les prospects êtes alignés sur la discussion à venir, ajoutez les éléments suivants à votre invitation de calendrier :
- Objectifs: Il s’agit des objectifs précis d’une réunion. Indiquez ce que vous souhaitez accomplir d’ici la fin de la conversation. Par exemple, si vous souhaitez faire une démo d’une fonctionnalité particulière que le prospect a indiquée comme étant intéressante, vous pouvez écrire « Faire la démo de la fonctionnalité X et veiller à ce que votre équipe comprenne comment elle résout les problèmes Y et Z. »
- Ordre du jour: Il s’agit du plan structuré des sujets à aborder pendant la réunion. L’ordre du jour doit lister les sujets par ordre d’importance pour le prospect et inclure une répartition réaliste du temps pour chaque point afin d’éviter de passer toute la réunion sur un seul sujet. Si vous coanimez la réunion, précisez si vous ou un collègue présenterez chaque partie de l’ordre du jour.
- Document préparatoire: Il s’agit d’un document qui fournit des informations clés et du contexte sur les sujets à aborder, comme des liens vers des landing pages de votre site web d’entreprise qui couvrent certains sujets ou des détails sur les certifications de sécurité détenues par votre entreprise, qui peuvent être essentiels pour que les prospects puissent avancer dans le processus d’achat. Un document préparatoire permet aux prospects de se préparer à la conversation avec vous et garantit que votre ordre du jour ne bloque pas sur certains sujets.
Définir des objectifs clairs pour une réunion vous permet d’utiliser le temps efficacement. De plus, en fournissant aux prospects un ordre du jour clair à l’avance, ils peuvent réorienter la conversation en amont et éviter toute frustration pendant la réunion.
Comprendre le prospect
Si vous n’avez jamais rencontré un prospect, prenez le temps de rechercher ses besoins et attentes potentiels. Identifiez son intitulé de poste, son entreprise et son secteur, puis comparez ces caractéristiques à vos produits afin de déterminer les problématiques qu’il cherche probablement à résoudre. Lorsqu’un prospect correspond à un profil client défini pour votre produit, utilisez des trames de discussion pour vous préparer à la conversation.
Vous devez également explorer son activité en ligne. Concentrez-vous en particulier sur son activité récente sur LinkedIn, comme ses publications et ses interactions avec les publications d’autres personnes. Ces éléments peuvent donner une vision plus claire des priorités et des centres d’intérêt du prospect. Vous pouvez utiliser une combinaison de recherche par IA et de Workflow dans Apollo pour automatiser les activités répétitives comme l’analyse de l’activité en ligne et la synthèse des publications LinkedIn.
Si vous vous préparez à une réunion de suivi, appuyez-vous sur les connaissances acquises lors des interactions précédentes avec le contact pour mieux préparer la conversation. Que ce soit dans les transcriptions des conversations ou dans les notes de votre CRM, vous devez identifier les éléments suivants et vous préparer à en discuter :
- Actions à mener: Assurez-vous d’avoir soit résolu toutes les actions à mener qui vous avaient été attribuées lors de la réunion précédente, soit documenté un plan pour les résoudre. Ajoutez ces actions à mener à l’ordre du jour et prévoyez du temps pour en discuter.
- Objections: Traitez toute objection persistante du prospect. Là encore, ajoutez les objections à l’ordre du jour de la réunion et réservez suffisamment de temps pour y répondre correctement. Lorsque c’est possible, vous devez également ajouter dans le document préparatoire des informations qui apportent du contexte aux objections du prospect.
Apollo fournit des insights avant réunion qui peuvent vous aider à préparer une réunion plus efficacement. Ces insights peuvent inclure la compréhension des priorités d’une entreprise, l’identification des décideurs dans une réunion et la synthèse des objections issues des réunions précédentes. Consultez Rechercher et préparer les réunions à venir pour en savoir plus.
Comprendre le contexte commercial global
Vous devez également vous familiariser avec l’activité du prospect. En plus de faire des recherches sur l’entreprise du prospect et ses produits, vous devez prêter attention au contexte commercial plus large dans lequel il évolue.
Faites des recherches sur les éléments suivants avant une réunion afin de mieux comprendre les besoins et les problématiques du prospect :
- Actualités majeures du secteur
- Annonces des concurrents
- Recrutements dans les domaines de l’entreprise liés à vos produits
- Tours de financement récents finalisés
- Intent d'achat pour des catégories de produits liées aux vôtres
- La stack technologique actuelle de l'entreprise
Identifier les parties prenantes
Dans le cadre de votre recherche avant la réunion, vous devez étudier le compte afin d'identifier les parties prenantes et leur rôle dans le processus d'achat. Il est plus difficile de conclure des opportunités lorsque vous ne savez pas quels contacts du compte prennent réellement les décisions d'achat, lesquels influencent ces décisions et lesquels ne sont pas réellement impliqués dans le processus.
La cartographie des parties prenantes est également une première étape essentielle dans vos efforts de multithreading. Plus tard, lorsque vous rencontrerez des prospects, ces efforts consisteront à élargir et affiner votre liste de parties prenantes à mesure que vous poserez des questions pendant les réunions.
Les indications suivantes vous aideront à distinguer les différents rôles des acheteurs :
| Rôle de l'acheteur | Description | Expressions courantes |
|---|---|---|
| Décideur | Il s'agit du contact qui détient l'autorité finale pour approuver ou non un achat. Cette personne doit évaluer les options disponibles et mesurer les conséquences pour son organisation lors de l'achat d'un produit, même si elle n'utilise pas forcément le produit elle-même. Si un contact cherche à obtenir un consensus au sein de son équipe sur une décision, il s'agit probablement du décideur du groupe. Dans le cadre du processus de découverte, vous devez déterminer quel contact d'un compte est le décideur, car vous ne pourrez pas conclure l'opportunité sans son approbation. |
"Combien cela va-t-il coûter ? Nous devrons voir si cela correspond à notre budget." "Quel type de ROI vos clients constatent-ils généralement au bout d'un an ?" "Combien de temps dure le processus d'implémentation ?" "Quelqu'un dans mon équipe a-t-il une objection à ce que nous avancions avec la proposition ?" |
| Champion | Le champion perçoit la valeur de votre produit et souhaite avancer avec l'achat. Il peut influencer ses collègues pendant le processus d'achat. En raison de son implication personnelle dans l'achat de votre produit, il peut être disposé à vous transmettre des informations internes pouvant vous aider à influencer d'autres personnes, comme des KPI internes montrant comment votre produit devrait répondre aux besoins de l'entreprise, ainsi que des informations sur les concurrents envisagés. | "Je pense que cette fonctionnalité nous aidera vraiment à résoudre l'un de nos plus gros problèmes." "Ce produit est bien meilleur pour le reporting de données que certains des concurrents que j'ai évalués." "Cette fonctionnalité va tellement nous faciliter la tâche !" |
| Influenceur | Un influenceur peut aider à persuader ses coéquipiers que l'achat de votre produit est le bon choix, mais contrairement au champion, il ne soutiendra pas activement votre produit et ne jouera pas le rôle d'ambassadeur interne pour vous. Pendant les réunions, les influenceurs se concentreront sur l'impact potentiel pour l'équipe et l'organisation. | "Notre équipe veut faire davantage de reporting de données. Quelles fonctionnalités votre produit offre-t-il dans ce domaine ?" "J'aimerais revenir sur votre point concernant cette fonctionnalité. Est-ce que cela va poser des problèmes à notre équipe comptable ?" "Pouvez-vous expliquer comment cela s'intègre à nos logiciels actuels ? Nous ne voulons pas passer du temps à dupliquer le travail." |
| Utilisateur du produit | Ces contacts sont ceux qui mettront réellement en œuvre et utiliseront votre produit. Ils n'auront peut-être pas l'influence d'un champion pendant le processus d'achat initial, mais leurs expériences et frustrations influenceront les renouvellements de contrat. Pendant les réunions, ils voudront comprendre comment votre produit répond à leurs propres points de douleur et en obtenir la preuve via des études de cas, des témoignages et des exemples de réussite client. | "Je suis intéressé, mais je dois en discuter avec mon équipe." "Comment votre produit répond-il à mes défis actuels ?" "Quel bénéfice vais-je tirer de l'utilisation de ce produit ?" "Nous utilisons actuellement le produit d'un concurrent, et il ne permet pas de faire le reporting de données comme je le souhaite. Votre produit est-il meilleur dans ce domaine ?"/td |
| Filtre d'accès | Un filtre d'accès contrôle l'accès aux décideurs. Il peut filtrer les appels et les emails des décideurs, ce qui signifie que vous ne pouvez pas accéder aux contacts dont vous avez besoin sans d'abord obtenir son approbation. Vous devez être prêt à fournir des informations concises expliquant pourquoi votre produit est important pour le décideur et pour l'entreprise. | "Mon responsable est très occupé. Cet appel concerne quoi ?" |
Les prospects peuvent occuper plusieurs rôles, par exemple un champion peut aussi être décideur, ou un utilisateur peut être influenceur. Plus tôt vous pourrez identifier le rôle de chaque prospect, mieux vous pourrez répondre à ses points de douleur spécifiques et faire avancer les opportunités.
Instaurer la confiance pendant les réunions
Vous vous êtes parfaitement préparé pour la réunion. Il est maintenant temps d'engager une conversation constructive avec le prospect.
Apollo a interrogé de nombreux experts de la vente, leaders d'opinion et professionnels du terrain afin de mieux comprendre pourquoi certaines équipes commerciales concluent des opportunités tandis que d'autres les perdent. Au fil de ces échanges, ces professionnels de la vente ont indiqué à plusieurs reprises qu'il faut instaurer la confiance avec les prospects pour conclure des opportunités avec succès. Les conseils suivants vous aideront à instaurer cette confiance pendant vos réunions.
Soyez pleinement présent dans l'instant
Désolé, j'étais un peu distrait. Qu'avez-vous dit ?
-Trop de personnes dans trop de réunions
Concentrez-vous entièrement sur les participants à la réunion. Vous devez pratiquer l'écoute active, c'est-à-dire vous impliquer pleinement dans la conversation et prêter attention aux signaux verbaux et non verbaux. Lorsqu'un prospect dit quelque chose, montrez un intérêt sincère pour ce qu'il dit, puis posez des questions de suivi qui montrent que vous comprenez son point de vue.
Pour vous aider à vous impliquer plus efficacement, fermez votre Email, votre téléphone, vos services de messagerie et tout ce qui risque de vous distraire et de vous empêcher d'en apprendre davantage sur le prospect et ses points de friction. Vous devriez aussi éviter de prendre des notes manuellement si possible. Les technologies modernes vous permettent facilement de enregistrer des conversations puis de les faire transcrire, résumer et analyser à l'aide d'outils d'IA.
Mieux pratiquer le multithreading
Le multithreading est une technique de prospection basée sur les comptes qui consiste à développer plusieurs relations avec vos Profils client cibles au sein d'un compte. Les recherches citées dans le livre Outbound Sales montrent qu'il existe une corrélation directe entre le nombre d'acheteurs participant à une opportunité et la valeur financière de cette opportunité.
En clair : pour conclure des opportunités plus importantes, vous devez pratiquer le multithreading plus efficacement !
Idéalement, les efforts de multithreading doivent commencer lors de la préparation avant la réunion, lorsque vous identifiez les parties prenantes. Étudiez les comptes en profondeur pour déterminer les structures hiérarchiques et les relations entre les différentes équipes. Le multithreading vous garantit d'avoir un autre relais pour faire avancer une opportunité lorsqu'un premier contact est bloqué.
Lorsque vous échangez avec un prospect, restez concentré sur le développement de relations dans l'ensemble du compte :
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Posez les bonnes questions: Une fois que vous avez établi un bon rapport pendant la conversation, posez au prospect des questions qui vous aideront à déterminer qui d'autre doit être impliqué dans le processus d'achat. En fin de compte, vous cherchez à mieux comprendre comment les décisions sont prises au sein de l'organisation et à identifier les sponsors qui ont intérêt à faire avancer l'opportunité.
- « Qui d'autre dans votre organisation doit être impliqué dans cette décision ? »
- « Quel membre de votre équipe approuvera l'achat ? »
- « Quels membres de votre organisation utiliseront ce produit le plus fréquemment ? »
- Identifiez davantage de parties prenantes: À mesure que vous posez des questions sur le processus de prise de décision, ajoutez des parties prenantes à votre liste et mettez à jour leurs rôles dans le processus. Déterminez quelles parties prenantes vous devez inclure dans les prochaines réunions et auxquelles vous souhaitez envoyer des communications de suivi après la réunion.
- Plan d'action: Si vous n'avez pas encore créé de plan d'action, faites-le après la réunion. Ajoutez toutes les parties prenantes au plan d'action et attribuez les tâches aux participants concernés. Cela permet à chacun de se responsabiliser sur les prochaines étapes et implique activement davantage de contacts du compte dans le processus d'achat.
Traitez les objections et les concurrents
Avant les réunions, vous devriez préparer des éléments de langage liés aux objections courantes des acheteurs ainsi qu'aux points forts et points faibles de vos concurrents. Pendant les appels, traitez les objections dès qu'elles apparaissent afin d'éviter qu'elles ne persistent dans l'esprit de l'acheteur.
Voici quelques-unes des objections les plus fréquemment rencontrées :
| Objection | Exemple de réponse |
|---|---|
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Fournisseur existant Nous sommes satisfaits du produit que nous utilisons actuellement. |
Je comprends. Seriez-vous disposé à m'expliquer brièvement pourquoi ce produit vous convient ? Il est possible que nous puissions mieux combler les lacunes laissées par ce produit. |
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Contraintes budgétaires Le produit semble intéressant, mais je ne suis vraiment pas certain que nous puissions le rendre viable financièrement. |
Nous proposons plusieurs options tarifaires qui pourraient correspondre à votre budget actuel. Que diriez-vous que je vous présente les solutions disponibles à chaque niveau de prix et la façon dont elles peuvent résoudre les points de friction de votre équipe ? |
|
Pas le bon contact J'apprécie ce que le produit propose, mais je ne peux pas prendre de décisions d'achat. |
Je comprends tout à fait. Votre manager serait-il la bonne personne à contacter ? Ou quelqu'un d'autre dans votre organisation ? Peut-être pourriez-vous nous mettre en relation par Email d'introduction. |
Assurer le suivi après les réunions
Même une réunion extrêmement réussie n'aboutit pas directement à des décisions de la part des acheteurs. Les achats B2B complexes nécessitent en particulier plusieurs échanges de suivi et davantage de réunions.
Cela signifie que vous devez être prêt à envoyer davantage d'Emails à l'ensemble du compte, à appeler plus de numéros et à utiliser les enseignements tirés des réunions pour préparer la suivante.
Rédiger des communications de suivi personnalisées
Dès que possible, utilisez la transcription et les notes de la réunion pour rédiger des Emails de suivi hautement personnalisés à destination des participants. Les Emails de suivi doivent inclure les éléments suivants :
- Résumé de la réunion et actions à mener: Fournissez un bref résumé de la réunion, y compris les sujets abordés et les actions attribuées. Ce résumé peut servir de base à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
- Objections et points de friction: Si vous n'avez pas répondu de manière satisfaisante aux préoccupations pendant l'appel, veillez à faire un suivi avec des détails plus concrets qui répondent aux objections de l'acheteur, et soulignez comment votre produit peut résoudre les points de friction de son équipe.
- Remerciements: Exprimez toujours votre gratitude à l'acheteur pour sa participation aux réunions et le temps consacré à échanger sur votre produit.
Gardez vos Emails de suivi brefs. L'objectif principal des communications de suivi n'est pas de documenter en détail chaque aspect d'une réunion, mais de s'assurer que l'acheteur reçoit les informations dont il a besoin pour avancer sereinement dans le processus.
Vous avez du mal à vous souvenir de tous les détails pertinents d'une réunion lorsque vous rédigez un Email de suivi ? N'ayez crainte, Apollo est là pour vous. Lorsque vous autorisez Apollo à enregistrer vos conversations, l'IA d'Apollo analyse la transcription de la réunion et rédige des Emails de suivi personnalisés pour vous.
Mener une découverte interactive et une analyse de sentiment
Même si vous vous engagez à pratiquer l'écoute active et à être pleinement présent pendant une réunion, il peut être difficile d'évaluer les subtilités des réponses de l'acheteur ainsi que votre propre ton. Si vous faites partie d'une équipe commerciale, demandez à votre manager et à vos coéquipiers d'évaluer vos appels et de vous aider à repérer les points faibles de votre argumentaire de vente.
Au-delà de la touche humaine, l'IA offre des possibilités pour vous coacher vous-même et effectuer une analyse de sentiment de vos appels. Utilisez l'IA « ask anything » d'Apollo ou un autre outil d'IA pour interroger les transcriptions de vos réunions et celles de vos coéquipiers. Les prompts d'IA suivants peuvent vous aider à identifier les points à améliorer :
- Ai-je omis de répondre à certaines questions de l'acheteur ?
- Comment décririez-vous le ton de l'acheteur tout au long de l'appel ?
- L'acheteur semblait-il préférer le produit d'un concurrent au mien ?
- (Lors de l'évaluation de plusieurs enregistrements de conversations) Quelles étaient les objections les plus fréquentes soulevées par les acheteurs dans ces appels ? Mes coéquipiers y ont-ils répondu de manière satisfaisante ?
En savoir plus
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