Vue d'ensemble
Les réunions et les conversations dans Apollo vont ensemble comme le beurre de cacahuète et le chocolat. Apollo Meetings permet aux prospects de réserver un créneau dans votre calendrier et vous aide à vous préparer efficacement à une réunion. Vous pouvez ensuite utiliser les conversations pour enregistrer vos réunions vidéo, accéder à des insights puissants à partir de la transcription et simplifier les actions de suivi.
Lorsque vous comprenez comment configurer et utiliser ensemble les réunions et les conversations, vous pouvez vous concentrer sur des échanges pertinents avec vos prospects idéaux et, au final, améliorer vos taux de conversion des réunions commerciales.
Les sections suivantes vous présentent les étapes les plus importantes à suivre dans Apollo pour utiliser les réunions et les conversations de manière fluide. Vous apprendrez également comment augmenter vos chances d'obtenir plus de réunions et de conclure davantage d'opportunités.
Comprendre le scénario
David est directeur de l'innovation chez Big Company. Vous pensez que son entreprise correspond à votre profil client idéal (ICP), vous essayez donc d'obtenir des réunions avec lui et son équipe pour discuter de votre produit. Vous avez échangé avec David lors d'un appel à froid, et il a montré de l'intérêt pour une discussion plus approfondie. Êtes-vous prêt à rencontrer David et son équipe pour conclure une opportunité ?
Ce cas d'usage va vous guider à travers les processus humains et techniques à suivre pour augmenter vos chances de transformer les réunions avec les prospects de Big Company en contrats gagnés. En suivant ce cas d'usage, vous vous assurez que :
- David et son équipe peuvent facilement réserver des réunions avec vous.
- Les réunions vidéo sont enregistrées automatiquement et ces enregistrements sont disponibles pour une analyse plus approfondie.
- Vous comprenez les étapes essentielles à suivre avant, pendant et après les réunions pour augmenter vos chances de transformer ces réunions en opportunités conclues.
Configurer et utiliser les réunions
David et son équipe sont prêts à vous rencontrer. Vous souhaitez lui permettre de réserver directement un créneau dans votre calendrier via un lien de réunion depuis Apollo.
Suivez les étapes ci-dessous pour configurer et utiliser les réunions dans Apollo :
Connecter votre calendrier à Apollo
La connexion de votre calendrier à Apollo permet aux prospects de réserver directement des réunions avec vous.
Ouvrez Apollo et cliquez sur Réunions > Connecter votre calendrier.
Pour changer de calendrier connecté, accédez à l'onglet Disponibilité et outils . Cliquez sur Déconnecter pour le calendrier connecté, puis connectez-en un autre.
Fournir des liens de réunion aux prospects
Maintenant que votre calendrier est connecté, vous pouvez fournir à des prospects comme David des liens de réunion qu'ils peuvent utiliser pour réserver des réunions avec vous. Lorsqu'un prospect clique sur un lien de réunion, il peut consulter une version actualisée de votre calendrier avec les créneaux disponibles.
Dans ce scénario, vous allez réserver une réunion exploratoire de 30 minutes avec David et son équipe chez Big Company. Pour cela, accédez à l'onglet Pages de planification et cliquez sur Copier le lien pour votre page de réunion de 30 minutes.
Lorsque vous envoyez à David le lien de réunion, il peut réserver un créneau en fonction de vos disponibilités mises à jour. Pour effectuer des ajustements, accédez à l'onglet Disponibilité et outils et modifiez les options dans Définir votre disponibilité par défaut section.
Pour plus de détails sur les liens de réunion et les types de réunion dans Apollo, consultez Créer et gérer des réunions.
Afficher les réunions à venir
À mesure que les prospects réservent des réunions avec vous, votre calendrier connecté se met automatiquement à jour avec ces réunions.
Pour afficher toutes les réunions à venir avec des prospects dans un seul endroit, accédez à l'onglet Toutes les réunions , puis remplacez la vue par À venir. À partir de là, vous pouvez afficher toutes vos réunions à venir et accéder aux liens pour les rejoindre.
Ce cas d'usage montre comment fournir des liens de réunion de base via Apollo, mais vous pouvez faire bien plus avec les réunions. Pour en savoir plus sur les réunions dans Apollo, par exemple la configuration d'inbound routers pour filtrer les prospects et l'intégration de vos formulaires web avec les réunions, consultez Vue d'ensemble des réunions.
Configurer et utiliser Conversations
David et son équipe chez Big Company ont réservé une réunion de 30 minutes avec vous à l'aide du lien que vous avez fourni. Pour rester au meilleur de votre forme pendant l'appel, vous souhaitez vous assurer qu'Apollo enregistre automatiquement la réunion pour vous. Cela vous permet de réduire la prise de notes manuelle et d'entrer directement dans la conversation pour vous concentrer sur les besoins de David et de son équipe.
Suivez les étapes ci-dessous pour configurer et utiliser Conversations dans Apollo :
Activer l'enregistrement de Conversations
Lorsque vous cliquez pour la première fois sur Conversations, Apollo affiche une bannière en haut de la page si vous n'êtes pas administrateur du compte Apollo de votre équipe. Cliquez sur Activer l'enregistreur Apollo dans cette bannière pour activer Conversations.
Par défaut, Apollo active l'enregistrement pour les 3 plateformes de visioconférence (Zoom, Google Meet et Microsoft Teams) pour les réunions que vous organisez avec des participants externes. Il vous suffit de cliquer sur Terminer pour activer l'enregistrement de Conversations.
Lorsque vous le faites, Apollo détecte les réunions à venir en fonction des calendriers de vos boîtes mail connectées et planifie automatiquement l'enregistrement des réunions éligibles.
Si vous êtes administrateur Apollo, consultez Configurer et utiliser Conversations pour plus d'informations sur le processus complet de configuration pour votre équipe.
Vérifier la présence de l'enregistreur Apollo
Vous avez rejoint la réunion vidéo avec David et ses coéquipiers chez Big Company. Mais attendez, il vous manque peut-être un participant important : l'enregistreur Apollo !
L'enregistreur Apollo doit rejoindre une réunion pour qu'Apollo puisse l'enregistrer. Lorsque vous souhaitez enregistrer une réunion, vérifiez la liste des participants pour voir si l'enregistreur Apollo est présent. Vous devrez peut-être l'autoriser manuellement à rejoindre la réunion depuis une salle d'attente.
Si l'enregistreur n'est pas dans la salle d'attente, vous pouvez toujours l'ajouter manuellement pour vous assurer qu'Apollo peut enregistrer la réunion. Pour ce faire, lancez Apollo et cliquez sur Conversations > Enregistrer maintenant et fournissez l'URL de la réunion.
Vous enregistrez automatiquement les conversations et utilisez l'IA d'Apollo pour analyser les enregistrements et envoyer des emails de suivi. Si vous voulez améliorer votre manière de gérer les réunions, une touche humaine reste indispensable. Consultez Coacher les équipes avec Conversations pour découvrir comment demander des retours sur vos appels à votre responsable et à vos coéquipiers, et leur fournir des retours en retour.
Préparer les réunions
Vous avez configuré des réunions et des conversations avec succès. Cela signifie que des prospects comme David peuvent réserver des réunions directement avec vous et qu'Apollo enregistre automatiquement ces réunions pour vous. Vous êtes maintenant prêt à préparer ces réunions avec des prospects.
Si vous n'avez jamais rencontré un prospect, prenez le temps d'étudier ses besoins et attentes potentiels. Par exemple, vous avez identifié que David est Director of Innovation chez Big Company. Vous devez approfondir vos recherches sur Big Company pour déterminer dans quels secteurs l'entreprise opère, son nombre d'employés, les dernières actualités propres à l'entreprise et au secteur, ainsi que d'autres éléments pertinents pour votre argumentaire commercial. Ensuite, comparez ces données démographiques à vos produits pour déterminer quels points de friction vous cherchez probablement à résoudre, puis adaptez votre discours autour de ces points clés en préparation de la conversation.
Pour consulter ces informations de base, accédez à une page de compte dans Apollo et consultez la section Insights.
Pour une préparation de réunion plus approfondie, l'IA d'Apollo vous permet d'étudier rapidement divers Insights avant réunion, de la synthèse des priorités de l'entreprise à l'identification des parties prenantes clés de la réunion. L'IA génère ces Insights en analysant les données d'Apollo et en effectuant des recherches sur le web.
Avec autant d'Insights avant la réunion, vous pouvez plus facilement définir les objectifs de la réunion avec David et son équipe. Incluez un ordre du jour avec un aperçu des sujets, ainsi que tout document préparatoire, afin qu'ils sachent à quoi s'attendre pendant l'appel.
Pour obtenir davantage de conseils sur la façon de bien préparer vos réunions, consultez Bonnes pratiques pour les réunions.
Assurer le suivi des réunions à l'aide des enregistrements de conversations
Vous avez soigneusement préparé la réunion avec David et son équipe chez Big Company, et vous avez échangé de manière réfléchie avec les prospects pour identifier et traiter leurs points de friction spécifiques. Vous n'êtes pourtant pas encore au bout du processus. Pour conclure réellement l'opportunité, vous devez suivre plusieurs étapes après la réunion afin de vous assurer que d'autres réunions sont réservées (si nécessaire) et que Big Company est à l'aise avec l'achat de votre produit.
Accéder aux enregistrements de conversations et aux Insights
Avant la réunion avec David, vous avez activé l'enregistrement automatique de la réunion dans Apollo et vous êtes assuré que l'enregistreur Apollo rejoignait la réunion. Vous pouvez maintenant utiliser cet enregistrement de conversation pour analyser et interroger la transcription de la réunion afin d'identifier des Insights précis. Cette analyse peut ensuite être utilisée pour envoyer des communications de suivi à David.
Pour accéder à l'enregistrement, ouvrez Apollo et cliquez sur Conversations. Cliquez ensuite sur le titre de la réunion.
Apollo fournit automatiquement un bref résumé de la réunion que vous pouvez consulter, y compris le résultat, la discussion tarifaire, les prochaines étapes à suivre et les objections du prospect. Pour obtenir des Insights de conversation plus précis à l'aide de l'IA d'Apollo, cliquez sur Posez n'importe quelle question sur cette réunion et demandez à l'IA d'analyser des questions spécifiques à partir de l'enregistrement. Par exemple, vous pouvez effectuer une analyse de sentiment en demandant Based on David's tone, was he happy with the answers I provided on pricing?.
Planifier la prochaine réunion
Même si la première réunion avec David s'est bien passée, il a mentionné quelques objections potentielles à la fin de l'appel. Plus précisément, il veut vérifier si votre produit peut réellement prendre en charge l'analyse de données que son équipe effectue quotidiennement. Ne laissez pas les objections de David s'installer ! Vous devriez envoyer un message de suivi sous 48 heures ouvrées, en récapitulant brièvement la réunion, en incluant les actions à mener et en fournissant des informations complémentaires qui répondent spécifiquement à son objection.
Si David a indiqué que vous deviez reparler, incluez de manière proactive une invitation de calendrier à une réunion de suivi et encouragez son équipe à l'accepter. S'il n'a pas mentionné de réunion de suivi, vous devez inclure un autre lien de réunion et souligner qu'il peut réserver n'importe quel créneau disponible pour lui.
Vous devez toujours effectuer un suivi rapidement avec un prospect et ne jamais laisser ses objections sans réponse. Les prospects ne répondent pas à toutes les demandes de réunion ni à tous les messages de suivi, mais vous devez rester persévérant pour conclure des opportunités.
À vous de jouer
Pour découvrir comment faire plus avec les réunions et les conversations dans Apollo, consultez les cours gratuits d'Apollo Academy Planifier et gérer des réunions avec Apollo et Utiliser l'enregistrement d'appels alimenté par l'IA pour conclure plus d'opportunités
Quand vous êtes prêt, rendez-vous dans Apollo et commencez avec Réunions et Conversations !