Aperçu.
Les réunions et les conversations sur Apollo sont inséparables, comme le beurre de cacahuète et le chocolat. Les réunions Apollo permettent aux prospects de réserver du temps sur votre calendrier et vous aident à vous préparer efficacement à une réunion. Vous pouvez ensuite utiliser les conversations pour enregistrer vos réunions vidéo, accéder à des informations précieuses issues de la transcription et simplifier les actions de suivi. __KEEP_0000__
Lorsque vous comprenez comment configurer et utiliser les réunions et les conversations ensemble, vous pouvez vous concentrer sur la création de conversations significatives avec vos prospects idéaux, et, en fin de compte, améliorer les taux de conversion de vos réunions commerciales.
Les sections suivantes vous guideront à travers les étapes les plus importantes que vous devez suivre dans Apollo pour utiliser les réunions et les conversations de manière optimale. Vous pouvez également découvrir comment augmenter vos chances de programmer davantage de réunions et de conclure des affaires.
Comprenez le contexte.
David est le directeur de l'innovation chez Big Company. Vous pensez que son entreprise correspond à votre profil de client idéal (ICP), et vous essayez donc d'obtenir des rendez-vous avec lui et son équipe pour leur présenter votre produit. Vous avez contacté David par téléphone, et il a manifesté son intérêt pour avoir une discussion plus approfondie. Êtes-vous prêt(e) à rencontrer David et son équipe pour conclure une affaire ?
Ce cas d'utilisation vous guidera à travers les processus, tant humains que technologiques, que vous devez suivre pour augmenter vos chances de transformer les réunions avec les prospects de la grande entreprise en opportunités commerciales fructueuses. En suivant ce cas d'utilisation, vous vous assurerez que :
- David et son équipe peuvent facilement programmer des réunions avec vous.
- Les réunions vidéo sont enregistrées automatiquement, et ces enregistrements sont disponibles pour une analyse ultérieure. __KEEP_0000__
- Vous comprenez les étapes cruciales que vous devez suivre avant, pendant et après les réunions afin d'augmenter vos chances de transformer ces réunions en contrats conclus.
Configurer et utiliser les réunions.
David et son équipe sont prêts à se rencontrer. Vous souhaitez lui permettre de réserver un créneau de réunion directement dans votre calendrier, via un lien de réunion provenant d'Apollo.
Suivez les étapes suivantes pour configurer et utiliser les réunions dans Apollo :
Connectez votre calendrier à Apollo.
Connexion de votre calendrier.Avec Apollo, les prospects peuvent prendre directement rendez-vous avec vous.
Lancez Apollo et cliquez sur __KEEP_0000__.Réunions. > Connectez votre calendrier..
Pour modifier le calendrier connecté, veuillez vous rendre dans les paramètres. __KEEP_0000__Disponibilité et outils.Onglet. Cliquez sur __KEEP_0000__.Déconnexion. __KEEP_0000__Pour le calendrier connecté, veuillez alors connecter un autre calendrier.
Fournissez des liens vers des réunions aux prospects. __KEEP_0000__
Maintenant que vous avez connecté votre calendrier, vous pouvez fournir aux prospects, comme David, des liens vers des réunions qu'ils peuvent utiliser pour prendre rendez-vous avec vous. Lorsque le prospect clique sur un lien de réunion, il peut consulter une version mise à jour de votre calendrier, avec les créneaux horaires disponibles.
Pour ce scénario, vous allez programmer une réunion exploratoire d'une durée de 30 minutes avec David et son équipe chez Big Company. Pour ce faire, veuillez vous rendre sur...Pages de planification.Cliquez sur l'onglet et __KEEP_0000__.Copier le lien.pour votre page de prise de rendez-vous de 30 minutes.
Lorsque vous envoyez le lien de réunion à David, il peut réserver des créneaux en fonction de votre disponibilité mise à jour. Pour effectuer des modifications, veuillez vous rendre dans le __KEEP_0000__.Disponibilité et outils.cliquez sur l'onglet et modifiez les options. __KEEP_0000__Définissez votre disponibilité par défaut.section.
Pour plus de détails concernant les liens de réunion et les types de réunion dans Apollo, veuillez consulter __KEEP_0000__.Créez et gérez vos réunions..
Consulter les réunions à venir.
Lorsque les prospects prennent rendez-vous avec vous, votre calendrier synchronisé se met automatiquement à jour avec ces rendez-vous. __KEEP_0000__
Pour consulter l'ensemble de vos prochains rendez-vous avec des prospects en un seul endroit, veuillez vous rendre sur __KEEP_0000__.Toutes les réunions.Cliquez sur l'onglet, puis modifiez l'affichage.À venir.À partir de cet écran, vous pouvez consulter tous vos prochains rendez-vous et accéder aux liens pour y participer.
Cet exemple illustre comment fournir des liens de réunion de base via Apollo, mais vous pouvez faire bien plus avec les réunions. Pour plus d'informations sur les réunions Apollo, notamment pour configurer des routeurs entrants afin de filtrer les prospects et pour intégrer vos formulaires web aux réunions, veuillez consulter __KEEP_0000__.Aperçu des réunions..
Configuration et utilisation des conversations.
David et son équipe de Big Company ont programmé une réunion de 30 minutes avec vous en utilisant le lien que vous avez fourni. Pour être au meilleur de votre forme tout au long de l'appel, vous souhaitez vous assurer qu'Apollo enregistre automatiquement la réunion. Cela vous permet de réduire la prise de notes manuelle et de vous concentrer directement sur la conversation pour répondre aux besoins de David et de son équipe.
Suivez les étapes suivantes pour configurer et utiliser les conversations dans Apollo :
Activer l'enregistrement des conversations.
Lorsque vous cliquez pour la première fois sur __KEEP_0000__.Conversations.Si vous n'êtes pas un administrateur du compte Apollo de votre équipe, Apollo affiche une bannière en haut de la page. Cliquez sur __KEEP_0000__.Activez l'enregistreur __KEEP_0000__ Apollo.Cliquez sur ce bandeau pour activer les conversations.
Par défaut, Apollo active l'enregistrement pour les trois plateformes de visioconférence (Zoom, Google Meet et Microsoft Teams) lors des réunions que vous animez avec des participants externes. Vous n'avez qu'à cliquer sur __KEEP_0000__.Terminé.pour activer l'enregistrement des conversations.
Lorsque vous faites cela, Apollo détecte les réunions à venir en fonction des calendriers de vos __KEEP_0000__.boîtes de réception connectées.et programme automatiquement les réunions éligibles pour qu'elles soient enregistrées.
Si vous êtes un administrateur d'Apollo, veuillez consulter __KEEP_0000__.Configuration et utilisation des conversations.Pour plus d'informations sur le processus de configuration complet pour votre équipe.
Vérifiez la fonctionnalité d'enregistrement d'Apollo.
Vous avez rejoint la réunion vidéo avec David et ses collègues de la société Big Company. Mais attention, vous pourriez ne pas avoir l'un des participants importants : l'enregistreur __KEEP_0000__ Apollo !
L'enregistreur Apollo doit participer à une réunion afin qu'Apollo puisse l'enregistrer. Lorsque vous souhaitez enregistrer une réunion, vérifiez la liste des participants pour l'enregistreur Apollo. Il se peut que vous deviez autoriser manuellement sa participation à la réunion depuis une salle d'attente.
Si l'enregistreur n'est pas dans la salle d'attente, vous pouvez toujours l'ajouter manuellement pour vous assurer qu'Apollo puisse enregistrer la réunion. Pour ce faire, lancez Apollo et cliquez sur...Conversations. > Enregistrez maintenant.et fournissez la date de la réunion URL.
Vous enregistrez automatiquement les conversations et vous utilisez les fonctionnalités d'Apollo pour analyser ces enregistrements et envoyer des e-mails de suivi. Si vous souhaitez améliorer la manière dont vous gérez les réunions, l'élément humain reste essentiel. Veuillez consulter AI.Accompagnez vos équipes grâce aux conversations.Pour savoir comment vous pouvez demander à votre responsable et à vos collègues de vous donner leur avis sur vos appels, et comment vous pouvez, à votre tour, fournir des commentaires.
Préparation des réunions.
Vous avez configuré avec succès les réunions et les conversations. Cela signifie que des prospects comme David peuvent prendre rendez-vous directement avec vous, et qu'Apollo enregistre automatiquement ces réunions pour vous. Vous êtes maintenant prêt(e) à préparer ces réunions avec les prospects.
Si vous n'avez jamais rencontré un prospect, prenez le temps de vous renseigner sur ses besoins et ses attentes potentielles. Par exemple, vous avez constaté que David est le directeur de l'innovation chez Big Company. Vous devriez approfondir vos recherches sur Big Company afin de déterminer les secteurs dans lesquels elle opère, son effectif, les dernières actualités concernant l'entreprise et le secteur, ainsi que d'autres facteurs pertinents pour votre argumentaire de vente. Ensuite, comparez ces données démographiques à vos produits pour déterminer les problèmes que vous essayez probablement de résoudre, et adaptez votre présentation en vous concentrant sur ces points clés, afin de vous préparer à la conversation. __KEEP_0000__
Pour consulter ces informations de base, veuillez vous rendre sur la page d'un compte dans __KEEP_0000__ Apollo et examiner les informations qui y sont présentées.Informations.section.
Pour une préparation de réunion plus approfondie, la fonctionnalité AI d'Apollo vous permet de réaliser rapidement des recherches sur une grande variété de sujets.Informations préliminaires avant la réunion., de la synthèse des priorités de l'entreprise à l'identification des principaux interlocuteurs lors de la réunion. Le système génère ces informations en analysant les données d'Apollo et en effectuant des recherches sur le web.
Avec autant d'informations disponibles avant la réunion, vous pouvez plus facilement définir les objectifs de la réunion avec David et son équipe. Veuillez inclure un ordre du jour présentant les sujets abordés, ainsi que tout document préparatoire afin qu'ils sachent ce qu'ils peuvent attendre de cet appel.
Pour obtenir davantage de conseils sur la manière de bien vous préparer aux réunions, consultez __KEEP_0000__.Meilleures pratiques pour les réunions..
Assurez le suivi de vos réunions en utilisant les enregistrements des conversations.
Vous vous êtes méticuleusement préparé pour la réunion avec David et son équipe chez Big Company, et vous avez interagi attentivement avec les prospects afin de comprendre et de résoudre leurs problèmes spécifiques. Vous n'êtes pas encore arrivé au terme de ce processus. Pour conclure réellement l'accord, vous devez suivre plusieurs étapes après la réunion afin de garantir que d'autres réunions soient programmées (si nécessaire) et que Big Company se sente à l'aise pour acheter votre produit. __KEEP_0000__
Accédez aux enregistrements des conversations et aux analyses.
Avant la réunion avec David, vous avez activé la fonction d'enregistrement automatique d'Apollo et vous avez vérifié que l'enregistreur d'Apollo avait bien rejoint la réunion. Vous pouvez maintenant utiliser cet enregistrement de la conversation pour analyser la transcription de la réunion et identifier des informations spécifiques. Cette analyse peut ensuite être utilisée pour envoyer des communications de suivi à David.
Pour accéder à l'enregistrement, lancez Apollo et cliquez sur __KEEP_0000__.Conversations.Cliquez ensuite sur le titre de la réunion.
Apollo fournit automatiquement un bref résumé de la réunion que vous pouvez consulter, comprenant les résultats, les discussions sur les prix, les prochaines étapes à suivre et les objections exprimées par le prospect. Pour __KEEP_0000__.Découvrez des informations plus précises sur vos conversations grâce à la fonctionnalité AI d'Apollo., cliquez sur __KEEP_0000__.N'hésitez pas à poser toutes les questions que vous avez concernant cette réunion.et demandez à l'AI de rechercher des informations spécifiques en se basant sur l'enregistrement. Par exemple, vous pouvez effectuer une analyse de sentiment en demandant...Based on David's tone, was he happy with the answers I provided on pricing?.
Programmer la prochaine réunion.
Bien que la première réunion avec David se soit bien passée, il a mentionné certains objections potentielles à la fin de l'appel. Plus précisément, il souhaite vérifier si votre produit est réellement capable de gérer les analyses de données que son équipe effectue quotidiennement. Ne laissez pas les objections de David traîner ! Vous devriez envoyer un __KEEP_0000__.message de suivi.Dans les 48 heures de bureau, veuillez résumer brièvement la réunion, en incluant les éventuelles actions à entreprendre, et fournir des informations plus détaillées qui répondent spécifiquement à ses objections.
Si David vous a demandé de reprendre contact, incluez proactivement une invitation à une réunion de suivi dans votre calendrier et encouragez son équipe à l'accepter. Si David n'a pas mentionné de réunion de suivi, vous devriez inclure un autre lien vers une réunion et souligner qu'il peut choisir parmi les créneaux horaires disponibles. __KEEP_0000__
Vous devez toujours relancer rapidement un prospect et ne jamais laisser aucune de ses objections sans réponse. Les prospects ne répondront pas à toutes les demandes de rendez-vous ou à tous les messages de suivi, mais vous devez persévérer pour conclure des affaires.
C'est maintenant à vous de jouer.
Pour découvrir comment tirer davantage de votre utilisation des réunions et des conversations dans __KEEP_0000__ Apollo, consultez les cours gratuits de l'Apollo Academy.Comment programmer et gérer vos réunions avec Apollo.et __KEEP_0000__Comment utiliser l'enregistrement d'appels alimenté par AI pour conclure davantage de ventes.
Lorsque vous êtes prêt, connectez-vous à Apollo et commencez à l'utiliser.Réunions.et __KEEP_0000__Conversations.!