Configurer des réunions

Vue d'ensemble

Réunions sur Apollo permettent à vos prospects de planifier des rendez-vous avec vous sans de nombreux allers-retours administratifs. Pour commencer, connectez votre calendrier, définissez un lieu par défaut comme Zoom ou Microsoft Teams, puis configurez vos préférences de réunion, comme vos horaires de travail par défaut.

Consultez les sections suivantes pour configurer les réunions.

Étape 1 : Connectez votre calendrier

Si vous avez déjà lié votre boîte mail à Apollo, vous avez déjà rendu votre calendrier accessible à Apollo. Vous pouvez ignorer cette partie de la configuration et commencer à définir vos préférences de réunion.

Si vous n'avez pas lié de boîte mail, vous devez connecter votre calendrier pour commencer à utiliser les réunions. Pour cela :

1. Ouvrez Apollo et cliquez sur Réunions.
2. Cliquez sur Connecter votre calendrier.

3. Apollo préremplit votre adresse Email. Pour connecter un calendrier avec une autre adresse Email, saisissez-la dans le champ Email. Ensuite, cliquez sur Connecter.

4. Cliquez sur OK.

Votre calendrier est maintenant connecté. Ensuite, définissez vos préférences de réunion.

Étape 2 : Définir les préférences de réunion

Apollo vous invite à configurer vos préférences de réunion immédiatement après avoir connecté votre calendrier. Accédez à Réunions > Disponibilité et outils pour ajuster vos préférences de réunion à tout moment.

Vous pouvez personnaliser les paramètres de réunion suivants :

• Votre lien de réunion personnel
• Lieu de réunion par défaut
• Branding personnalisé
• Disponibilité par défaut

Lien de réunion personnel

Par défaut, Apollo génère un lien de réunions personnel à partir du nom d'utilisateur de votre compte.

Pour personnaliser votre lien de réunion personnel :

1. Saisissez un nouveau texte pour l'URL, sans espaces.
2. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Vous avez maintenant personnalisé votre lien de réunions personnel.

Lieu de réunion par défaut

Le lieu de réunion par défaut correspond à l'application de visioconférence ou au lien personnalisé où se déroulent vos réunions.

Pour définir votre lieu de réunion par défaut :

1. Cliquez sur Connecter à côté de votre application de visioconférence préférée, ou saisissez une URL personnalisée dans le champ de lien.

2. Si vous avez connecté plusieurs applications de visioconférence, cliquez sur ... > Définir par défaut pour définir votre application de visioconférence préférée.

Vous avez maintenant défini votre lieu de réunion par défaut.

Image de marque personnalisée

Vous pouvez ajouter un logo personnel, d'équipe ou d'entreprise pour personnaliser vos invitations à des réunions.

Pour ajouter une image de marque personnalisée :

1. Cliquez sur Téléverser un logo et choisissez une image .jpg, .jpeg ou .png.

2. Recadrez votre image, puis cliquez sur Enregistrer le logo.

Vous avez maintenant configuré une image de marque personnalisée pour vos réunions.

Disponibilité par défaut

Apollo ajoute automatiquement votre fuseau horaire et définit par défaut votre disponibilité du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure locale.

Pour ajuster votre disponibilité par défaut :

1. Cliquez sur Fuseau horaire actuel pour ajuster votre fuseau horaire.

2. Cochez les jours que vous souhaitez rendre disponibles aux prospects lorsqu'ils réservent une réunion avec vous. Définissez ensuite vos créneaux horaires disponibles à côté de chaque jour sélectionné.

3. (Facultatif) Vous pouvez ajouter plus d'un créneau horaire par jour. Cela peut être utile si vous souhaitez prévoir des pauses ou réserver du temps pour vous concentrer sur des projets ou des tâches. Cliquez sur + à côté d'un jour, puis configurez votre disponibilité. Cliquez sur l'icône corbeille pour supprimer un créneau horaire.

4. Pour vous laisser du temps entre les événements planifiés, cochez Avant ou Après et sélectionnez le temps que vous souhaitez laisser avant et après chaque événement du calendrier.
5. Par défaut, Apollo applique un préavis minimum de planification d'1 heure pour éviter que des prospects ne réservent des réunions de dernière minute avec vous. Ajustez le paramètre préavis minimum de planification selon vos besoins.

6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Votre disponibilité par défaut est maintenant configurée.

Maintenant que vous avez configuré les réunions, vous pouvez afficher votre calendrier directement dans Apollo et créer et gérer des réunions avec des prospects.

Étapes suivantes

Une fois les bases de vos réunions en place, voici quelques étapes pertinentes pour vous aider, vous et votre équipe, à transformer la planification en un processus de réservation plus fluide et plus évolutif.