Panoramica
Hai svolto l'attività di prospecting in modo efficace e fissato riunioni con i potenziali clienti. Sei pronto a gestire al meglio queste riunioni e trasformarle in trattative chiuse?
Le sezioni seguenti descrivono le best practice che Apollo consiglia per gestire in modo efficace il prima, il durante e il dopo delle tue riunioni di vendita.
Preparati per le riunioni
Non prepararsi significa prepararsi a fallire.
-Benjamin Franklin
A tutti è capitato di essere invitati a riunioni senza un ordine del giorno o obiettivi chiari, e tutti hanno inevitabilmente provato frustrazione quando queste riunioni risultano improduttive e disorganizzate. Non commettere l'errore di non essere preparato!
Se un potenziale cliente ha mostrato abbastanza interesse per il tuo prodotto da fissare una riunione, dovresti prepararti in modo da dimostrargli che sei pronto a rispondere alle sue domande e ad affrontare le sue preoccupazioni.
Definisci gli obiettivi della riunione
Per assicurarti che tu e i potenziali clienti siate allineati sulla discussione che seguirà, aggiungi i seguenti elementi all'invito sul calendario:
- Obiettivi: Sono gli obiettivi specifici di una riunione. Descrivi cosa vuoi ottenere entro la fine della conversazione. Ad esempio, se vuoi mostrare una demo di una determinata funzionalità che il potenziale cliente ha indicato come interessante, potresti scrivere: "Mostrare la demo della funzionalità X e assicurarsi che il tuo team capisca come risolve i problemi Y e Z."
- Ordine del giorno: È una scaletta strutturata degli argomenti da trattare durante la riunione. L'ordine del giorno dovrebbe elencare gli argomenti in base alla loro importanza per il potenziale cliente e includere una suddivisione realistica del tempo per ciascun punto, così da evitare di trascorrere l'intera riunione a discutere un solo aspetto. Se conduci la riunione insieme ad altri, specifica se sarai tu o un collega a gestire ciascuna parte dell'ordine del giorno.
- Materiale preparatorio: È un documento che fornisce informazioni chiave e contesto sugli argomenti da discutere, come link alle landing page del sito web aziendale che trattano determinati temi o dettagli sulle certificazioni di sicurezza possedute dalla tua azienda che potrebbero essere fondamentali per consentire ai potenziali clienti di procedere nel processo di acquisto. Un materiale preparatorio consente ai potenziali clienti di prepararsi alla conversazione con te e garantisce che l'ordine del giorno non si blocchi su determinati argomenti.
Definire obiettivi chiari per una riunione ti permette di usare il tempo in modo efficiente. Inoltre, fornendo in anticipo ai potenziali clienti un ordine del giorno chiaro, possono orientare la conversazione prima della riunione ed evitare frustrazioni durante l'incontro.
Comprendi il potenziale cliente
Se non hai mai incontrato un potenziale cliente, prenditi il tempo per analizzare le sue possibili esigenze e aspettative. Identifica la sua qualifica, azienda e settore, quindi confronta questi dati con i tuoi prodotti per capire quali pain point sta probabilmente cercando di risolvere. Quando un potenziale cliente corrisponde a un profilo cliente consolidato per il tuo prodotto, usa talk track per prepararti alla conversazione.
Dovresti anche analizzare la sua attività online. In particolare, concentrati sull'attività recente su LinkedIn, come post e interazioni con i post di altri. Questi dettagli possono offrire un quadro più chiaro delle priorità e degli interessi di un potenziale cliente. Puoi usare una combinazione di ricerca AI e Workflow in Apollo per automatizzare attività ripetitive come l'analisi dell'attività online e il riepilogo dei post LinkedIn.
Se ti stai preparando per una riunione di follow-up, sfrutta le conoscenze acquisite dalle interazioni precedenti con il contatto per prepararti meglio alla conversazione. Che si tratti delle trascrizioni delle conversazioni o delle note nel tuo CRM, dovresti identificare i seguenti elementi e prepararti a discuterli:
- Elementi di azione: Assicurati di aver completato tutti gli elementi di azione che ti sono stati assegnati nella riunione precedente oppure di aver documentato un piano per completarli. Aggiungi gli elementi di azione all'ordine del giorno e assegna del tempo per discuterli.
- Obiezioni: Affronta eventuali obiezioni ancora aperte da parte del potenziale cliente. Anche in questo caso, aggiungi le obiezioni all'ordine del giorno della riunione e riserva tempo sufficiente per affrontarle in modo adeguato. Quando possibile, dovresti anche aggiungere al materiale preparatorio informazioni che forniscano contesto alle obiezioni del potenziale cliente.
Apollo fornisce Insights pre-riunione che possono aiutarti a prepararti in modo più efficiente. Gli Insights possono includere informazioni sulle priorità di un'azienda, l'identificazione dei decision maker in una riunione e il riepilogo delle obiezioni emerse nelle riunioni precedenti. Consulta Ricerca e preparati per le prossime riunioni per saperne di più.
Comprendi il contesto aziendale più ampio
Dovresti anche acquisire familiarità con l'attività del potenziale cliente. Oltre ad analizzare l'azienda e i prodotti del potenziale cliente, dovresti prestare attenzione al contesto aziendale più ampio in cui opera.
Analizza in anticipo i seguenti aspetti prima di una riunione per comprendere meglio le esigenze e i pain point del potenziale cliente:
- Principali notizie di settore
- Annunci dei concorrenti
- Assunzioni in aree dell'azienda collegate ai tuoi prodotti
- Recenti round di finanziamento conclusi
- Buyer intent per categorie di prodotti correlate alla tua
- L'attuale stack tecnologico dell'azienda
Identifica gli stakeholder
Come parte della tua ricerca pre-riunione, dovresti analizzare l'account per identificare gli stakeholder e i loro ruoli nel processo di acquisto. È più difficile chiudere trattative quando non sai quali contatti nell'account stanno effettivamente prendendo decisioni di acquisto, quali stanno influenzando tali decisioni e quali invece non sono realmente coinvolti nel processo.
La mappatura degli stakeholder è anche un primo passaggio fondamentale nei tuoi sforzi di multithreading. Più avanti, quando incontrerai i prospect, questi sforzi includeranno l'ampliamento e l'affinamento del tuo elenco di stakeholder mentre fai domande durante le riunioni.
Le indicazioni seguenti ti aiuteranno a distinguere i diversi ruoli degli acquirenti:
| Ruolo dell'acquirente | Descrizione | Frasi comuni |
|---|---|---|
| Decision-maker | È il contatto che mantiene l'autorità finale sull'approvazione di un acquisto. Deve valutare le opzioni disponibili e analizzare le conseguenze per la propria organizzazione nell'acquisto di un prodotto, anche se potrebbe non usare personalmente il prodotto. Se un contatto sta cercando di raggiungere un consenso nel proprio team su una decisione, probabilmente è il decision-maker del gruppo. Come parte del processo di discovery, dovresti determinare quale contatto in un account è il decision-maker, perché non potrai chiudere la trattativa senza la sua approvazione. |
"Quanto costerà? Dovremo capire se è in linea con il nostro budget." "Che tipo di ROI vedono in genere i tuoi clienti entro un anno?" "Quanto tempo richiede il processo di implementazione?" "Qualcuno del mio team ha dubbi sul procedere con la proposta?" |
| Champion | Il champion riconosce il valore del tuo prodotto e vuole procedere con l'acquisto. Può influenzare i colleghi durante il processo di acquisto. Data la sua implicazione personale nell'acquisto del tuo prodotto, potrebbe essere disposto a fornirti informazioni interne che possono aiutarti a influenzare gli altri, come KPI interni che mostrano in che modo il tuo prodotto dovrebbe rispondere alle esigenze aziendali e informazioni sui concorrenti che vengono presi in considerazione. | "Penso che questa funzionalità aiuterà davvero a risolvere uno dei nostri problemi più grandi." "Questo prodotto è molto migliore nel reporting dei dati rispetto ad alcuni concorrenti che ho valutato." "Questa funzionalità renderà il nostro lavoro molto più semplice!" |
| Influencer | Un influencer può aiutare a convincere i colleghi che acquistare il tuo prodotto è la scelta giusta, ma a differenza del champion non sosterrà attivamente il tuo prodotto né fungerà da promotore interno per te. Durante le riunioni, gli influencer si concentreranno sul potenziale impatto per il team e per l'organizzazione. | "Il nostro team vuole fare più reporting dei dati. Quali funzionalità offre il tuo prodotto in quest'area?" "Vorrei approfondire il tuo punto su quella funzionalità. Questo creerà problemi al nostro team contabile?" "Puoi spiegare come si integra con il nostro software attuale? Non vogliamo perdere tempo duplicando il lavoro." |
| Utente del prodotto | Questi contatti saranno effettivamente coloro che implementeranno e useranno il tuo prodotto. Potrebbero non avere l'influenza di un champion durante il processo di acquisto iniziale, ma le loro esperienze e frustrazioni influenzeranno i rinnovi dei contratti. Durante le riunioni, vorranno capire in che modo il tuo prodotto risponde ai loro punti critici e vorranno prove tramite case study, testimonianze ed esempi di successo dei clienti. | "Sono interessato, ma devo parlarne con il mio team." "In che modo il tuo prodotto affronta le mie sfide attuali?" "Quali vantaggi avrò usando questo prodotto?" "Al momento usiamo il prodotto di un concorrente e non riesce a fare il reporting dei dati nel modo che voglio. Il tuo prodotto è migliore in quest'area?"/td |
| Gatekeeper | Un gatekeeper controlla l'accesso ai decision-maker. Potrebbe filtrare chiamate ed Email dirette ai decision-maker, il che significa che non puoi raggiungere i contatti di cui hai bisogno senza prima ottenere la sua approvazione. Dovresti essere pronto a fornire informazioni concise che spieghino perché il tuo prodotto è importante per il decision-maker e per l'azienda. | "Il mio responsabile è molto impegnato. A cosa riguarda questa chiamata?" |
I prospect possono ricoprire più ruoli, ad esempio un champion può essere anche un decision-maker oppure un utente può essere un influencer. Prima riesci a identificare il ruolo di ciascun prospect, meglio potrai affrontare i suoi punti critici specifici e far avanzare le trattative.
Costruisci fiducia durante le riunioni
Ti sei preparato a fondo per la riunione. Ora è il momento di coinvolgere il prospect in una conversazione significativa.
Apollo ha intervistato molti esperti di vendite, thought leader e professionisti del settore per capire meglio perché alcuni team di vendita chiudono trattative e altri le perdono. In tutte queste conversazioni, questi professionisti delle vendite hanno ribadito che devi costruire fiducia con i prospect per chiudere con successo le trattative. Le indicazioni seguenti ti aiuteranno a costruire fiducia durante le riunioni.
Sii presente nel momento
Scusa, ero un po' distratto. Cosa hai detto?
-Troppe persone in troppe riunioni
Concentrati completamente sui partecipanti alla riunione. Dovresti praticare l'ascolto attivo, cioè partecipare pienamente alla conversazione e prestare attenzione sia ai segnali verbali sia a quelli non verbali. Quando un prospect dice qualcosa, mostra un interesse sincero per quello che sta dicendo, poi fai domande di approfondimento che dimostrino che hai capito il suo punto di vista.
Per aiutarti a coinvolgere in modo più efficace, chiudi email, telefono, servizi di messaggistica e qualsiasi altra cosa possa distrarti dal conoscere il prospect e i suoi punti critici. Se possibile, dovresti anche evitare di prendere appunti manualmente. La tecnologia moderna ti consente di registrare le conversazioni e farle trascrivere, riassumere e analizzare con strumenti di AI.
Fare multithreading in modo più efficace
Il multithreading è una tecnica di prospecting basata sull'account in cui costruisci più relazioni tra i tuoi profili cliente target all'interno di un account. Una ricerca citata nel libro Outbound Sales mostra che esiste una correlazione diretta tra il numero di acquirenti che partecipano a una trattativa e il valore economico della trattativa stessa.
In altre parole: per chiudere trattative più grandi, devi fare multithreading in modo più efficace!
Idealmente, le attività di multithreading dovrebbero iniziare durante la preparazione pre-riunione, quando stai identificando gli stakeholder. Analizza a fondo gli account per determinare le strutture gerarchiche e le relazioni tra i diversi team. Il multithreading ti garantisce un'altra linea di contatto per aiutarti a portare avanti una trattativa quando una si blocca.
Quando incontri un prospect, concentrati sulla costruzione di relazioni all'interno dell'account:
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Fai le domande giuste: Una volta creata sintonia durante una conversazione, fai al prospect domande che ti aiutino a capire chi altro dovrebbe essere coinvolto nel processo di acquisto. In definitiva, vuoi capire meglio come vengono prese le decisioni all'interno dell'organizzazione e identificare i champion interessati a far avanzare la trattativa.
- "Chi altro nella tua organizzazione deve essere coinvolto in questa decisione?"
- "Quale membro del tuo team approverà l'acquisto?"
- "Quali membri della tua organizzazione useranno questo prodotto più frequentemente?"
- Identifica più stakeholder: Man mano che fai domande sul processo decisionale, aggiungi altri stakeholder al tuo elenco e aggiorna i loro ruoli nel processo. Determina quali stakeholder dovresti includere nelle riunioni future e a quali vuoi inviare comunicazioni di follow-up dopo la riunione.
- Piano d'azione: Se non hai ancora creato un piano d'azione, fallo dopo la riunione. Aggiungi tutti gli stakeholder al piano d'azione e assegna le attività ai partecipanti pertinenti. Questo aiuta tutti ad assumersi la responsabilità dei passaggi successivi e coinvolge attivamente più contatti dell'account nel processo di acquisto.
Affronta obiezioni e concorrenti
Prima delle riunioni, dovresti preparare i punti chiave relativi alle obiezioni più comuni dei buyer, così come ai punti di forza e di debolezza dei tuoi concorrenti. Durante le chiamate, affronta le obiezioni appena emergono per evitare che rimangano nella mente del buyer.
Le seguenti obiezioni sono tra quelle più comuni:
| Obiezione | Esempio di risposta |
|---|---|
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Fornitore esistente Siamo soddisfatti del prodotto che stiamo già utilizzando. |
Capisco. Ti andrebbe di condividere brevemente perché siete soddisfatti di quel prodotto? Potremmo riuscire a colmare in modo più efficace le lacune lasciate da quel prodotto. |
|
Dubbi sul budget Il prodotto sembra interessante, ma non sono davvero sicuro che possiamo permettercelo. |
Beh, abbiamo alcune opzioni di prezzo diverse che potrebbero adattarsi al tuo budget attuale. Che ne dici se ti guido tra le soluzioni disponibili per ogni fascia di prezzo e come possono eliminare i punti critici del tuo team? |
|
Non è il contatto giusto Mi piace quello che offre il prodotto, ma non posso prendere decisioni di acquisto. |
Lo capisco perfettamente. Il tuo manager sarebbe la persona giusta con cui parlare? O qualcun altro nella tua organizzazione? Magari potresti inviare un'Email introduttiva per metterci in contatto. |
Fai follow-up dopo le riunioni
Anche una riunione di grande successo non porta direttamente a decisioni da parte degli acquirenti. Gli acquisti B2B complessi, in particolare, richiedono diversi cicli di comunicazioni di follow-up e altre riunioni.
Questo significa che dovresti essere pronto a inviare più Email all'interno dell'account, chiamare più numeri e usare quanto appreso nelle riunioni per prepararti alla riunione successiva.
Crea comunicazioni di follow-up personalizzate
Il prima possibile, usa la trascrizione e le note della riunione per scrivere Email di follow-up altamente personalizzate ai partecipanti. Le Email di follow-up dovrebbero includere i seguenti elementi:
- Riepilogo della riunione e azioni da intraprendere: Fornisci un breve riepilogo della riunione, inclusi gli argomenti trattati e le eventuali azioni assegnate. Questo riepilogo può essere usato come base per l'ordine del giorno della riunione successiva.
- Obiezioni e punti critici: Se non hai risposto adeguatamente alle preoccupazioni durante la chiamata, assicurati di fare follow-up con dettagli più concreti che affrontino le obiezioni dell'acquirente e sottolinea come il tuo prodotto possa risolvere i punti critici del loro team.
- Ringraziamento: Esprimi sempre la tua gratitudine all'acquirente per aver partecipato alle riunioni e aver dedicato parte della sua giornata a discutere del tuo prodotto.
Mantieni brevi le tue Email di follow-up. L'obiettivo finale delle comunicazioni di follow-up non è documentare a fondo ogni dettaglio di una riunione, ma assicurarti che l'acquirente riceva le informazioni di cui ha bisogno per sentirsi a proprio agio nel proseguire con il processo.
Fai fatica a ricordare tutti i dettagli rilevanti di una riunione quando scrivi un'Email di follow-up? Niente paura, Apollo è qui per aiutarti. Quando abiliti Apollo a registrare le tue conversazioni, l'AI di Apollo analizza la trascrizione della riunione e crea Email di follow-up personalizzate per te.
Svolgi discovery interattiva e analisi del sentiment
Anche se ti impegni nell'ascolto attivo e resti presente durante una riunione, può essere difficile valutare le sfumature delle risposte di un acquirente e il tuo stesso tono. Se fai parte di un team di vendita, chiedi al tuo manager e ai tuoi colleghi di valutare le tue chiamate e aiutarti a individuare i punti deboli del tuo pitch di vendita.
Oltre al tocco umano, l'AI offre opportunità per fare Coaching su te stesso ed eseguire l'analisi del sentiment sulle tue chiamate. Usa l'AI di Apollo a cui puoi chiedere qualsiasi cosa o un altro strumento di AI per interrogare le trascrizioni delle tue riunioni e quelle dei tuoi colleghi. I seguenti Prompt di AI possono aiutarti a individuare le aree che devi migliorare:
- Non sono riuscito ad affrontare qualcuna delle domande dell'acquirente?
- Come descriveresti il tono dell'acquirente durante tutta la chiamata?
- L'acquirente sembrava preferire il prodotto di un concorrente più del mio?
- (Quando valuti diverse registrazioni di conversazioni) Quali sono state le obiezioni più comuni sollevate dagli acquirenti in queste chiamate? I miei colleghi hanno affrontato adeguatamente le obiezioni?
Scopri di più
Vuoi perfezionare il tuo approccio alle vendite Outbound? Dai un'occhiata al libro Outbound Sales, scritto da Josh Garrison di Apollo e basato sulle esperienze di decine di leader e rappresentanti delle vendite. Josh ti aiuterà ad affinare il tuo approccio al processo di vendita Outbound e a fissare più riunioni!