Panoramica
Le riunioni e le conversazioni in Apollo vanno insieme come burro di arachidi e cioccolato. riunioni di Apollo permette ai potenziali clienti di prenotare tempo sul tuo calendario e ti aiuta a prepararti in modo efficace per una riunione. Poi puoi usare Conversations per registrare le tue riunioni video, accedere a Insights potenti dalla trascrizione e semplificare le azioni di follow-up.
Quando capisci come configurare e usare insieme riunioni e conversazioni, puoi concentrarti sulla creazione di conversazioni significative con i tuoi potenziali clienti ideali e, in definitiva, migliorare i tassi di conversione delle tue riunioni di vendita.
Le sezioni seguenti ti guidano attraverso i passaggi più importanti da seguire in Apollo per usare riunioni e conversazioni senza problemi. Puoi anche scoprire come aumentare le possibilità di prenotare più riunioni e chiudere più trattative.
Comprendi lo scenario
David è il Direttore dell'innovazione della Big Company. Credi che la sua azienda corrisponda al tuo profilo cliente ideale (ICP), quindi stai cercando di ottenere riunioni con lui e il suo team per parlare del tuo prodotto. Hai contattato David con una chiamata a freddo e si è dimostrato interessato ad approfondire la conversazione. Sei pronto a incontrare David e il suo team per chiudere una trattativa?
Questo caso d'uso ti guiderà attraverso i processi umani e tecnici che dovresti seguire per aumentare le possibilità di trasformare le riunioni con i potenziali clienti della Big Company in business acquisito. Seguendo questo caso d'uso, ti assicurerai che:
- David e il suo team possano prenotare facilmente riunioni con te.
- Le riunioni video vengano registrate automaticamente e che tali registrazioni siano disponibili per ulteriori analisi.
- Tu comprenda i passaggi fondamentali da seguire prima, durante e dopo le riunioni per aumentare le possibilità di trasformarle in trattative chiuse.
Configura e usa le riunioni
David e il suo team sono pronti a incontrarti. Vuoi permettergli di prenotare direttamente un orario sul tuo calendario tramite un link per la riunione da Apollo.
Segui questi passaggi per configurare e usare le riunioni in Apollo:
Collega il tuo calendario ad Apollo
Collegare il tuo calendario ad Apollo permette ai potenziali clienti di prenotare direttamente riunioni con te.
Avvia Apollo e fai clic su Riunioni > Collega il tuo calendario.
Per cambiare il calendario collegato, vai alla scheda Disponibilità e strumenti . Fai clic su Disconnetti per il calendario collegato, quindi collegane un altro.
Fornisci link per le riunioni ai potenziali clienti
Ora che hai collegato il tuo calendario, puoi fornire a potenziali clienti come David link per le riunioni che possono usare per prenotare riunioni con te. Quando il potenziale cliente fa clic su un link per la riunione, può visualizzare una versione aggiornata del tuo calendario con le fasce orarie disponibili.
Per questo scenario, prenoterai una riunione esplorativa di 30 minuti con David e il suo team della Big Company. Per farlo, vai alla scheda Pagine di pianificazione e fai clic su Copia link per la tua pagina riunione di 30 minuti.
Quando invii a David il link per la riunione, può prenotare in base alla tua disponibilità aggiornata. Per apportare modifiche, vai alla scheda Disponibilità e strumenti e modifica le opzioni nella sezione Imposta la tua disponibilità predefinita sezione.
Per maggiori dettagli sui link per le riunioni e sui tipi di riunione in Apollo, consulta Crea e gestisci le riunioni.
Visualizza le riunioni imminenti
Quando i prospect prenotano riunioni con te, il tuo calendario connesso si aggiorna automaticamente con le riunioni.
Per visualizzare tutte le prossime riunioni con i prospect in un unico posto, vai alla scheda Tutte le riunioni, quindi cambia la vista in Imminenti. Da qui puoi visualizzare tutte le tue prossime riunioni e accedere ai link per partecipare alle riunioni.
Questo caso d'uso mostra come fornire link di base per le riunioni tramite Apollo, ma con le riunioni puoi fare molto di più. Per maggiori informazioni sulle riunioni in Apollo, ad esempio su come configurare router inbound per filtrare i prospect e integrare i tuoi moduli web con le riunioni, consulta Panoramica delle riunioni.
Configura e usa Conversations
David e il suo team di Big Company hanno prenotato una riunione di 30 minuti con te usando il link che hai fornito. Per dare il meglio durante tutta la chiamata, vuoi assicurarti che Apollo registri automaticamente la riunione per te. In questo modo puoi ridurre la presa manuale di note e immergerti subito nella conversazione per concentrarti sulle esigenze di David e del suo team.
Segui questi passaggi per configurare e usare Conversations in Apollo:
Abilita la registrazione di Conversations
Quando fai clic per la prima volta su Conversations, Apollo mostra un banner nella parte superiore della pagina se non sei un amministratore dell'account Apollo del tuo team. Fai clic su Attiva il registratore di Apollo in quel banner per abilitare Conversations.
Per impostazione predefinita, Apollo abilita la registrazione per tutte e 3 le piattaforme di videoconferenza (Zoom, Google Meet e Microsoft Teams) per le riunioni che ospiti con partecipanti esterni. Devi solo fare clic su Fine per abilitare la registrazione di Conversations.
Quando lo fai, Apollo rileva le prossime riunioni in base ai calendari delle tue caselle di posta connesse e pianifica automaticamente la registrazione delle riunioni idonee.
Se sei un amministratore di Apollo, consulta Configura e usa Conversations per ulteriori informazioni sulla procedura di configurazione completa per il tuo team.
Controlla la presenza del registratore di Apollo
Hai partecipato alla riunione video insieme a David e ai suoi colleghi di Big Company. Ma aspetta, potresti non vedere un partecipante importante: il registratore di Apollo!
Il registratore di Apollo deve partecipare a una riunione affinché Apollo possa registrarla. Quando vuoi registrare una riunione, controlla l'elenco degli invitati per verificare la presenza del registratore di Apollo. Potresti dover consentirgli manualmente di partecipare alla riunione dalla sala d'attesa.
Se il registratore non è nella sala d'attesa, puoi comunque aggiungerlo manualmente per assicurarti che Apollo possa registrare la riunione. Per farlo, avvia Apollo e fai clic su Conversazioni > Registra ora e fornisci l'URL della riunione.
Stai registrando automaticamente le conversazioni e usando l'AI di Apollo per analizzare le registrazioni e inviare Email di follow-up. Se vuoi migliorare il modo in cui gestisci le riunioni, serve ancora il tocco umano. Consulta Fai Coaching ai team con Conversazioni per scoprire come puoi richiedere feedback sulle tue chiamate al tuo responsabile e ai tuoi colleghi e, a tua volta, fornire feedback.
Preparati per le riunioni
Hai configurato riunioni e conversazioni correttamente. Questo significa che prospect come David possono prenotare riunioni direttamente con te e Apollo registra automaticamente queste riunioni per te. Ora sei pronto a prepararti per questi incontri con i prospect.
Se non hai mai incontrato un prospect, prenditi il tempo necessario per studiarne i possibili bisogni e interessi. Ad esempio, hai identificato che David è il Direttore dell'Innovazione di Big Company. Dovresti approfondire ulteriormente Big Company per determinare in quali settori opera, il numero di dipendenti, le ultime notizie specifiche sull'azienda e sul settore e altri fattori rilevanti per il tuo pitch di vendita. Poi confronta questi dati demografici con i tuoi prodotti per capire quali punti critici probabilmente stai cercando di risolvere e adatta il tuo discorso attorno a questi punti chiave in preparazione alla conversazione.
Per rivedere queste informazioni di base, vai a una pagina account in Apollo e consulta la sezione Insights.
Per una preparazione alla riunione più approfondita, l'AI di Apollo ti consente di ricercare rapidamente una varietà di Insights pre-riunione, dal riepilogo delle priorità aziendali all'identificazione dei principali stakeholder della riunione. L'AI genera questi Insights analizzando i dati di Apollo e facendo ricerche sul web.
Con questo livello di Insights prima della riunione, puoi definire più facilmente gli obiettivi della riunione con David e il suo team. Includi un ordine del giorno con uno schema degli argomenti, insieme a eventuali materiali preparatori, così sapranno cosa aspettarsi dalla chiamata.
Per altri consigli su come prepararti a fondo alle riunioni, consulta Best practice per le riunioni.
Fai follow-up delle riunioni usando le registrazioni delle conversazioni
Ti sei preparato a fondo per la riunione con David e il suo team di Big Company e hai interagito con attenzione con i prospect per far emergere e affrontare i loro specifici punti critici. Non sei ancora al traguardo. Per chiudere davvero la trattativa, devi seguire diversi processi post-riunione per assicurarti che vengano prenotate altre riunioni, se necessario, e che Big Company si senta a proprio agio nell'acquistare il tuo prodotto.
Accedi alle registrazioni delle conversazioni e agli Insights
Prima della riunione con David, hai abilitato Apollo a registrare automaticamente la riunione e ti sei assicurato che il registratore di Apollo partecipasse alla riunione. Ora puoi usare quella registrazione della conversazione per analizzare e interrogare la trascrizione della riunione e ricavare Insights specifici. A sua volta, questa analisi può essere usata per inviare comunicazioni di follow-up a David.
Per accedere alla registrazione, apri Apollo e fai clic su Conversazioni. Poi fai clic sul titolo della riunione.
Apollo fornisce automaticamente un breve riepilogo della riunione che puoi consultare, inclusi un risultato, una discussione sul prezzo, i passaggi successivi da intraprendere e le obiezioni del prospect. Per scoprire Insights più specifici sulla conversazione usando l'AI di Apollo, fai clic su Chiedi qualsiasi cosa su questa riunione e chiedi all'AI di analizzare domande specifiche basate sulla registrazione. Ad esempio, puoi eseguire un'analisi del sentiment chiedendo Based on David's tone, was he happy with the answers I provided on pricing?.
Pianifica la prossima riunione
Anche se la riunione iniziale con David è andata bene, alla fine della chiamata ha menzionato alcune possibili obiezioni. In particolare, vuole verificare se il tuo prodotto può davvero gestire l'analisi dei dati che il suo team svolge quotidianamente. Non lasciare che le obiezioni di David rimangano in sospeso! Dovresti inviare un messaggio di follow-up entro 48 ore lavorative, riepilogando brevemente la riunione, includendo eventuali azioni da intraprendere e fornendo ulteriori informazioni che affrontino in modo specifico la sua obiezione.
Se David ha detto che dovreste risentirvi, includi in anticipo un invito nel calendario per una riunione di follow-up e incoraggia il suo team ad accettarlo. Se non ha menzionato una riunione di follow-up, includi un altro link per la riunione e sottolinea che può prenotare una qualsiasi delle fasce orarie disponibili per lui.
Dovresti sempre ricontattare tempestivamente un potenziale cliente e non lasciare mai in sospeso nessuna delle sue obiezioni. I potenziali clienti non risponderanno a ogni richiesta di riunione o messaggio di follow-up, ma devi rimanere costante per chiudere le trattative.
Ora tocca a te
Per scoprire come fare di più con riunioni e conversazioni in Apollo, consulta i corsi gratuiti di Apollo Academy Come pianificare e gestire le riunioni con Apollo e Come usare la registrazione delle chiamate basata sull'AI per chiudere più trattative
Quando sei pronto, accedi ad Apollo e inizia con Riunioni e Conversazioni!