Configura le riunioni

Panoramica

Riunioni su Apollo consentono ai tuoi potenziali clienti di programmare sincronizzazioni con te senza troppo lavoro amministrativo avanti e indietro. Per iniziare, collega il tuo calendario, imposta una località predefinita come Zoom o Microsoft Teams e configura le preferenze della riunione, come gli orari di lavoro predefiniti.

Consulta le sezioni seguenti per configurare le riunioni.

Passaggio 1: collega il tuo calendario

Se hai già collegato la tua casella di posta ad Apollo, hai reso il tuo calendario disponibile in Apollo. Puoi saltare questa parte della configurazione e iniziare a impostare le preferenze della riunione.

Se non hai collegato una casella di posta, dovrai collegare il tuo calendario per iniziare a usare le riunioni. Per farlo:

1. Apri Apollo e fai clic su Riunioni.
2. Fai clic su Collega il tuo calendario.

3. Apollo precompila il tuo indirizzo Email. Per collegare un calendario usando un indirizzo Email diverso, inseriscilo nel campo Email. Poi fai clic su Collega.

4. Fai clic su OK.

Ora hai collegato il tuo calendario. Poi imposta le preferenze della riunione.

Passaggio 2: imposta le preferenze della riunione

Apollo ti chiede di configurare le preferenze della riunione subito dopo aver collegato il calendario. Vai su Riunioni > Disponibilità e strumenti per modificare le preferenze della riunione in qualsiasi momento.

Puoi personalizzare le seguenti impostazioni della riunione:

• Il tuo link personale per le riunioni
• Località predefinita della riunione
• Branding personalizzato
• Disponibilità predefinita

Link personale per le riunioni

Per impostazione predefinita, Apollo genera un link personale per le riunioni in base al nome utente del tuo account.

Per personalizzare il tuo link personale per le riunioni:

1. Inserisci un nuovo testo per l'URL, senza spazi.
2. Quando hai finito, fai clic su Salva.

Ora hai personalizzato il tuo link personale per le riunioni.

Località predefinita della riunione

La località predefinita della riunione è l'app di videoconferenza o il link personalizzato in cui si svolgono le tue riunioni.

Per impostare la località predefinita della riunione:

1. Fai clic su Connetti accanto all'app di videoconferenza che preferisci oppure inserisci un URL personalizzato nel campo del link.

2. Se hai più app di videoconferenza collegate, fai clic su ... > Imposta come predefinita per impostare l'app di videoconferenza che preferisci.

Ora hai impostato la località predefinita della riunione.

Branding personalizzato

Puoi aggiungere un logo personale, del team o dell'azienda per personalizzare i tuoi inviti alle riunioni.

Per aggiungere un branding personalizzato:

1. Fai clic su Carica logo e scegli un'immagine .jpg, .jpeg o .png.

2. Ritaglia l'immagine, quindi fai clic su Salva logo.

Ora hai configurato il branding personalizzato per le tue riunioni.

Disponibilità predefinita

Apollo aggiunge automaticamente il tuo fuso orario e imposta per impostazione predefinita la tua disponibilità dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:00 ora locale.

Per modificare la tua disponibilità predefinita:

1. Fai clic su Fuso orario attuale per modificare il tuo fuso orario.

2. Seleziona i giorni che vuoi rendere disponibili ai prospect quando prenotano una riunione con te. Poi imposta le fasce orarie disponibili accanto a ogni giorno selezionato.

3. (Facoltativo) Puoi aggiungere più di 1 fascia oraria al giorno. Può essere utile se vuoi riservare delle pause o dedicare del tempo ai progetti o alle attività. Fai clic su + accanto a un giorno, quindi configura la tua disponibilità. Fai clic sull'icona del cestino per eliminare una fascia oraria.

4. Per avere del tempo tra gli eventi programmati, seleziona Prima o Dopo e seleziona quanto tempo vuoi lasciare prima e dopo ogni evento del calendario.
5. Per impostazione predefinita, Apollo applica un preavviso minimo di 1 ora per evitare che i prospect prenotino riunioni all'ultimo minuto con te. Modifica il valore di preavviso minimo per la prenotazione secondo necessità.

6. Quando hai finito, fai clic su Salva.

Hai configurato la tua disponibilità predefinita.

Ora che hai configurato le riunioni, puoi visualizzare il tuo calendario direttamente in Apollo e creare e gestire le riunioni con i prospect.

Passaggi successivi

Ora che gli elementi di base delle tue riunioni sono attivi, ecco alcune mosse intelligenti per aiutare te e il tuo team a trasformare la pianificazione in un flusso di prenotazione più fluido e scalabile.