Visão geral
Você fez uma prospecção eficaz e agendou reuniões com prospects. Está pronto para arrasar nessas reuniões e convertê-las em negócios fechados?
As seções a seguir detalham as práticas recomendadas que a Apollo recomenda para conduzir com eficácia o antes, o durante e o depois das suas reuniões de vendas.
Prepare-se para reuniões
Ao falhar em se preparar, você está se preparando para falhar.
-Benjamin Franklin
Todo mundo já foi convidado para reuniões sem pauta ou objetivos claros, e inevitavelmente já sentiu frustração quando essas reuniões pareceram improdutivas e desorganizadas. Não cometa o erro de estar despreparado!
Se um prospect demonstrou interesse suficiente no seu produto para agendar uma reunião, você deve se preparar de uma forma que mostre ao prospect que está pronto para responder às perguntas dele e abordar suas preocupações.
Defina objetivos da reunião
Para garantir que você e os prospects estejam alinhados sobre a discussão que virá, adicione os seguintes itens ao convite do seu calendário:
- Objetivos: Estes são os objetivos específicos de uma reunião. Descreva o que você quer alcançar até o fim da conversa. Por exemplo, se você quiser demonstrar um determinado recurso que o prospect indicou como sendo de interesse, poderá afirmar "Demonstrar o recurso X e garantir que sua equipe entenda como ele resolve os problemas Y e Z."
- Agenda: Esta é uma estrutura dos tópicos que serão abordados durante a reunião. A agenda deve listar os tópicos em ordem de importância para o prospect e incluir alocações de tempo realistas para cada item, para garantir que você não passe a reunião inteira discutindo um único ponto. Se você estiver coapresentando a reunião, especifique se você ou um colega será responsável por cada parte da agenda.
- Leitura prévia: Este é um documento que fornece informações e contexto importantes sobre os tópicos que serão discutidos, como links para landing pages no site da sua empresa que abordam determinados temas ou detalhes sobre certificações de segurança que sua empresa possui e que podem ser essenciais para os prospects reunirem antes de avançar no processo de compra. Uma leitura prévia permite que os prospects se preparem para a conversa com você e garante que sua agenda não trave em determinados tópicos.
Definir objetivos claros para uma reunião garante que você possa usar o tempo com eficiência. Além disso, ao fornecer aos prospects uma agenda clara com antecedência, eles podem ajustar a conversa previamente e evitar frustrações durante a reunião.
Entenda o prospect
Se você nunca conheceu um prospect, reserve um tempo para pesquisar suas possíveis necessidades e interesses. Identifique o cargo, a empresa e o setor do prospect e compare esses dados demográficos com seus produtos para determinar quais pontos de dor ele provavelmente está tentando resolver. Quando um prospect se encaixa em uma persona já estabelecida para seu produto, use talk tracks para se preparar para a conversa.
Você também deve explorar a atividade online dele. Em particular, concentre-se na atividade recente no LinkedIn, como publicações e interações com publicações de outras pessoas. Esses detalhes podem oferecer uma visão mais clara das prioridades e dos interesses de um prospect. Você pode usar uma combinação de pesquisa com IA e Workflow no Apollo para automatizar atividades repetitivas, como pesquisar atividade online e resumir publicações no LinkedIn.
Se você estiver se preparando para uma reunião de acompanhamento, aproveite o conhecimento obtido em interações anteriores com o contato para se preparar melhor para a conversa. Seja em transcrições de conversas ou nas notas do seu CRM, você deve identificar os seguintes itens e se preparar para discuti-los:
- Itens de ação: Certifique-se de que você resolveu todos os itens de ação atribuídos a você na reunião anterior ou documentou um plano para resolvê-los. Adicione os itens de ação à agenda e reserve tempo para discuti-los.
- Objeções: Aborde quaisquer objeções pendentes do prospect. Novamente, adicione as objeções à agenda da reunião e reserve tempo suficiente para tratá-las adequadamente. Quando possível, você também deve adicionar informações na leitura prévia que forneçam contexto para as objeções do prospect.
A Apollo fornece Insights pré-reunião que podem ajudar você a se preparar para uma reunião com mais eficiência. Os Insights podem incluir entender as prioridades de uma empresa, identificar tomadores de decisão em uma reunião e resumir objeções de reuniões anteriores. Confira Pesquise e prepare-se para as próximas reuniões para saber mais.
Entenda o contexto mais amplo do negócio
Você também deve se familiarizar com o negócio do prospect. Além de pesquisar a empresa e os produtos do prospect, você deve prestar atenção ao contexto de negócio mais amplo em que ele opera.
Pesquise os itens a seguir antes de uma reunião para entender melhor as necessidades e os pontos de dor do prospect:
- Principais notícias do setor
- Anúncios de concorrentes
- Contratações em áreas do negócio relacionadas aos seus produtos
- Rodadas de investimento recentes que foram concluídas
- Intenção de compra para categorias de produtos relacionadas às suas
- A stack de tecnologia atual da empresa
Identifique os stakeholders
Como parte da sua pesquisa pré-reunião, você deve pesquisar a conta para identificar os stakeholders e os papéis deles no processo de compra. É mais difícil fechar negócios quando você não sabe quais contatos na conta realmente estão tomando decisões de compra, quais estão influenciando essas decisões e quais, na prática, não estão envolvidos no processo.
O mapeamento de stakeholders também é uma primeira etapa crítica nos seus esforços de multithreading. Mais tarde, quando você estiver se reunindo com prospects, esses esforços incluirão expandir e refinar sua lista de stakeholders à medida que você fizer perguntas durante as reuniões.
As orientações a seguir vão ajudar você a distinguir os diferentes papéis de comprador:
| Papel do comprador | Descrição | Frases comuns |
|---|---|---|
| Tomador de decisão | Este é o contato que mantém a autoridade final sobre a aprovação de uma compra. Ele precisa avaliar as opções disponíveis e analisar as consequências para a organização ao comprar um produto, embora possa não usar o produto diretamente. Se um contato estiver buscando consenso com a equipe sobre uma decisão, provavelmente ele é o tomador de decisão do grupo. Como parte do processo de discovery, você deve determinar qual contato em uma conta é o tomador de decisão, pois não será possível fechar o negócio sem a aprovação dele. |
"Quanto isso vai custar? Precisaremos ver se isso está alinhado com nosso orçamento." "Que tipo de ROI seus clientes normalmente veem em um ano?" "Quanto tempo leva o processo de implementação?" "Alguém da minha equipe tem alguma preocupação em seguir em frente com a proposta?" |
| Champion | O champion vê valor no seu produto e quer seguir em frente com a compra. Ele pode influenciar colegas durante o processo de compra. Devido ao investimento pessoal na compra do seu produto, ele pode estar disposto a compartilhar informações internas que ajudem você a influenciar outras pessoas, como KPIs internos que mostram como seu produto deve atender às necessidades do negócio e informações sobre concorrentes que estão sendo considerados. | "Acho que esse recurso realmente vai ajudar a resolver um dos nossos maiores problemas." "Este produto é muito melhor em relatórios de dados do que alguns dos concorrentes que avaliei." "Esse recurso vai facilitar muito o nosso trabalho!" |
| Influenciador | Um influenciador pode ajudar a convencer colegas de equipe de que comprar seu produto é a escolha certa, mas, ao contrário do champion, não vai apoiar ativamente seu produto nem atuar como um defensor interno para você. Durante as reuniões, influenciadores vão focar no impacto potencial para a equipe e para a organização. | "Nossa equipe quer fazer mais relatórios de dados. Que recursos seu produto oferece nessa área?" "Quero retomar seu ponto sobre esse recurso. Isso vai causar problemas para nossa equipe de contabilidade?" "Você pode explicar como isso se integra ao nosso software atual? Não queremos perder tempo duplicando trabalho." |
| Usuário do produto | Esses contatos serão, de fato, as pessoas que vão implementar e usar seu produto. Talvez não tenham a influência de um champion durante o processo inicial de compra, mas as experiências e frustrações deles vão influenciar as renovações de contrato. Durante as reuniões, eles vão querer entender como seu produto resolve os próprios pontos de dor e ver provas por meio de estudos de caso, depoimentos e exemplos de sucesso de clientes. | "Tenho interesse, mas preciso conversar com minha equipe." "Como seu produto resolve meus desafios atuais?" "Como vou me beneficiar ao usar este produto?" "Atualmente usamos o produto de um concorrente, e ele não consegue fazer relatórios de dados do jeito que eu quero. Seu produto é melhor nessa área?"/td |
| Gatekeeper | Um gatekeeper controla o acesso aos tomadores de decisão. Ele pode filtrar as ligações e os emails dos tomadores de decisão, o que significa que você não conseguirá acessar os contatos de que precisa sem antes obter a aprovação dele. Você deve estar preparado para fornecer informações concisas que expliquem por que seu produto é importante para o tomador de decisão e para o negócio. | "Meu gerente está muito ocupado. Sobre o que é esta ligação?" |
Prospects podem ocupar vários papéis, como um champion que também é tomador de decisão ou um usuário que também é influenciador. Quanto antes você conseguir identificar o papel de cada prospect, melhor poderá abordar seus pontos de dor específicos e avançar os negócios.
Construa confiança durante as reuniões
Você se preparou muito bem para a reunião. Agora é hora de envolver o prospect em uma conversa significativa.
A Apollo entrevistou muitos especialistas em vendas, líderes de pensamento e profissionais da área para entender melhor por que algumas equipes de vendas fecham Negócios e outras perdem Negócios. Em todas essas conversas, esses profissionais de vendas indicaram repetidamente que você precisa gerar confiança com os prospects para fechar Negócios com sucesso. As orientações a seguir vão ajudar você a gerar confiança durante suas reuniões.
Esteja presente no momento
Desculpe, eu estava um pouco distraído. O que você disse?
-Muitas pessoas em muitas reuniões
Concentre-se totalmente nos participantes da reunião. Você deve praticar a escuta ativa, ou seja, se envolver por completo na conversa e prestar atenção tanto aos sinais verbais quanto aos não verbais. Quando um prospect disser algo, demonstre interesse genuíno no que foi dito e depois faça perguntas que mostrem que você entendeu o ponto dele.
Para ajudar você a se envolver com mais eficácia, feche seu Email, telefone, serviços de mensagens e qualquer outra coisa que possa distrair você de aprender mais sobre o prospect e suas dores. Você também deve evitar fazer anotações manualmente, se possível. A tecnologia moderna permite que você facilmente grave conversas e tenha essas conversas transcritas, resumidas e analisadas com ferramentas de IA.
Fazendo multithreading com mais eficácia
Multithreading é uma técnica de prospecção baseada em contas na qual você constrói vários relacionamentos entre suas personas-alvo dentro de uma conta. Uma pesquisa citada no livro Outbound Sales mostra que há uma correlação direta entre o número de compradores que participam de um Negócio e o valor monetário desse Negócio.
Em outras palavras: para fechar Negócios maiores, você precisa fazer multithreading com mais eficácia!
O ideal é que os esforços de multithreading comecem durante a preparação pré-reunião, quando você estiver identificando as partes interessadas. Pesquise as contas em profundidade para entender as estruturas de reporte e os relacionamentos entre diferentes equipes. O multithreading garante que você tenha outra frente para ajudar a impulsionar um Negócio quando uma delas travar.
Quando você estiver em uma reunião com um prospect, mantenha o foco em desenvolver relacionamentos em toda a conta:
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Faça as perguntas certas: Depois de criar rapport durante uma conversa, faça ao prospect perguntas que ajudem você a determinar quem mais deve estar envolvido no processo de compra. No fim, você quer entender melhor como as decisões são tomadas dentro da organização e identificar patrocinadores que estejam comprometidos em levar o Negócio adiante.
- "Quem mais na sua organização precisa estar envolvido nessa decisão?"
- "Qual membro da sua equipe vai aprovar a compra?"
- "Quais membros da sua organização vão usar este produto com mais frequência?"
- Identifique mais partes interessadas: À medida que você faz perguntas sobre o processo de tomada de decisão, acrescente nomes à sua lista de partes interessadas e atualize os papéis delas no processo. Determine quais partes interessadas você deve incluir em reuniões futuras e para quais você deseja enviar comunicações de acompanhamento após a reunião.
- Plano de ação: Se você ainda não criou um plano de ação, faça isso após a reunião. Adicione todas as partes interessadas ao plano de ação e atribua itens de tarefa aos participantes relevantes. Isso ajuda todos a se responsabilizarem pelos próximos passos e envolve ativamente mais contatos da conta no processo de compra.
Aborde objeções e concorrentes
Antes das reuniões, você deve preparar talking points relacionados a objeções comuns dos compradores, bem como aos pontos fortes e fracos dos seus concorrentes. Durante as calls, aborde as objeções assim que surgirem para garantir que elas não continuem na mente do comprador.
As objeções a seguir estão entre as mais comuns:
| Objeção | Exemplo de resposta |
|---|---|
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Fornecedor atual Estamos satisfeitos com o produto atual que usamos. |
Entendo. Você se importaria em compartilhar um pouco sobre por que está satisfeito com esse produto? Talvez possamos resolver com mais eficácia as lacunas que ele deixa. |
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Preocupações com orçamento O produto parece interessante, mas realmente não tenho certeza se conseguimos viabilizá-lo financeiramente. |
Bom, temos algumas opções de preço diferentes que podem se encaixar no seu orçamento atual. Que tal eu apresentar as soluções disponíveis em cada faixa de preço e como elas podem eliminar os principais desafios da sua equipe? |
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Não é o contato certo Gosto do que o produto oferece, mas não posso tomar decisões de compra. |
Entendo perfeitamente. Seu gerente seria a pessoa certa para conversar? Ou outra pessoa da sua organização? Talvez você possa enviar um Email de apresentação para nos conectar. |
Faça follow-up após as reuniões
Mesmo uma reunião extremamente bem-sucedida não leva diretamente a decisões dos compradores. Compras B2B complexas, em especial, exigem várias rodadas de comunicações de follow-up e mais reuniões.
Isso significa que você deve estar preparado para enviar mais Emails para a conta, ligar para mais números e usar os aprendizados das reuniões para se preparar para a próxima reunião.
Crie comunicações de follow-up personalizadas
Assim que possível, use a transcrição e as notas da reunião para escrever Emails de follow-up altamente personalizados para os participantes. Os Emails de follow-up devem incluir os seguintes itens:
- Resumo da reunião e itens de ação: Forneça um breve resumo da reunião, incluindo os tópicos abordados e quaisquer itens de ação atribuídos. Esse resumo pode ser usado como base para a pauta da próxima reunião.
- Objeções e principais desafios: Se você não respondeu adequadamente às preocupações durante a ligação, faça follow-up com detalhes mais concretos que abordem as objeções do comprador e enfatize como seu produto pode resolver os principais desafios da equipe dele.
- Agradecimento: Sempre expresse sua gratidão ao comprador por participar das reuniões e dedicar parte do dia para discutir seu produto.
Mantenha seus Emails de follow-up curtos. O objetivo final das comunicações de follow-up não é documentar minuciosamente cada detalhe de uma reunião, mas garantir que o comprador esteja recebendo as informações de que precisa para se sentir confortável em seguir adiante com o processo.
Você tem dificuldade para lembrar de todos os detalhes importantes de uma reunião ao escrever um Email de follow-up? Não se preocupe, a Apollo está ao seu lado. Quando você permite que a Apollo grave suas conversas, a IA da Apollo analisa a transcrição da reunião e cria Emails de follow-up personalizados para você.
Faça Discovery interativo e análise de sentimento
Mesmo quando você se compromete com a escuta ativa e está presente durante uma reunião, pode ser difícil avaliar as sutilezas das respostas de um comprador e do seu próprio tom. Se você faz parte de uma equipe de vendas, peça ao seu gerente e aos seus colegas de equipe para avaliarem suas ligações e ajudarem a identificar os pontos fracos do seu pitch de vendas.
Além do toque humano, a IA oferece oportunidades para fazer Coaching em si mesmo e realizar análise de sentimento das suas ligações. Use a IA de perguntas livres da Apollo ou outra ferramenta de IA para consultar as transcrições das suas reuniões e as dos seus colegas de equipe. Os prompts de IA a seguir podem ajudar você a identificar as áreas que precisa melhorar:
- Deixei de responder a alguma pergunta do comprador?
- Como você descreveria o tom do comprador ao longo da ligação?
- O comprador pareceu preferir o produto de um concorrente mais do que o meu?
- (Ao avaliar várias gravações de conversas) Quais foram as objeções mais comuns que os compradores levantaram nessas ligações? Meus colegas de equipe responderam adequadamente às objeções?
Saiba mais
Quer aperfeiçoar sua abordagem de vendas outbound? Confira o livro Outbound Sales, escrito por Josh Garrison, da própria Apollo, e baseado nas contribuições de dezenas de líderes e representantes de vendas. Josh vai ajudar você a refinar sua abordagem ao processo de vendas outbound e agendar mais reuniões!