Visão geral
Reuniões e conversas no Apollo combinam perfeitamente. O Apollo Meetings permite que prospects agendem um horário no seu calendário e ajuda você a se preparar de forma eficaz para uma reunião. Depois, você pode usar Conversations para gravar suas reuniões por vídeo, acessar Insights valiosos da transcrição e agilizar as ações de acompanhamento.
Quando você entende como configurar e usar reuniões e conversas em conjunto, pode se concentrar em criar conversas significativas com seus prospects ideais e, no fim, melhorar suas taxas de conversão de reuniões de vendas.
As seções a seguir orientam você pelas etapas mais importantes que precisa seguir no Apollo para usar reuniões e conversas sem dificuldades. Você também pode aprender como aumentar suas chances de agendar mais reuniões e fechar negócios.
Entenda o cenário
David é o Diretor de Inovação da Big Company. Você acredita que a empresa dele se encaixa no seu perfil de cliente ideal (ICP), então está tentando conseguir reuniões com ele e sua equipe para falar sobre seu produto. Você se conectou com David em uma cold call, e ele demonstrou interesse em ter uma conversa mais aprofundada. Você está pronto para se reunir com David e sua equipe para fechar um negócio?
Este caso de uso vai orientar você pelos processos humanos e técnicos que deve seguir para aumentar suas chances de transformar reuniões com os prospects da Big Company em negócios ganhos. Ao seguir este caso de uso, você vai garantir que:
- David e sua equipe possam agendar reuniões com você com facilidade.
- As reuniões por vídeo sejam gravadas automaticamente e essas gravações fiquem disponíveis para análise posterior.
- Você entenda as etapas essenciais que precisa seguir antes, durante e depois das reuniões para aumentar suas chances de transformar reuniões em negócios fechados.
Configure e use Meetings
David e sua equipe estão prontos para se reunir. Você quer permitir que ele agende um horário de reunião diretamente no seu calendário por meio de um link de reunião do Apollo.
Siga estas etapas para configurar e usar Meetings no Apollo:
Conecte seu calendário ao Apollo
Conectar seu calendário ao Apollo permite que prospects agendem reuniões com você diretamente.
Abra o Apollo e clique em Meetings > Conecte seu calendário.
Para alterar o calendário conectado, acesse a aba Availability & tools . Clique em Desconectar para o calendário conectado e depois conecte outro.
Forneça links de reunião aos prospects
Agora que você conectou seu calendário, pode fornecer a prospects como David links de reunião que eles podem usar para agendar reuniões com você. Quando o prospect clica em um link de reunião, ele pode ver uma versão atualizada do seu calendário com horários disponíveis.
Neste cenário, você vai agendar uma reunião exploratória de 30 minutos com David e sua equipe na Big Company. Para isso, acesse a aba Scheduling pages e clique em Copiar link para sua página de reunião de 30 minutos.
Quando você enviar o link de reunião para David, ele poderá agendar horários com base na sua disponibilidade atualizada. Para fazer ajustes, acesse a aba Availability & tools e edite as opções em Defina sua disponibilidade padrão seção.
Para mais detalhes sobre links de reunião e tipos de reunião no Apollo, confira Criar e gerenciar reuniões.
Visualizar próximas reuniões
À medida que os prospects marcam reuniões com você, seu calendário conectado é atualizado automaticamente com as reuniões.
Para visualizar todas as próximas reuniões com prospects em um único lugar, acesse a aba Todas as reuniões, depois altere a visualização para Próximas. A partir daí, você pode visualizar todas as suas próximas reuniões e acessar links para participar delas.
Este caso de uso mostra como fornecer links básicos de reunião pelo Apollo, mas você pode fazer muito mais com reuniões. Para mais informações sobre reuniões no Apollo, como configurar inbound routers para filtrar prospects e integrar seus formulários da web com reuniões, confira Visão geral de reuniões.
Configurar e usar Conversations
David e a equipe dele na Big Company marcaram uma reunião de 30 minutos com você usando o link que você forneceu. Para manter sua melhor performance durante toda a chamada, você quer garantir que o Apollo grave automaticamente a reunião para você. Assim, você pode reduzir as anotações manuais e mergulhar direto na conversa para se concentrar em atender às necessidades de David e da equipe dele.
Siga estas etapas para configurar e usar o Conversations no Apollo:
Ativar a gravação do Conversations
Quando você clicar em Conversations, o Apollo exibirá um banner na parte superior da página se você não for um administrador na conta Apollo da sua equipe. Clique em Ativar o gravador do Apollo nesse banner para ativar o Conversations.
Por padrão, o Apollo ativa a gravação para as 3 plataformas de videoconferência (Zoom, Google Meet e Microsoft Teams) em reuniões que você organiza com participantes externos. Você só precisa clicar em Concluir para ativar a gravação do Conversations.
Ao fazer isso, o Apollo detecta as próximas reuniões com base nas agendas das suas caixas de entrada conectadas e agenda automaticamente as reuniões qualificadas para gravação.
Se você for um administrador do Apollo, confira Configurar e usar Conversations para mais informações sobre o processo completo de configuração para sua equipe.
Verificar o gravador do Apollo
Você entrou na reunião por vídeo com David e os colegas de equipe dele na Big Company. Mas espere: talvez esteja faltando um participante importante, o gravador do Apollo!
O gravador do Apollo precisa entrar em uma reunião para que o Apollo possa gravá-la. Quando quiser gravar uma reunião, verifique a lista de participantes para encontrar o gravador do Apollo. Talvez você precise permitir manualmente a entrada dele na reunião a partir de uma sala de espera.
Se o gravador não estiver na sala de espera, você ainda pode adicioná-lo manualmente para garantir que o Apollo possa gravar a reunião. Para fazer isso, abra o Apollo e clique em Conversations > Record agora e informe a URL da reunião.
Você está gravando conversas automaticamente e usando a IA da Apollo para analisar as gravações e enviar emails de follow-up. Se você quiser melhorar a forma como conduz reuniões, o toque humano ainda é necessário. Consulte Treine equipes com Conversations para saber como solicitar feedback sobre suas chamadas ao seu gerente e aos seus colegas de equipe, além de também oferecer feedback.
Prepare-se para reuniões
Você configurou reuniões e conversas com sucesso. Isso significa que prospects como David podem agendar reuniões com você diretamente, e a Apollo grava automaticamente essas reuniões para você. Agora, você está pronto para se preparar para essas reuniões com prospects.
Se você nunca se reuniu com um prospect, reserve um tempo para pesquisar suas possíveis necessidades e interesses. Por exemplo, você identificou que David é Diretor de Inovação da Big Company. Você deve pesquisar mais sobre a Big Company para determinar em quais setores ela atua, seu número de funcionários, as notícias mais recentes sobre a empresa e o setor, além de outros fatores relevantes para o seu pitch de vendas. Em seguida, compare esses dados demográficos com seus produtos para determinar quais pontos de dor você provavelmente está tentando resolver e adapte seu discurso em torno desses pontos-chave na preparação para a conversa.
Para revisar essas informações básicas, acesse uma página de conta na Apollo e revise a seção Insights.
Para uma preparação de reunião mais aprofundada, a IA da Apollo permite que você pesquise rapidamente diversos insights pré-reunião, desde resumir as prioridades da empresa até identificar as principais partes interessadas na reunião. A IA gera esses insights analisando os dados da Apollo e pesquisando na web.
Com esse nível de insight antes da reunião, você pode definir com mais facilidade os objetivos da reunião com David e sua equipe. Inclua uma agenda com um resumo dos tópicos, além de qualquer material de leitura prévia, para que eles saibam o que esperar da chamada.
Para mais dicas sobre como se preparar completamente para reuniões, confira Boas práticas para reuniões.
Faça follow-up de reuniões usando gravações de conversas
Você se preparou cuidadosamente para a reunião com David e sua equipe na Big Company e interagiu de forma atenciosa com os prospects para identificar e abordar seus pontos de dor específicos. Ainda assim, você não chegou à linha de chegada. Para realmente fechar o negócio, é preciso seguir vários processos pós-reunião para garantir que mais reuniões sejam agendadas, se necessário, e que a Big Company se sinta confortável para comprar seu produto.
Acesse gravações de conversas e Insights
Antes da reunião com David, você habilitou a Apollo para gravar automaticamente a reunião e garantiu que o gravador da Apollo participasse dela. Agora, você pode usar essa gravação da conversa para analisar e consultar a transcrição da reunião e descobrir insights específicos. Por sua vez, essa análise pode ser usada para enviar comunicações de follow-up ao David.
Para acessar a gravação, abra a Apollo e clique em Conversations. Em seguida, clique no título da reunião.
A Apollo fornece automaticamente um breve resumo da reunião para você revisar, incluindo resultado, discussão sobre preços, próximas etapas e objeções do prospect. Para descobrir insights mais específicos da conversa usando a IA da Apollo, clique em Pergunte qualquer coisa sobre esta reunião e peça à IA para pesquisar perguntas específicas com base na gravação. Por exemplo, você pode realizar uma análise de sentimento perguntando Based on David's tone, was he happy with the answers I provided on pricing?.
Agende a próxima reunião
Embora a reunião inicial com David tenha ido bem, ele mencionou algumas possíveis objeções no final da chamada. Especificamente, ele quer pesquisar se o seu produto realmente consegue lidar com a análise de dados que a equipe dele realiza diariamente. Não deixe as objeções de David se prolongarem! Você deve enviar um mensagem de follow-up em até 48 horas úteis, recapitulando brevemente a reunião, incluindo todos os itens de ação e fornecendo mais informações que abordem especificamente a objeção dele.
Se David disser que vocês devem conversar novamente, inclua de forma proativa um convite de calendário para uma reunião de follow-up e incentive a equipe dele a aceitar. Se ele não mencionar uma reunião de follow-up, inclua outro link de reunião e enfatize que ele pode agendar qualquer um dos horários disponíveis para ele.
Você deve sempre fazer follow-up rapidamente com um prospect e nunca deixar nenhuma objeção sem resposta. Prospects não responderão a toda solicitação de reunião ou mensagem de follow-up, mas você precisa continuar sendo persistente para fechar negócios.
Agora é a sua vez
Para aprender a fazer mais com reuniões e conversas no Apollo, confira os cursos gratuitos da Apollo Academy Como agendar e gerenciar reuniões com o Apollo e Como usar gravação de chamadas com IA para fechar mais negócios
Quando estiver tudo pronto, entre no Apollo e comece com Reuniões e Conversas!