Descripción general
Integrar HubSpot con Apollo te permite acceder a tus datos y mantenerlos sincronizados en ambas plataformas.
Sin embargo, antes de integrar HubSpot con Apollo, hay varios detalles importantes que debes tener en cuenta para agilizar el proceso de configuración y reducir el riesgo de errores innecesarios al integrar HubSpot.
Hay dos versiones de la integración. Puedes decidir cuál usar cuando integras HubSpot con Apollo.
| HubSpot CRM | Esta integración permite una sincronización bidireccional entre HubSpot y Apollo. Puedes enviar y extraer contactos, cuentas y oportunidades, así como enviar actividades a HubSpot, lo que incluye registros de llamadas, emails, reuniones, Task y notas realizadas en Apollo. |
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| HubSpot Data Enrichment | Esta integración es solo para enrichment. Usa la base de datos de Apollo para enriquecer Records existentes de HubSpot. Esta integración no incluye sincronización bidireccional completa ni envío de Records de contactos, cuentas, oportunidades o actividades. Para sincronizar o enviar datos, usa HubSpot CRM. |
Consulta las siguientes secciones para obtener más información sobre la integración de HubSpot en Apollo.
Cómo funciona
Una vez que conectas HubSpot CRM con Apollo, la integración mantiene tus datos alineados al extraer y enviar Records continuamente entre ambas plataformas.
- Tiempo: La mayoría de las sincronizaciones de envío y extracción de contactos y empresas se completan en 15 a 30 minutos después de crear o actualizar un Record, especialmente en lotes pequeños. Sin embargo, las sincronizaciones masivas grandes o la sincronización inicial pueden tardar más. Además, las oportunidades y las actividades pueden tardar más en aparecer por completo y, según el volumen y los límites de la API de HubSpot, pueden tardar hasta 24 horas en completarse.
- Extracción desde HubSpot: Apollo extrae automáticamente contactos, cuentas y oportunidades de HubSpot de forma recurrente. Esto garantiza que tu equipo pueda ver los Records existentes del CRM mientras hace prospección en Apollo y ayuda a evitar que tu equipo haga prospección por error de Records que ya existen en HubSpot. Apollo usa los identificadores disponibles y los detalles del perfil para hacer coincidir cada Record de HubSpot con el Record correcto en Apollo. Apollo revisa primero el ID del contacto, el ID del contacto de HubSpot y los ID del CRM fusionados previamente. Si no hay una coincidencia directa, Apollo usa otras señales como el Email verificado, la URL de LinkedIn y el nombre, además del contexto de la empresa. Para las empresas, Apollo revisa primero los ID directos de empresa o cuenta, luego los ID de cuenta del CRM, el ID de organización de Apollo, el dominio de la empresa y el nombre de la empresa.
- Envío a HubSpot: La configuración de envío controla cómo Apollo envía datos de vuelta a HubSpot. Puedes elegir cuándo enviar contactos, cuentas, oportunidades y emails según condiciones específicas, como la etapa, el estado de verificación del Email o criterios de campos personalizados. Apollo también envía actualizaciones a los Records existentes automáticamente cuando ocurren cambios. También se admite el envío masivo y manual, por lo que puedes seleccionar varios contactos, cuentas u oportunidades y enviarlos a HubSpot. Para selecciones grandes, el envío se ejecuta en segundo plano.
- Actividades: Además de los Records del CRM, Apollo puede enviar datos de actividad a HubSpot. Esto incluye emails, Task, notas, resúmenes de reuniones de conversaciones y llamadas telefónicas creadas en Apollo. La sincronización de actividades se controla por separado en la configuración de envío y requiere que el contacto, la cuenta o la oportunidad relacionados existan en HubSpot.
- Mapeo de datos: El mapeo de campos y etapas define cómo se estructuran los datos entre ambos sistemas. El mapeo garantiza que los valores de Apollo coincidan con las propiedades correctas en HubSpot, mientras que las reglas de escritura de datos determinan si Apollo completa los campos vacíos o sobrescribe los valores existentes en HubSpot. Juntas, la configuración de sincronización y el mapeo de campos permiten que Apollo refleje tus datos de HubSpot mientras te da control sobre qué datos se actualizan y cuándo.
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- Conecta la integración: Conecta HubSpot en Apollo desde integraciones. Elige entre HubSpot CRM para una sincronización completa o HubSpot Data Enrichment solo para enrichment.
- Mapeo de datos: Si usas la versión HubSpot CRM de la integración, primero mapea los campos y las etapas en Apollo con los campos en HubSpot para que todo fluya correctamente. También puedes establecer reglas de escritura de datos para aprovechar al máximo el enrichment de CRM de Apollo y compartir los datos actualizados de Apollo con HubSpot.
- Configuración de sincronización: Luego, configura los ajustes de sincronización para determinar cuándo fluyen los datos entre HubSpot y Apollo.
Para los planes pagos de Apollo, después de habilitar la integración de HubSpot, hay una ventana de 6 horas para configurar los ajustes de sincronización y mapear campos. Esto le da a tu equipo margen para configurar correctamente la integración. Durante este tiempo, no puedes extraer Records manualmente. Después de seis horas, la sincronización se habilita automáticamente.
¿Perdiste la ventana? Aún puedes ajustar la configuración de sincronización en cualquier momento. Ve a Configuración > Integraciones >
HubSpot para revisar o actualizar la configuración de sincronización. Los Records que ya se importaron no se vuelven a traer automáticamente si haces más estrictas las condiciones. En su lugar, usa Pull all para volver a traerlos con la nueva configuración.
Evita Records duplicados
Cuando integras HubSpot, Apollo refleja los datos de HubSpot. Si tienes contactos o cuentas duplicados en HubSpot, esos duplicados también se reflejan en Apollo. Para evitar Records duplicados, limpia y elimina duplicados en tu instancia de HubSpot antes de integrarla con Apollo.
Si Apollo trae un duplicado desde HubSpot, Apollo muestra Potential duplicate en el contacto o la cuenta y en el registro de actividad.
Cuando creas manualmente un Record duplicado en HubSpot, Apollo crea automáticamente el mismo Record. Del mismo modo, si habilitas la configuración de envío a HubSpot y creas un Record duplicado en Apollo, HubSpot crea el mismo Record dentro de HubSpot.
Apollo no elimina ni fusiona automáticamente los duplicados que creas manualmente. Si decides eliminar o fusionar cualquiera de estos Records, debes fusionarlos manualmente o eliminarlos.
Cuando Apollo trae empresas desde HubSpot, relaciona cada empresa de HubSpot con una cuenta existente de Apollo usando el siguiente orden:
- ID de empresa de HubSpot: Si una cuenta de Apollo ya está vinculada a una empresa de HubSpot, Apollo actualiza esa cuenta con los datos traídos, incluidos los campos personalizados.
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Dominio: Si no hay una cuenta de Apollo vinculada por ID de empresa, Apollo busca una cuenta con un dominio que coincida exactamente. El dominio proviene del sitio web o del campo de dominio de la empresa en HubSpot, con el protocolo y la ruta eliminados. Los subdominios se tratan como dominios diferentes, por lo que
corporate.sumware.comysumware.comno coinciden. - Nombre: Si no se encuentra una coincidencia ni por ID de empresa ni por dominio, Apollo hace la coincidencia por nombre de la empresa.
Cuando no se encuentra ninguna coincidencia, Apollo crea una cuenta nueva y aplica los datos traídos, incluidos los campos personalizados, a esa cuenta nueva. En este caso, es posible que la cuenta que esperabas no reciba la actualización.
Para solucionar problemas:
- Busca en Apollo el nombre de la empresa o el dominio para comprobar si existe una cuenta duplicada.
- Actualiza el sitio web o el campo de dominio de la empresa en HubSpot para que coincida exactamente con el dominio de la cuenta de Apollo deseada, y luego vuelve a traer los datos o espera la próxima sincronización.
- Confirma que el campo esté mapeado en Configuración > Integraciones > HubSpot > Cuentas > Mapeo de campos.
- Si se creó una cuenta duplicada, fusiónala con la cuenta correcta en Apollo después de corregir el dominio.
Ver errores
Usa el registro de errores para ver y resolver problemas de sincronización. El registro de errores muestra los errores que Apollo recibe al enviar información a HubSpot. Estos errores son respuestas de HubSpot que normalmente indican una restricción de HubSpot, como activar una regla de validación personalizada o alcanzar los límites de tasa de tu instancia conectada. Consulta algunas preguntas frecuentes sobre errores de sincronización.
Preguntas frecuentes
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Preguntas frecuentes |
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| ¿Qué datos puedo sincronizar con HubSpot? | ¿Cómo funciona la propiedad de contacto o cuenta al enviar registros a HubSpot? | ¿Por qué mis actividades no se sincronizan con HubSpot? |
| ¿Cómo funciona enviar vs. extraer para HubSpot? | ¿Qué significan los errores comunes de sincronización con HubSpot? | ¿Apollo controla el estado de contacto de marketing de HubSpot? |
Consulta Configurar ajustes de sincronización de HubSpot para encontrar respuestas a más preguntas frecuentes.
¿Qué datos puedo sincronizar con HubSpot?
Depende de qué integración de HubSpot uses.
Con HubSpot CRM, Apollo puede sincronizar contactos, cuentas y oportunidades entre ambas plataformas. Apollo también envía actividades —como emails, llamadas, reuniones, tasks y notas— de Apollo a HubSpot.
Apollo envía y extrae datos usando contactos y empresas, no leads. Apollo no es compatible con los leads de HubSpot, las etapas de progreso de leads ni otras propiedades específicas de leads. No verás el objeto Leads ni las propiedades relacionadas al configurar la integración en Apollo.
Con HubSpot Data Enrichment, Apollo solo enriquece registros existentes de HubSpot. Esta versión no es compatible con la sincronización ni con el envío de contactos, cuentas, oportunidades o actividades.
¿Cómo funciona la propiedad de contacto o cuenta al enviar registros a HubSpot?
Cuando envías contactos o cuentas a HubSpot, la propiedad depende de si el usuario que envía el registro vinculó sus credenciales personales de HubSpot en Apollo. En los envíos de un solo registro, la propiedad puede basarse en la cuenta de HubSpot vinculada del usuario que lo envía. En los envíos masivos, la propiedad también puede depender de la configuración de autenticación de tu equipo.
Si tu equipo usa autenticación de sincronización de equipo, un usuario actúa como la conexión principal entre Apollo y HubSpot. Como los permisos de HubSpot pueden variar según el objeto y el campo, el usuario autenticado debe tener los permisos adecuados de lectura y escritura para todo lo que sincroniza tu equipo.
¿Por qué mis actividades no se sincronizan con HubSpot?
Es posible que las actividades no se sincronicen si los ajustes de sincronización relacionados no están habilitados o si los registros relacionados no se enviaron primero. Para sincronizar actividades con HubSpot, debes habilitar los tipos de actividad específicos que quieres enviar, como emails, tasks, notas, resúmenes de reuniones o llamadas telefónicas.
Para que la sincronización de actividades funcione de forma confiable, asegúrate de enviar también los contactos, cuentas u oportunidades relacionadas. Apollo recomienda enviar primero los contactos, cuentas u oportunidades relacionadas, porque la sincronización de actividades puede fallar si los registros asociados no existen en HubSpot. En el caso específico de los resúmenes de reuniones, también debes habilitar y usar oportunidades en Apollo porque Apollo envía los resúmenes de reuniones como una actividad o nota a una oportunidad asociada en HubSpot.
Si las actividades de email aún no se sincronizan, revisa si los filtros de exclusión las están bloqueando, o si el remitente o destinatario no existe en HubSpot y la configuración para enviar esos emails no está habilitada.
¿Cómo funciona push vs. pull para HubSpot?
Push envía datos de Apollo a HubSpot cuando se cumplen las reglas. Pull importa datos de HubSpot a Apollo.
¿Qué significan los errores comunes de sincronización de HubSpot?
Estos son algunos errores comunes y cómo resolverlos:
account_upsert_failed |
Esto normalmente indica una discrepancia en el tipo de mapeo del campo de sector entre Apollo y HubSpot. Solución:
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Authorization failed |
Esto normalmente indica que tú o el usuario que conectó la integración no tienen permisos suficientes para realizar la acción en HubSpot.
Solución: Actualiza tus permisos en HubSpot o vuelve a conectar la integración con una cuenta que tenga permisos completos. |
Property values were not valid
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Este error suele ocurrir al sincronizar el campo de sector entre Apollo y HubSpot. Si HubSpot usa una propiedad de lista desplegable, requiere coincidencias exactas con sus valores internos, incluidas las mayúsculas y la ortografía. Si Apollo envía un valor que no coincide, HubSpot lo rechaza. Solución: Usa uno de los siguientes enfoques:
Para ver instrucciones paso a paso sobre el mapeo, consulta Configurar el mapeo de datos de HubSpot. |
¿Apollo controla el estado de contacto de marketing en HubSpot?
No, Apollo no establece ni administra el estado de contacto de marketing en HubSpot.
Apollo sincroniza datos de contactos y cuentas, pero HubSpot controla cómo se clasifican los contactos, incluido el estado de contacto de marketing.
Si necesitas administrar la designación de contacto de marketing, por ejemplo, para el cumplimiento del GDPR o la facturación, configúrala directamente en la configuración de HubSpot.
Próximos pasos
Aquí tienes algunos recursos útiles para guiarte en la configuración de la integración:
| Integra HubSpot con Apollo | Configura la integración de HubSpot para empezar a sincronizar tus registros de CRM con Apollo. |
|---|---|
| Configura la sincronización de HubSpot | Configura tu sincronización de HubSpot para tener más control sobre el flujo de datos. |
| Configura el mapeo de datos de HubSpot | Configura las reglas de mapeo de datos para la integración de HubSpot, para que los campos se sincronicen justo como lo necesita tu equipo. |
| Sigue el mapeo predeterminado de campos recomendado | Considera mapear los campos recomendados de Apollo a tu CRM para evitar discrepancias de datos; después te lo agradecerás cuando las sincronizaciones se ejecuten sin problemas. |