Descripción general
Integrar HubSpot con Apollo te permite acceder a tus datos y mantenerlos sincronizados en ambas plataformas.
Sin embargo, antes de integrar HubSpot con Apollo, hay varios detalles importantes que debes tener en cuenta para optimizar el proceso de configuración y reducir el riesgo de errores innecesarios al integrar HubSpot.
Hay dos versiones de la integración. Puedes decidir cuál usar cuando integres HubSpot con Apollo.
| HubSpot CRM | Esta integración permite una sincronización bidireccional entre HubSpot y Apollo. Puedes enviar y extraer contactos, cuentas y oportunidades, así como enviar actividades a HubSpot, lo que incluye registros de llamadas, emails, reuniones, tasks y notas realizadas en Apollo. |
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| Enriquecimiento de datos de HubSpot | Esta integración es solo para enriquecimiento. Usa la base de datos de Apollo para enriquecer los registros existentes de HubSpot. Esta integración no incluye sincronización completa en ambos sentidos ni envío de registros de contactos, cuentas, oportunidades o actividades. Para sincronizar o enviar datos, usa HubSpot CRM. |
Consulta las siguientes secciones para obtener más información sobre la integración de HubSpot en Apollo.
Cómo funciona
Una vez que conectas HubSpot CRM con Apollo, la integración mantiene tus datos alineados al extraer y enviar registros continuamente entre ambas plataformas.
Apollo extrae automáticamente contactos, cuentas y oportunidades de HubSpot de forma recurrente. Esto garantiza que tu equipo pueda ver los registros existentes del CRM mientras hace prospección en Apollo y ayuda a evitar que tu equipo haga prospección por error sobre registros que ya existen en HubSpot.
La configuración de envío controla cómo Apollo envía datos de vuelta a HubSpot. Puedes elegir cuándo enviar contactos, cuentas, oportunidades y emails según condiciones específicas, como la etapa, el estado de verificación del email o criterios de campos personalizados. Apollo también envía actualizaciones a los registros existentes automáticamente cuando ocurren cambios.
También se admite el envío masivo y manual, por lo que puedes seleccionar varios contactos, cuentas u oportunidades y enviarlos a HubSpot. En selecciones grandes, el envío se ejecuta en segundo plano.
Además de los registros del CRM, Apollo puede enviar datos de actividad a HubSpot. Esto incluye emails, tasks, notas, resúmenes de reuniones de conversaciones y llamadas telefónicas creadas en Apollo. La sincronización de actividades se controla por separado en la configuración de envío y requiere que el contacto, cuenta u oportunidad relacionados existan en HubSpot.
La asignación de campos y etapas define cómo se estructuran los datos entre ambos sistemas. La asignación garantiza que los valores de Apollo coincidan con las propiedades correctas en HubSpot, mientras que las reglas de escritura de datos determinan si Apollo completa campos vacíos o sobrescribe valores existentes en HubSpot.
En conjunto, la configuración de sincronización y la asignación de campos permiten que Apollo refleje tus datos de HubSpot mientras te da control sobre qué datos se actualizan y cuándo.
Primeros pasos
Conecta la integración: Conecta HubSpot en Apollo desde integraciones. Una vez conectado, elige entre HubSpot CRM para sincronización completa o HubSpot Data Enrichment solo para enriquecimiento.
Asignación de datos: Si usas la versión HubSpot CRM de la integración, primero asigna los campos y las etapas en Apollo a los campos de HubSpot para que todo fluya correctamente. También puedes establecer reglas de escritura de datos para aprovechar al máximo el enriquecimiento del CRM de Apollo y compartir con HubSpot los datos actualizados de Apollo.
Configuración de sincronización: Luego, configura los ajustes de sincronización para determinar cuándo fluyen los datos entre HubSpot y Apollo.
¿Sabías que? Para los planes pagos de Apollo, después de que habilites la integración de HubSpot hay un periodo de 6 horas para configurar los ajustes de sincronización y asignar campos. Esto le da a tu equipo margen para configurar correctamente la integración. Durante este tiempo, no puedes extraer registros manualmente. Después de seis horas, la sincronización se habilita automáticamente.
¿Se te pasó la ventana? Aún puedes ajustar la configuración de sincronización en cualquier momento. Ve a Configuración > Integraciones >
HubSpot para revisar o actualizar la configuración de sincronización. Los registros ya importados no se vuelven a importar automáticamente si haces más estrictas las condiciones. En su lugar, usa Traer todo para volver a traerlos con la nueva configuración.
Evita registros duplicados
Cuando integras HubSpot, Apollo refleja los datos de HubSpot. Si tienes contactos o cuentas duplicados en HubSpot, esos duplicados también se reflejan en Apollo. Para evitar registros duplicados, limpia y elimina los duplicados de tu instancia de HubSpot antes de integrarla con Apollo.
Si Apollo trae un duplicado desde HubSpot, Apollo muestra Posible duplicado en el contacto o la cuenta y en el registro de actividad.
Cuando creas manualmente un registro duplicado en HubSpot, Apollo crea automáticamente el mismo registro. Del mismo modo, si habilitas la configuración de envío a HubSpot y creas un registro duplicado en Apollo, HubSpot crea el mismo registro dentro de HubSpot.
Apollo no elimina ni fusiona automáticamente los duplicados que creas manualmente. Si decides eliminar o fusionar cualquiera de estos registros, debes fusionarlos manualmente o eliminarlos.
Cuando Apollo trae empresas desde HubSpot, relaciona cada empresa de HubSpot con una cuenta existente de Apollo usando el siguiente orden:
- ID de empresa de HubSpot: Si una cuenta de Apollo ya está vinculada a una empresa de HubSpot, Apollo actualiza esa cuenta con los datos traídos, incluidos los campos personalizados.
-
Dominio: Si ninguna cuenta de Apollo está vinculada por ID de empresa, Apollo busca una cuenta con un dominio que coincida exactamente. El dominio proviene del sitio web o del campo de dominio de la empresa en HubSpot, sin protocolo ni ruta. Los subdominios se tratan como dominios diferentes, así que
corporate.sumware.comysumware.comno coinciden. - Nombre: Si no se encuentra coincidencia ni por ID de empresa ni por dominio, Apollo hace la coincidencia por nombre de la empresa.
Cuando no se encuentra ninguna coincidencia, Apollo crea una cuenta nueva y aplica los datos traídos, incluidos los campos personalizados, a esa cuenta nueva. En este caso, es posible que la cuenta que esperabas no reciba la actualización.
Para solucionar problemas:
- Busca en Apollo el nombre de la empresa o el dominio para verificar si existe una cuenta duplicada.
- Actualiza el sitio web o el campo de dominio de la empresa en HubSpot para que coincida exactamente con el dominio de la cuenta de Apollo prevista y luego vuelve a traer los datos o espera la siguiente sincronización.
- Confirma que el campo esté mapeado en Configuración > Integraciones > HubSpot > Cuentas > Mapeo de campos.
- Si se creó una cuenta duplicada, fusiónala con la cuenta correcta en Apollo después de corregir el dominio.
Ver errores
Usa el registro de errores para ver y resolver problemas de sincronización. El registro de errores muestra los errores que Apollo recibe al enviar información a HubSpot. Estos errores son respuestas de HubSpot que normalmente indican una restricción de HubSpot, como alcanzar una regla de validación personalizada o los límites de frecuencia de tu instancia conectada. Revisa algunas preguntas frecuentes sobre errores de sincronización.
Preguntas frecuentes
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Preguntas frecuentes |
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| ¿Qué datos puedo sincronizar con HubSpot? | ¿Cómo funciona la propiedad de contactos o cuentas al enviar registros a HubSpot? | ¿Por qué mis actividades no se sincronizan con HubSpot? |
| ¿Cómo funciona enviar vs. importar para HubSpot? | ¿Qué significan los errores comunes de sincronización de HubSpot? | ¿Apollo controla el estado de contacto de marketing de HubSpot? |
¿Qué datos puedo sincronizar con HubSpot?
Depende de qué integración de HubSpot uses. Con HubSpot CRM, Apollo envía e importa contactos, cuentas y oportunidades entre ambas plataformas. Apollo también envía actividades, como emails, llamadas, reuniones, tareas y notas, de Apollo a HubSpot.
Con HubSpot Data Enrichment, Apollo solo enriquece registros existentes de HubSpot. Esta versión no admite sincronizar ni enviar contactos, cuentas, oportunidades ni actividades.
¿Cómo funciona la propiedad de contactos o cuentas al enviar registros a HubSpot?
Cuando envías contactos o cuentas a HubSpot, la propiedad depende de si el usuario que envía el registro vinculó sus credenciales personales de HubSpot en Apollo. En envíos de un solo registro, la propiedad puede basarse en la cuenta de HubSpot vinculada del usuario que lo envía. En envíos masivos, la propiedad también puede depender de la configuración de autenticación de tu equipo.
Si tu equipo usa autenticación de sincronización del equipo, un usuario actúa como la conexión principal entre Apollo y HubSpot. Como los permisos de HubSpot pueden variar según el objeto y el campo, el usuario autenticado debe tener los permisos adecuados de lectura y escritura para todo lo que tu equipo sincroniza.
¿Por qué mis actividades no se sincronizan con HubSpot?
Es posible que las actividades no se sincronicen si la configuración de sincronización relacionada no está habilitada o si los registros relacionados no se enviaron primero. Para sincronizar actividades con HubSpot, debes habilitar los tipos de actividad específicos que quieres enviar, como emails, tareas, notas, resúmenes de reuniones o llamadas telefónicas.
Para que la sincronización de actividades funcione de forma confiable, asegúrate de enviar también los contactos, cuentas u oportunidades relacionados. Apollo recomienda enviar primero los contactos, cuentas u oportunidades relacionados, porque la sincronización de actividades puede fallar si los registros asociados no existen en HubSpot. En el caso específico de los resúmenes de reuniones, también debes habilitar y usar oportunidades en Apollo porque Apollo envía los resúmenes de reuniones como una actividad o nota a una oportunidad asociada en HubSpot.
Si las actividades de email aún no se sincronizan, verifica si los filtros de exclusión las están bloqueando o si el remitente o destinatario no existe en HubSpot y la configuración para enviar esos emails no está habilitada.
¿Cómo funciona enviar vs. importar para HubSpot?
Enviar manda datos de Apollo a HubSpot cuando se cumplen las reglas. Importar trae datos de HubSpot a Apollo.
¿Qué significan los errores comunes de sincronización de HubSpot?
Estos son errores comunes y cómo resolverlos:
account_upsert_failed |
Esto normalmente indica una incompatibilidad en el tipo de mapeo del campo de sector entre Apollo y HubSpot. Solución: Actualiza el tipo de campo en HubSpot o ajusta el mapeo para que los formatos de datos coincidan. |
|---|---|
Authorization failed |
Esto normalmente indica que tú, o el usuario que conectó la integración, no tienen permisos suficientes para realizar la acción en HubSpot.
Solución: Actualiza tus permisos en HubSpot o vuelve a conectar la integración con una cuenta que tenga permisos completos. |
¿Apollo controla el estado de contacto de marketing de HubSpot?
No, Apollo no establece ni administra el estado de contacto de marketing en HubSpot.
Apollo sincroniza datos de contactos y cuentas, pero HubSpot controla cómo se clasifican los contactos, incluido el estado de contacto de marketing.
Si necesitas administrar la designación de contacto de marketing, por ejemplo para el cumplimiento del GDPR o la facturación, configúrala directamente en la configuración de HubSpot.
Próximos pasos
Aquí tienes algunos recursos útiles para guiarte en la configuración de la integración:
| Integra HubSpot con Apollo | Configura la integración de HubSpot para comenzar a sincronizar tus registros de CRM con Apollo. |
|---|---|
| Configura los ajustes de sincronización de HubSpot | Configura tus ajustes de sincronización de HubSpot para tener más control sobre el flujo de datos. |
| Configura el mapeo de datos de HubSpot | Configura las reglas de mapeo de datos para la integración de HubSpot, de modo que los campos se sincronicen justo como tu equipo lo necesita. |
| Sigue el mapeo predeterminado de campos recomendado | Considera mapear los campos recomendados de Apollo a tu CRM para evitar discrepancias de datos; después te lo agradecerás cuando las sincronizaciones se ejecuten sin problemas. |