Présentation
L'intégration de HubSpot avec Apollo vous permet d'accéder à vos données et de les garder synchronisées sur les deux plateformes.
Avant d'intégrer HubSpot à Apollo, vous devez toutefois garder à l'esprit plusieurs points importants qui peuvent vous aider à simplifier le processus de configuration et à réduire le risque d'erreurs inutiles lors de l'intégration de HubSpot.
Il existe deux versions de l'intégration. Vous pouvez choisir laquelle utiliser lorsque vous intégrez HubSpot à Apollo.
| HubSpot CRM | Cette intégration permet une synchronisation bidirectionnelle entre HubSpot et Apollo. Vous pouvez envoyer et récupérer des contacts, des comptes et des opportunités, ainsi qu'envoyer des activités vers HubSpot, y compris les enregistrements des appels, des emails, des réunions, des Task et des notes créés dans Apollo. |
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| HubSpot Data Enrichment | Cette intégration est uniquement dédiée à l'enrichissement. Utilisez la base de données d'Apollo pour enrichir les records existants dans HubSpot. Cette intégration n'inclut pas de synchronisation bidirectionnelle complète ni d'envoi de records pour les contacts, les comptes, les opportunités ou les activités. Pour synchroniser ou envoyer des données, utilisez plutôt HubSpot CRM. |
Consultez les sections suivantes pour en savoir plus sur l'intégration HubSpot dans Apollo.
Fonctionnement
Une fois HubSpot CRM connecté à Apollo, l'intégration maintient l'alignement de vos données en récupérant et en envoyant en continu des records entre les deux plateformes.
- Délai: La plupart des synchronisations d'envoi et de récupération pour les contacts et les entreprises se terminent dans les 15 à 30 minutes suivant la création ou la mise à jour d'un record, en particulier pour les petits lots. Cependant, les synchronisations en masse importantes ou la synchronisation initiale peuvent prendre plus de temps. De plus, les opportunités et les activités peuvent mettre plus longtemps à apparaître complètement et, selon le volume et les limites de l'API HubSpot, cela peut prendre jusqu'à 24 heures.
- Récupération depuis HubSpot: Apollo récupère automatiquement les contacts, les comptes et les opportunités depuis HubSpot de façon récurrente. Cela permet à votre équipe de voir les records CRM existants lors de la prospection dans Apollo et aide à éviter qu'elle ne prospecte par erreur des records déjà présents dans HubSpot. Apollo utilise les identifiants disponibles et les détails de profil pour associer chaque record HubSpot au bon record Apollo. Apollo vérifie d'abord l'ID du contact, l'ID du contact HubSpot et les IDs CRM précédemment fusionnés. S'il n'y a pas de correspondance directe, Apollo utilise d'autres signaux comme l'email vérifié, l'URL LinkedIn et le nom, ainsi que le contexte de l'entreprise. Pour les entreprises, Apollo vérifie d'abord les IDs directs de l'entreprise ou du compte, puis les IDs de compte CRM, l'ID de l'organisation Apollo, le domaine de l'entreprise et le nom de l'entreprise.
- Envoi vers HubSpot: Les paramètres d'envoi contrôlent la façon dont Apollo renvoie les données vers HubSpot. Vous pouvez choisir quand envoyer les contacts, les comptes, les opportunités et les emails en fonction de conditions spécifiques, comme l'étape, le statut de vérification de l'email ou des critères de champ personnalisé. Apollo envoie également automatiquement les mises à jour des records existants lorsque des changements se produisent. L'envoi en masse et manuel est aussi pris en charge, ce qui vous permet de sélectionner plusieurs contacts, comptes ou opportunités et de les envoyer à HubSpot. Pour les sélections importantes, l'envoi s'exécute en arrière-plan.
- Activités: En plus des records CRM, Apollo peut envoyer des données d'activité vers HubSpot. Cela inclut les emails, les Task, les notes, les résumés de réunion issus des conversations et les appels téléphoniques créés dans Apollo. La synchronisation des activités se contrôle séparément dans les paramètres d'envoi et exige que le contact, le compte ou l'opportunité associé existe dans HubSpot.
- Mappage des données: Le mappage des champs et des étapes définit la façon dont les données sont structurées entre les deux systèmes. Le mappage garantit que les valeurs d'Apollo correspondent aux bonnes propriétés dans HubSpot, tandis que les règles d'écriture des données déterminent si Apollo remplit les champs vides ou écrase les valeurs existantes dans HubSpot. Ensemble, les paramètres de synchronisation et le mappage des champs permettent à Apollo de refléter vos données HubSpot tout en vous donnant le contrôle sur les données mises à jour et le moment où elles le sont.
Premiers pas
- Connecter l'intégration: Connectez HubSpot dans Apollo via les intégrations. Choisissez entre HubSpot CRM pour une synchronisation complète ou HubSpot Data Enrichment pour l'enrichissement uniquement.
- Mappage des données: Si vous utilisez la version HubSpot CRM de l'intégration, commencez par mapper les champs et les étapes dans Apollo aux champs dans HubSpot afin que tout circule correctement. Vous pouvez également définir des règles d'écriture des données pour tirer pleinement parti de l'enrichissement CRM d'Apollo et partager les données Apollo mises à jour avec HubSpot.
- Paramètres de synchronisation: Ensuite, configurez les paramètres de synchronisation pour déterminer quand les données circulent entre HubSpot et Apollo.
Pour les abonnements Apollo payants, après avoir activé l'intégration HubSpot, vous disposez d'une fenêtre de 6 heures pour configurer les paramètres de synchronisation et mapper les champs. Cela laisse à votre équipe le temps de configurer correctement l'intégration. Pendant ce temps, vous ne pouvez pas récupérer manuellement des records. Après six heures, la synchronisation est automatiquement activée.
Vous avez manqué ce délai ? Vous pouvez toujours ajuster les paramètres de synchronisation à tout moment. Accédez à Paramètres > Intégrations >
HubSpot pour vérifier ou mettre à jour les paramètres de synchronisation. Les enregistrements déjà importés ne sont pas automatiquement récupérés à nouveau si vous resserrez les conditions. À la place, utilisez Tout récupérer pour récupérer à nouveau les données avec les nouveaux paramètres.
Éviter les enregistrements en double
Lorsque vous intégrez HubSpot, Apollo reflète les données de HubSpot. Si vous avez des contacts ou des comptes en double dans HubSpot, ces doublons apparaîtront aussi dans Apollo. Pour éviter les enregistrements en double, nettoyez et dédupliquez votre instance HubSpot avant de l'intégrer à Apollo.
Si Apollo récupère un doublon depuis HubSpot, Apollo affiche Doublon potentiel sur le contact ou le compte et dans le journal d'activité.
Lorsque vous créez manuellement un enregistrement en double dans HubSpot, Apollo crée automatiquement le même enregistrement. De même, si vous activez les paramètres d'envoi vers HubSpot et créez un enregistrement en double dans Apollo, HubSpot crée le même enregistrement dans HubSpot.
Apollo ne supprime ni ne fusionne automatiquement les doublons que vous créez manuellement. Si vous décidez de supprimer ou de fusionner l'un de ces enregistrements, vous devez les fusionner manuellement ou les supprimer.
Lorsque Apollo récupère des entreprises depuis HubSpot, il associe chaque entreprise HubSpot à un compte Apollo existant dans l'ordre suivant :
- ID d'entreprise HubSpot : si un compte Apollo est déjà lié à une entreprise HubSpot, Apollo met à jour ce compte avec les données récupérées, y compris les champs personnalisés.
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Domaine : si aucun compte Apollo n'est lié par ID d'entreprise, Apollo recherche un compte avec un domaine exactement identique. Le domaine provient du site web ou du champ de domaine de l'entreprise HubSpot, sans le protocole ni le chemin. Les sous-domaines sont traités comme des domaines différents, donc
corporate.sumware.cometsumware.comne correspondent pas. - Nom : si aucune correspondance n'est trouvée ni par ID d'entreprise ni par domaine, Apollo établit la correspondance par nom d'entreprise.
Lorsqu'aucune correspondance n'est trouvée, Apollo crée un nouveau compte et y applique les données récupérées, y compris les champs personnalisés. Dans ce cas, il se peut que le compte attendu ne reçoive pas la mise à jour.
Pour résoudre le problème :
- Recherchez dans Apollo le nom de l'entreprise ou le domaine pour vérifier si un compte en double existe.
- Mettez à jour le site web ou le champ de domaine de l'entreprise HubSpot afin qu'il corresponde exactement au domaine du compte Apollo prévu, puis relancez la récupération ou attendez la prochaine synchronisation.
- Vérifiez que le champ est mappé dans Paramètres > Intégrations > HubSpot > Comptes > Mappage des champs.
- Si un compte en double a été créé, fusionnez-le avec le bon compte dans Apollo après avoir corrigé le domaine.
Voir les erreurs
Utilisez le journal des erreurs pour consulter et résoudre les problèmes de synchronisation. Le journal des erreurs affiche les erreurs qu'Apollo reçoit lors de l'envoi d'informations vers HubSpot. Ces erreurs sont des réponses de HubSpot qui indiquent généralement une restriction de HubSpot, comme l'application d'une règle de validation personnalisée ou l'atteinte des limites de débit pour votre instance connectée. Consultez quelques questions fréquentes sur les erreurs de synchronisation.
FAQ
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Questions fréquentes |
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| Quelles données puis-je synchroniser avec HubSpot ? | Comment fonctionne la propriété d'un contact ou d'un compte lors de l'envoi de Records vers HubSpot ? | Pourquoi mes Activités ne sont-elles pas synchronisées avec HubSpot ? |
| Comment fonctionne l'envoi par rapport à l'importation depuis HubSpot ? | Que signifient les erreurs de synchronisation HubSpot courantes ? | Apollo contrôle-t-il le statut de contact marketing dans HubSpot ? |
Consultez Configurer les paramètres de synchronisation HubSpot pour obtenir des réponses à d'autres questions fréquentes.
Quelles données puis-je synchroniser avec HubSpot ?
Cela dépend de l'intégration HubSpot que vous utilisez.
Avec HubSpot CRM, Apollo peut synchroniser les contacts, les comptes et les opportunités entre les deux plateformes. Apollo envoie également les Activités — comme les emails, les appels, les réunions, les Task et les notes — d'Apollo vers HubSpot.
Apollo envoie et récupère les données à l'aide des contacts et des entreprises, et non des Lead. Apollo ne prend pas en charge les Lead HubSpot, les étapes de progression des Lead ou d'autres propriétés spécifiques aux Lead. Vous ne verrez pas l'objet Leads ni les propriétés associées lors de la configuration de l'intégration dans Apollo.
Avec HubSpot Data Enrichment, Apollo enrichit uniquement les Records HubSpot existants. Cette version ne prend pas en charge la synchronisation ou l'envoi de contacts, de comptes, d'opportunités ou d'Activités.
Comment fonctionne la propriété d'un contact ou d'un compte lors de l'envoi de Records vers HubSpot ?
Lorsque vous envoyez des contacts ou des comptes vers HubSpot, la propriété dépend du fait que l'utilisateur qui envoie le Record ait ou non lié ses identifiants HubSpot personnels dans Apollo. Pour les envois d'un seul Record, la propriété peut être basée sur le compte HubSpot lié de l'utilisateur qui effectue l'envoi. Pour les envois en masse, la propriété peut également dépendre de la configuration d'authentification de votre équipe.
Si votre équipe utilise l'authentification de synchronisation d'équipe, un utilisateur agit comme connexion principale entre Apollo et HubSpot. Comme les autorisations HubSpot peuvent varier selon l'objet et le champ, l'utilisateur authentifié doit disposer des autorisations de lecture et d'écriture appropriées pour tout ce que votre équipe synchronise.
Pourquoi mes Activités ne sont-elles pas synchronisées avec HubSpot ?
Les Activités peuvent ne pas être synchronisées si les paramètres de synchronisation associés ne sont pas activés ou si les Records associés n'ont pas été envoyés au préalable. Pour synchroniser les Activités avec HubSpot, vous devez activer les types d'activité spécifiques que vous souhaitez envoyer, comme les emails, les Task, les notes, les résumés de réunion ou les appels téléphoniques.
Pour que la synchronisation des Activités fonctionne de manière fiable, assurez-vous également d'envoyer les contacts, comptes ou opportunités associés. Apollo recommande d'envoyer d'abord les contacts, comptes ou opportunités associés, car la synchronisation des Activités peut échouer si les Records associés n'existent pas dans HubSpot. Pour les résumés de réunion en particulier, vous devez également activer et utiliser les opportunités dans Apollo, car Apollo envoie les résumés de réunion comme une activité ou une note vers une opportunité associée dans HubSpot.
Si les activités email ne se synchronisent toujours pas, vérifiez si des filtres d'exclusion les bloquent, ou si l'expéditeur ou le destinataire n'existe pas dans HubSpot et que le paramètre permettant d'envoyer ces emails n'est pas activé.
Comment fonctionnent le push et le pull pour HubSpot ?
Le push envoie des données d'Apollo vers HubSpot lorsque les règles sont remplies. Le pull importe des données de HubSpot dans Apollo.
Que signifient les erreurs de synchronisation HubSpot courantes ?
Voici les erreurs courantes et comment les résoudre :
account_upsert_failed |
Cela indique généralement une incompatibilité de type dans le mappage du champ secteur entre Apollo et HubSpot. Solution:
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Authorization failed |
Cela indique généralement que vous, ou l'utilisateur qui a connecté l'intégration, n'avez pas les autorisations suffisantes pour effectuer l'action dans HubSpot.
Solution: Mettez à jour vos autorisations dans HubSpot ou reconnectez l'intégration avec un compte disposant de toutes les autorisations. |
Property values were not valid
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Cette erreur se produit fréquemment lors de la synchronisation du champ secteur entre Apollo et HubSpot. Si HubSpot utilise une propriété de type liste déroulante, il exige des correspondances exactes avec ses valeurs internes, y compris la casse et l'orthographe. Si Apollo envoie une valeur qui ne correspond pas, HubSpot la rejette. Solution: Utilisez l'une des approches suivantes :
Pour des instructions de mappage étape par étape, consultez Configurer le mappage des données HubSpot. |
Apollo contrôle-t-il le statut de contact marketing dans HubSpot ?
Non, Apollo ne définit ni ne gère le statut de contact marketing dans HubSpot.
Apollo synchronise les données des contacts et des comptes, mais HubSpot contrôle la façon dont les contacts sont classés, y compris leur statut de contact marketing.
Si vous devez gérer la désignation de contact marketing, par exemple pour la conformité au RGPD ou la facturation, configurez cela directement dans les paramètres HubSpot.
Étapes suivantes
Voici quelques ressources utiles pour vous guider dans la configuration de l'intégration :
| Intégrer HubSpot à Apollo | Configurer le Intégration HubSpot pour commencer à synchroniser vos enregistrements CRM avec Apollo. |
|---|---|
| Configurer les paramètres de synchronisation HubSpot | Configurez vos paramètres de synchronisation HubSpot pour mieux contrôler le flux de données. |
| Configurer le mapping des données HubSpot | Configurez les règles de mapping des données pour l'intégration HubSpot afin que les champs se synchronisent exactement selon les besoins de votre équipe. |
| Suivre le mapping par défaut recommandé des champs | Pensez à mapper les champs recommandés d'Apollo à votre CRM afin d'éviter les écarts de données ; vous vous en féliciterez plus tard lorsque les synchronisations s'exécuteront correctement. |