Visão geral
Integrar o HubSpot ao Apollo permite que você acesse e mantenha seus dados sincronizados nas duas plataformas.
Antes de integrar o HubSpot ao Apollo, porém, há vários detalhes importantes para lembrar que podem ajudar você a otimizar o processo de configuração e reduzir o risco de erros desnecessários ao integrar o HubSpot.
Há duas versões da integração. Você pode decidir qual usar quando integrar o HubSpot ao Apollo.
| HubSpot CRM | Esta integração permite uma sincronização bidirecional entre o HubSpot e o Apollo. Você pode enviar e importar contatos, contas e negócios, além de enviar atividades para o HubSpot, incluindo registros de chamadas, emails, reuniões, tasks e notas feitas no Apollo. |
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| Enriquecimento de dados do HubSpot | Esta integração é somente para enriquecimento. Use o banco de dados do Apollo para enriquecer registros existentes do HubSpot. Esta integração não inclui sincronização completa em duas vias nem envio de registros de contatos, contas, negócios ou atividades. Para sincronizar ou enviar dados, use o HubSpot CRM. |
Confira as seções a seguir para saber mais sobre a integração do HubSpot no Apollo.
Como funciona
Depois que você conectar o HubSpot CRM ao Apollo, a integração manterá seus dados alinhados ao importar e enviar registros continuamente entre as duas plataformas.
- Tempo: A maioria das sincronizações de envio e importação de contatos e empresas é concluída em 15 a 30 minutos após você criar ou atualizar um registro, especialmente em lotes pequenos. No entanto, grandes sincronizações em massa ou a sincronização inicial podem levar mais tempo. Além disso, negócios e atividades podem demorar mais para aparecer por completo e, dependendo do volume e dos limites da API do HubSpot, podem levar até 24 horas para serem concluídos.
- Importação do HubSpot: O Apollo importa automaticamente contatos, contas e negócios do HubSpot de forma recorrente. Isso garante que sua equipe possa ver registros existentes do CRM durante a prospecção no Apollo e ajuda a evitar que sua equipe faça prospecção acidentalmente de registros que já existem no HubSpot. O Apollo usa identificadores disponíveis e detalhes do perfil para associar cada registro do HubSpot ao registro correto no Apollo. O Apollo verifica primeiro o ID do contato, o ID de contato do HubSpot e IDs de CRM mesclados anteriormente. Se não houver uma correspondência direta, o Apollo usa outros sinais, como email verificado, URL do LinkedIn e nome, além do contexto da empresa. Para empresas, o Apollo verifica primeiro IDs diretos da empresa ou da conta, depois IDs de conta do CRM, ID da organização do Apollo, domínio da empresa e nome da empresa.
- Envio para o HubSpot: As configurações de envio controlam como o Apollo envia dados de volta para o HubSpot. Você pode escolher quando enviar contatos, contas, negócios e emails com base em condições específicas, como etapa, status de verificação de email ou critérios de campos personalizados. O Apollo também envia automaticamente atualizações para registros existentes quando ocorrem alterações. O envio em massa e manual também é compatível, para que você possa selecionar vários contatos, contas ou negócios e enviá-los ao HubSpot. Para seleções grandes, o envio é executado em segundo plano.
- Atividades: Além dos registros do CRM, o Apollo pode enviar dados de atividade para o HubSpot. Isso inclui emails, tasks, notas, resumos de reuniões de conversas e chamadas telefônicas criadas no Apollo. A sincronização de atividades é controlada separadamente nas configurações de envio e exige que o contato, a conta ou o negócio relacionado exista no HubSpot.
- Mapeamento de dados: O mapeamento de campos e etapas define como os dados são estruturados entre os dois sistemas. O mapeamento garante que os valores do Apollo correspondam às propriedades corretas no HubSpot, enquanto as regras de gravação de dados determinam se o Apollo preenche campos vazios ou substitui valores existentes no HubSpot. Juntas, as configurações de sincronização e o mapeamento de campos permitem que o Apollo espelhe seus dados do HubSpot, dando a você controle sobre quais dados são atualizados e quando.
Primeiros passos
- Conectar a integração: Conecte o HubSpot no Apollo por meio das integrações. Escolha entre HubSpot CRM para sincronização completa ou HubSpot Data Enrichment somente para enriquecimento.
- Mapeamento de dados: Se você usar a versão HubSpot CRM da integração, primeiro mapeie os campos e as etapas no Apollo para os campos no HubSpot para que tudo flua corretamente. Você também pode definir regras de gravação de dados para aproveitar ao máximo o enriquecimento do Apollo CRM e compartilhar dados atualizados do Apollo com o HubSpot.
- Configurações de sincronização: Em seguida, configure as definições de sincronização para determinar quando os dados fluem entre o HubSpot e o Apollo.
Para planos pagos do Apollo, depois que você ativar a integração com o HubSpot, haverá uma janela de 6 horas para configurar as definições de sincronização e mapear campos. Isso dá à sua equipe tempo para configurar a integração corretamente. Durante esse período, você não pode importar registros manualmente. Após seis horas, a sincronização é ativada automaticamente.
Perdeu a janela? Você ainda pode ajustar as definições de sincronização a qualquer momento. Vá para Configurações > Integrações >
HubSpot para revisar ou atualizar as configurações de sincronização. Os registros já importados não são buscados novamente automaticamente se você restringir as condições. Em vez disso, use Pull all para buscar tudo novamente com as novas configurações.
Evite registros duplicados
Ao integrar o HubSpot, o Apollo espelha os dados no HubSpot. Se você tiver contatos ou contas duplicados no HubSpot, essas duplicatas também aparecerão no Apollo. Para evitar registros duplicados, limpe e deduplique sua instância do HubSpot antes de integrá-la ao Apollo.
Se o Apollo importar uma duplicata do HubSpot, o Apollo exibirá Potential duplicate no contato ou na conta e no log de atividades.
Quando você cria manualmente um registro duplicado no HubSpot, o Apollo cria automaticamente o mesmo registro. Da mesma forma, se você habilitar as configurações de envio para o HubSpot e criar um registro duplicado no Apollo, o HubSpot criará o mesmo registro no HubSpot.
O Apollo não exclui nem mescla automaticamente duplicatas que você cria manualmente. Se você decidir excluir ou mesclar qualquer um desses registros, precisará mesclar manualmente ou excluir esses registros.
Quando o Apollo importa empresas do HubSpot, ele associa cada empresa do HubSpot a uma conta existente no Apollo usando a seguinte ordem:
- ID da empresa no HubSpot: Se uma conta do Apollo já estiver vinculada a uma empresa do HubSpot, o Apollo atualizará essa conta com os dados importados, incluindo todos os campos personalizados.
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Domínio: Se nenhuma conta do Apollo estiver vinculada pelo ID da empresa, o Apollo procurará uma conta com um domínio exatamente correspondente. O domínio vem do site ou do campo de domínio da empresa no HubSpot, com protocolo e caminho removidos. Subdomínios são tratados como domínios diferentes, então
corporate.sumware.comesumware.comnão correspondem. - Nome: Se não houver correspondência nem por ID da empresa nem por domínio, o Apollo fará a correspondência pelo nome da empresa.
Quando nenhuma correspondência é encontrada, o Apollo cria uma nova conta e aplica os dados importados, incluindo campos personalizados, a essa nova conta. Nesse caso, a conta que você esperava talvez não receba a atualização.
Para solucionar o problema:
- Pesquise no Apollo pelo nome da empresa ou pelo domínio para verificar se existe uma conta duplicada.
- Atualize o site ou o campo de domínio da empresa no HubSpot para que corresponda exatamente ao domínio da conta pretendida no Apollo e, em seguida, importe novamente ou aguarde a próxima sincronização.
- Confirme se o campo está mapeado em Configurações > Integrações > HubSpot > Contas > Mapeamento de campos.
- Se uma conta duplicada foi criada, mescle-a com a conta correta no Apollo após corrigir o domínio.
Visualizar erros
Use o log de erros da integração com HubSpot para visualizar e resolver problemas de sincronização. O log de erros mostra os erros que o Apollo recebe ao enviar informações para o HubSpot. Esses erros são respostas do HubSpot que normalmente indicam uma restrição do HubSpot, como atingir uma regra de validação personalizada ou os limites de taxa da sua instância conectada. Confira algumas perguntas frequentes sobre erros de sincronização.
FAQs
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Perguntas frequentes |
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| Quais dados posso sincronizar com o HubSpot? | Como funciona a propriedade de contatos ou contas ao enviar registros para o HubSpot? | Por que minhas atividades não estão sincronizando com o HubSpot? |
| Como funciona enviar vs. puxar no HubSpot? | O que significam os erros comuns de sincronização do HubSpot? | O Apollo controla o status de contato de marketing no HubSpot? |
Confira Configurar as configurações de sincronização do HubSpot para respostas a mais perguntas frequentes.
Quais dados posso sincronizar com o HubSpot?
Depende de qual integração com HubSpot você usa.
Com o HubSpot CRM, o Apollo pode sincronizar contatos, contas e negócios entre as duas plataformas. O Apollo também envia atividades — como emails, chamadas, reuniões, tasks e notas — do Apollo para o HubSpot.
O Apollo envia e puxa dados usando contatos e empresas, não leads. O Apollo não oferece suporte a leads do HubSpot, etapas de progressão de leads ou outras propriedades específicas de leads. Você não verá o objeto Leads nem propriedades relacionadas ao configurar a integração no Apollo.
Com o HubSpot Data Enrichment, o Apollo apenas enriquece registros existentes do HubSpot. Esta versão não oferece suporte à sincronização nem ao envio de contatos, contas, negócios ou atividades.
Como funciona a propriedade de contatos ou contas ao enviar registros para o HubSpot?
Quando você envia contatos ou contas para o HubSpot, a propriedade depende de o usuário que envia o registro ter vinculado suas credenciais pessoais do HubSpot no Apollo. Para envios de registro único, a propriedade pode ser baseada na conta do HubSpot vinculada do usuário que fez o envio. Para envios em massa, a propriedade também pode depender da configuração de autenticação da sua equipe.
Se sua equipe usa autenticação de sincronização da equipe, um usuário atua como a conexão principal entre o Apollo e o HubSpot. Como as permissões do HubSpot podem variar por objeto e campo, o usuário autenticado deve ter as permissões adequadas de leitura e gravação para tudo o que sua equipe sincroniza.
Por que minhas atividades não estão sincronizando com o HubSpot?
As atividades podem não sincronizar se as configurações de sincronização relacionadas não estiverem ativadas ou se os registros relacionados não tiverem sido enviados primeiro. Para sincronizar atividades com o HubSpot, você precisa ativar os tipos específicos de atividade que deseja enviar, como emails, tasks, notas, resumos de reunião ou chamadas telefônicas.
Para que a sincronização de atividades funcione de forma confiável, certifique-se de também enviar os contatos, contas ou negócios relacionados. O Apollo recomenda enviar primeiro os contatos, contas ou negócios relacionados, porque a sincronização de atividades pode falhar se os registros associados não existirem no HubSpot. Especificamente para resumos de reunião, você também deve ativar e usar negócios no Apollo, porque o Apollo envia resumos de reunião como uma atividade ou nota para um negócio associado no HubSpot.
Se as atividades de email ainda não sincronizarem, verifique se os filtros de exclusão estão bloqueando-as ou se o remetente ou destinatário não existe no HubSpot e a configuração para enviar esses emails não está ativada.
Como push vs pull funciona no HubSpot?
Push envia dados do Apollo para o HubSpot quando as regras são atendidas. Pull importa dados do HubSpot para o Apollo.
O que significam os erros comuns de sync do HubSpot?
Aqui estão os erros comuns e como resolvê-los:
account_upsert_failed |
Isso normalmente indica uma incompatibilidade de tipo no mapeamento do campo de setor entre o Apollo e o HubSpot. Solução:
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|---|---|
Authorization failed |
Isso normalmente indica que você, ou o usuário que conectou a integração, não tem permissão suficiente para executar a ação no HubSpot.
Solução: Atualize suas permissões no HubSpot ou reconecte a integração usando uma conta com permissões completas. |
Property values were not valid
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Esse erro ocorre com frequência ao sincronizar o campo de setor entre o Apollo e o HubSpot. Se o HubSpot usar uma propriedade de menu suspenso, ele exigirá correspondências exatas com os valores internos, incluindo maiúsculas, minúsculas e ortografia. Se o Apollo enviar um valor que não corresponda, o HubSpot o rejeitará. Solução: Use uma das seguintes abordagens:
Para instruções de mapeamento passo a passo, consulte Configurar o mapeamento de dados do HubSpot. |
O Apollo controla o status de contato de marketing no HubSpot?
Não, o Apollo não define nem gerencia o status de contato de marketing no HubSpot.
O Apollo sincroniza dados de contatos e contas, mas o HubSpot controla como os contatos são classificados, incluindo o status de contato de marketing.
Se você precisa gerenciar a designação de contato de marketing, por exemplo, para conformidade com o GDPR ou faturamento, configure isso diretamente nas configurações do HubSpot.
Próximas etapas
Aqui estão alguns recursos úteis para orientar você na configuração da integração:
| Integrar o HubSpot ao Apollo | Configure o integração com o HubSpot para começar a sincronizar seus registros do CRM com o Apollo. |
|---|---|
| Configure as configurações de sincronização do HubSpot | Configure suas configurações de sincronização do HubSpot para ter mais controle sobre o fluxo de dados. |
| Configure o mapeamento de dados do HubSpot | Configure as regras de mapeamento de dados para a integração com o HubSpot para que os campos sejam sincronizados exatamente como sua equipe precisa. |
| Siga o mapeamento de campos padrão recomendado | Considere mapear os campos recomendados do Apollo ao seu CRM para evitar inconsistências nos dados — você vai agradecer depois, quando as sincronizações acontecerem sem problemas. |