Visão geral
Integrar o HubSpot ao Apollo permite que você acesse e mantenha seus dados sincronizados nas duas plataformas.
Antes de integrar o HubSpot ao Apollo, há vários detalhes importantes para lembrar que podem ajudar você a otimizar o processo de configuração e reduzir o risco de erros desnecessários ao integrar o HubSpot.
Há duas versões da integração. Você pode decidir qual usar quando integrar o HubSpot ao Apollo.
| HubSpot CRM | Essa integração permite uma sincronização bidirecional entre o HubSpot e o Apollo. Você pode enviar e importar contatos, contas e negócios, além de enviar atividades para o HubSpot, incluindo registros de chamadas, emails, reuniões, tasks e notas feitas no Apollo. |
|---|---|
| HubSpot Data Enrichment | Essa integração é somente para enrichment. Use o banco de dados do Apollo para enriquecer records existentes do HubSpot. Essa integração não inclui sincronização bidirecional completa nem envio de records de contatos, contas, negócios ou atividades. Para sincronizar ou enviar dados, use o HubSpot CRM. |
Confira as seções a seguir para saber mais sobre a integração com o HubSpot no Apollo.
Como funciona
Depois que você conectar o HubSpot CRM ao Apollo, a integração mantém seus dados alinhados ao importar e enviar records continuamente entre as duas plataformas.
O Apollo importa automaticamente contatos, contas e negócios do HubSpot de forma recorrente. Isso garante que sua equipe possa ver os records existentes no CRM enquanto faz prospecção no Apollo e ajuda a evitar que sua equipe faça prospecção acidentalmente de records que já existem no HubSpot.
As configurações de envio controlam como o Apollo envia dados de volta ao HubSpot. Você pode escolher quando enviar contatos, contas, negócios e emails com base em condições específicas, como etapa, status de verificação de email ou critérios de campos personalizados. O Apollo também envia atualizações para records existentes automaticamente quando ocorrem alterações.
Também há suporte para envio manual e em massa, para que você possa selecionar vários contatos, contas ou negócios e enviá-los ao HubSpot. Para seleções grandes, o envio é executado em segundo plano.
Além dos records do CRM, o Apollo pode enviar dados de atividade para o HubSpot. Isso inclui emails, tasks, notas, resumos de reuniões de conversas e chamadas telefônicas criadas no Apollo. A sincronização de atividades é controlada separadamente nas configurações de envio e exige que o contato, conta ou negócio relacionado exista no HubSpot.
O mapeamento de campos e etapas define como os dados são estruturados entre os dois sistemas. O mapeamento garante que os valores do Apollo correspondam às propriedades corretas no HubSpot, enquanto as regras de gravação de dados determinam se o Apollo preenche campos vazios ou sobrescreve valores existentes no HubSpot.
Juntas, as configurações de sincronização e o mapeamento de campos permitem que o Apollo espelhe seus dados do HubSpot, dando a você controle sobre quais dados são atualizados e quando.
Primeiros passos
Conectar a integração: Conecte o HubSpot no Apollo por meio das integrações. Depois de conectar, escolha entre HubSpot CRM para sincronização completa ou HubSpot Data Enrichment para enrichment apenas.
Mapeamento de dados: Se você usar a versão HubSpot CRM da integração, primeiro mapeie os campos e etapas no Apollo para os campos no HubSpot para que tudo funcione corretamente. Você também pode definir regras de gravação de dados para aproveitar ao máximo o enrichment do Apollo CRM e compartilhar dados atualizados do Apollo com o HubSpot.
Configurações de sincronização: Em seguida, configure as definições de sincronização para determinar quando os dados fluem entre o HubSpot e o Apollo.
Você sabia? Para os planos pagos do Apollo, depois que você habilitar a integração com o HubSpot há uma janela de 6 horas para configurar as definições de sincronização e mapear campos. Isso dá à sua equipe tempo para configurar a integração corretamente. Durante esse período, você não pode importar records manualmente. Após seis horas, a sincronização é ativada automaticamente.
Perdeu a janela? Você ainda pode ajustar as definições de sincronização a qualquer momento. Vá para Configurações > Integrações >
HubSpot para revisar ou atualizar as configurações de sincronização. Os registros já importados não são buscados novamente automaticamente se você restringir as condições. Em vez disso, use Buscar tudo para buscar novamente com as novas configurações.
Evite registros duplicados
Ao integrar o HubSpot, o Apollo espelha os dados no HubSpot. Se você tiver contatos ou contas duplicados no HubSpot, essas duplicatas também aparecerão no Apollo. Para evitar registros duplicados, limpe e remova duplicatas da sua instância do HubSpot antes de integrar com o Apollo.
Se o Apollo buscar uma duplicata do HubSpot, o Apollo exibirá Duplicata potencial no contato ou na conta e no log de atividades.
Quando você cria manualmente um registro duplicado no HubSpot, o Apollo cria automaticamente o mesmo registro. Da mesma forma, se você ativar as configurações de envio para o HubSpot e criar um registro duplicado no Apollo, o HubSpot criará o mesmo registro no próprio HubSpot.
O Apollo não exclui nem mescla automaticamente as duplicatas que você cria manualmente. Se você decidir excluir ou mesclar qualquer um desses registros, será necessário mesclar manualmente ou excluir esses registros.
Quando o Apollo busca empresas do HubSpot, ele associa cada empresa do HubSpot a uma conta existente no Apollo usando a seguinte ordem:
- ID da empresa no HubSpot: Se uma conta do Apollo já estiver vinculada a uma empresa do HubSpot, o Apollo atualizará essa conta com os dados buscados, incluindo os campos personalizados.
-
Domínio: Se nenhuma conta do Apollo estiver vinculada pelo ID da empresa, o Apollo procurará uma conta com um domínio exatamente correspondente. O domínio vem do campo de site ou domínio da empresa no HubSpot, com protocolo e caminho removidos. Subdomínios são tratados como domínios diferentes, então
corporate.sumware.comesumware.comnão correspondem. - Nome: Se não for encontrada correspondência nem por ID da empresa nem por domínio, o Apollo fará a correspondência pelo nome da empresa.
Quando nenhuma correspondência é encontrada, o Apollo cria uma nova conta e aplica os dados buscados, incluindo campos personalizados, a essa nova conta. Nesse caso, a conta que você esperava pode não receber a atualização.
Para solucionar problemas:
- Pesquise no Apollo pelo nome da empresa ou pelo domínio para verificar se existe uma conta duplicada.
- Atualize o campo de site ou domínio da empresa no HubSpot para que corresponda exatamente ao domínio da conta pretendida no Apollo e, em seguida, faça uma nova busca ou aguarde a próxima sincronização.
- Confirme se o campo está mapeado em Configurações > Integrações > HubSpot > Contas > Mapeamento de campos.
- Se uma conta duplicada tiver sido criada, mescle-a com a conta correta no Apollo após corrigir o domínio.
Visualizar erros
Use o log de erros da integração com HubSpot para visualizar e resolver problemas de sincronização. O log de erros exibe os erros que o Apollo recebe ao enviar informações para o HubSpot. Esses erros são respostas do HubSpot que normalmente indicam uma restrição do HubSpot, como atingir uma regra de validação personalizada ou os limites de taxa da sua instância conectada. Confira algumas perguntas frequentes sobre erros de sincronização.
FAQs
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Perguntas frequentes |
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| Quais dados posso sincronizar com o HubSpot? | Como funciona a propriedade de contatos ou contas ao enviar registros para o HubSpot? | Por que minhas atividades não estão sincronizando com o HubSpot? |
| Como funciona push vs pull no HubSpot? | O que significam os erros comuns de sincronização do HubSpot? | O Apollo controla o status de contato de marketing do HubSpot? |
Quais dados posso sincronizar com o HubSpot?
Depende de qual integração do HubSpot você usa. Com o HubSpot CRM, o Apollo faz push e pull de contatos, contas e negócios entre as duas plataformas. O Apollo também faz push de atividades — como emails, chamadas, reuniões, Tasks e notas — do Apollo para o HubSpot.
Com o Enriquecimento de dados do HubSpot, o Apollo apenas enriquece registros existentes do HubSpot. Essa versão não oferece suporte à sincronização nem ao envio de contatos, contas, negócios ou atividades.
Como funciona a propriedade de contatos ou contas ao enviar registros para o HubSpot?
Quando você envia contatos ou contas para o HubSpot, a propriedade depende de o usuário que envia o registro ter vinculado suas credenciais pessoais do HubSpot no Apollo. Para envios de registro único, a propriedade pode ser baseada na conta do HubSpot vinculada do usuário que fez o envio. Para envios em massa, a propriedade também pode depender da configuração de autenticação da sua equipe.
Se a sua equipe usa autenticação de sincronização da equipe, um usuário atua como a conexão principal entre o Apollo e o HubSpot. Como as permissões do HubSpot podem variar por objeto e campo, o usuário autenticado deve ter as permissões adequadas de leitura e gravação para tudo o que a sua equipe sincroniza.
Por que minhas atividades não estão sincronizando com o HubSpot?
As atividades podem não sincronizar se as configurações de sincronização relacionadas não estiverem ativadas ou se os registros relacionados não tiverem sido enviados primeiro. Para sincronizar atividades com o HubSpot, você precisa ativar os tipos específicos de atividade que deseja enviar, como emails, Tasks, notas, resumos de reunião ou chamadas telefônicas.
Para que a sincronização de atividades funcione de forma confiável, certifique-se de também enviar os contatos, contas ou negócios relacionados. O Apollo recomenda enviar primeiro os contatos, contas ou negócios relacionados, porque a sincronização de atividades pode falhar se os registros associados não existirem no HubSpot. No caso específico de resumos de reunião, você também precisa ativar e usar negócios no Apollo, porque o Apollo envia resumos de reunião como uma atividade ou nota para um negócio associado no HubSpot.
Se as atividades de email ainda não sincronizarem, verifique se os filtros de exclusão estão bloqueando essas atividades ou se o remetente ou destinatário não existe no HubSpot e a configuração para enviar esses emails não está ativada.
Como funciona push vs pull no HubSpot?
Push envia dados do Apollo para o HubSpot quando as regras são atendidas. Pull importa dados do HubSpot para o Apollo.
O que significam os erros comuns de sincronização do HubSpot?
Aqui estão erros comuns e como resolvê-los:
account_upsert_failed |
Isso normalmente indica uma incompatibilidade de tipo no mapeamento do campo de setor entre o Apollo e o HubSpot. Solução: Atualize o tipo de campo no HubSpot ou ajuste o mapeamento para que os formatos de dados correspondam. |
|---|---|
Authorization failed |
Isso normalmente indica que você, ou o usuário que conectou a integração, não tem permissão suficiente para realizar a ação no HubSpot.
Solução: Atualize suas permissões no HubSpot ou reconecte a integração usando uma conta com permissões completas. |
O Apollo controla o status de contato de marketing do HubSpot?
Não, o Apollo não define nem gerencia o status de contato de marketing no HubSpot.
O Apollo sincroniza dados de contatos e contas, mas o HubSpot controla como os contatos são classificados, incluindo o status de contato de marketing.
Se você precisar gerenciar a designação de contato de marketing, por exemplo, para conformidade com o GDPR ou cobrança, configure isso diretamente nas configurações do HubSpot.
Próximos passos
Aqui estão alguns recursos úteis para orientar você na configuração da integração:
| Integre o HubSpot ao Apollo | Configure a integração do HubSpot para começar a sincronizar seus registros do CRM com o Apollo. |
|---|---|
| Configure as configurações de sincronização do HubSpot | Configure suas configurações de sincronização do HubSpot para ter mais controle sobre o fluxo de dados. |
| Configure o mapeamento de dados do HubSpot | Configure as regras de mapeamento de dados para a integração do HubSpot, para que os campos sejam sincronizados exatamente como sua equipe precisa. |
| Siga o mapeamento de campos padrão recomendado | Considere mapear os campos recomendados do Apollo ao seu CRM para evitar discrepâncias nos dados — você vai agradecer depois, quando as sincronizações ocorrerem sem problemas. |