Descripción general
Cuando llamas a prospectos, la forma en que gestionas el cumplimiento y la reputación de llamada impacta directamente si tus llamadas se conectan, se bloquean o ponen en riesgo a tu empresa. Regulaciones como la Telephone Consumer Protection Act (TCPA) en EE. UU. y las leyes regionales de privacidad establecen expectativas claras sobre cómo y cuándo puedes contactar a las personas, mientras que los operadores y proveedores evalúan tu comportamiento de llamadas para determinar si tus números pueden marcarse como spam.
Apollo ofrece herramientas integradas para ayudarte a mantener el cumplimiento y una reputación de llamada en buen estado, incluidas controles de exclusión voluntaria, verificación de no llamar (DNC), reglas de grabación según la ubicación, registro del perfil comercial y protecciones de marcado. Sin embargo, estas herramientas solo son efectivas cuando se configuran y usan correctamente.
Consulta las siguientes secciones para entender cómo Apollo te ayuda con el cumplimiento y qué acciones debes tomar para reducir el riesgo de que tu número se marque como spam, mientras mantienes tu outreach efectivo.
Gestiona las exclusiones voluntarias de llamadas
Según muchas leyes de marketing y privacidad, como la Telephone Consumer Protection Act (TCPA), las personas tienen derecho a excluirse de recibir llamadas de marketing de tu empresa. Para ayudarte a cumplir con estas reglas, la etiqueta de exclusión voluntaria de Apollo te permite bloquear números para que tu equipo no pueda llamarlos desde el marcador.
Si agregas un número a la lista interna de exclusión voluntaria de tu equipo, nadie de tu equipo podrá llamarlo y Apollo mostrará su número en gris. Si intentas marcarlo, Apollo te informará que la persona solicitó no recibir llamadas y no podrás completar la llamada.
Puedes saber que un contacto se excluyó cuando !⃝ aparece junto a su nombre en los resultados de búsqueda.
Usa el filtro de restricciones de llamadas para encontrar personas que aceptaron o rechazaron llamadas. Haz clic en Mostrar filtros > Restricciones de llamadas > Excluido de llamadas, luego elige sí o no para filtrar tus resultados.
En cada contacto, Apollo te indica si se excluyó de las llamadas.
Puedes excluir contactos y, si es necesario, volver a incluirlos.
Para excluir a un contacto de recibir llamadas mediante el marcador:
- Ve al perfil del contacto y haz clic en ... > Excluir llamadas.
- Haz clic en Confirmar exclusión.
Ahora has excluido a un contacto de las llamadas.
Solo debes volver a incluir contactos para recibir llamadas si te han dado su consentimiento expreso para recibir llamadas tuyas.
Para volver a incluir a un contacto para recibir llamadas:
- Ve al perfil del contacto y haz clic en ... > Volver a incluir al contacto para llamadas.
- Confirma que tienes el consentimiento del contacto y haz clic en Volver a incluir para llamadas.
Ahora has vuelto a incluir al contacto para llamadas.
Usa la verificación de No llamar (DNC)
La verificación de No llamar (DNC) te ayuda a identificar números de teléfono restringidos por registros nacionales o regionales. Mientras que las exclusiones voluntarias se aplican a tu lista interna de contactos, la verificación DNC compara números con registros externos para ayudarte a evitar contactar a personas que se han excluido de la telemercadotecnia de forma más general.
Cuando está habilitada, Apollo marca los números de teléfono proporcionados por Apollo que aparecen en listas DNC compatibles en regiones como Estados Unidos, Reino Unido, Alemania, Francia, Canadá y Australia durante la prospección. Esto incluye tanto los números de teléfono que Apollo ya te proporcionó en contactos guardados como los números que se proporcionen en adelante.
Con el dialer, Apollo también marca los números proporcionados por clientes que aparecen en listas DNC compatibles al momento de marcar. En la experiencia de marcado 1:1, Apollo te advierte si un número está en una lista DNC, pero depende de ti determinar si tienes una base legal válida para llamar a ese número. En la experiencia de marcado paralelo y power dialing, los números marcados con DNC se omiten.
Tu organización también debe mantener su propia versión interna de una lista de "no llamar". Esta debe incluir a las personas que expresamente hayan optado por no recibir llamadas de tu parte. Si una persona a la que llamas pide que la agreguen a esta lista, no debes volver a llamarla a menos que acepte nuevamente recibir llamadas de marketing.
Para usar la verificación DNC de forma eficaz:
- Pídele a tu admin que habilite la verificación DNC en Configuración > Configuración de Prospección.
- Busca
Do Not Callal ver o solicitar números de teléfono. - Usa el filtro de restricciones de llamadas para excluir de tus listas de llamadas a los contactos marcados con DNC.
Apollo marca los números DNC, pero es tu responsabilidad determinar si tienes una base legal válida para contactarlos.
Obtén más información sobre habilitar y usar la verificación DNC.
Sigue las reglas de grabación de llamadas y consentimiento
Al grabar llamadas, eres responsable de cumplir con las leyes locales de consentimiento. En algunas regiones, todos los participantes deben aceptar ser grabados antes de que comience una llamada.
Apollo te ayuda a gestionar las regulaciones de grabación con reglas de grabación basadas en la ubicación, que el administrador puede usar para controlar en qué lugares está permitida la grabación de llamadas para tu equipo según las regulaciones regionales.
De forma predeterminada, Apollo desactiva la grabación de llamadas en regiones con requisitos de consentimiento más estrictos, entre ellas:
- Ciertos estados de EE. UU.: California, Colorado, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Oregon, Pennsylvania, Vermont y Washington
- Canadá
- Reino Unido
- Irlanda
- Unión Europea países
- Suiza
- Australia
En estas regiones, cuando la grabación está habilitada, se reproduce un anuncio de grabación de forma predeterminada para ayudarte a cumplir con la normativa.
Para cumplir con la normativa:
- Solicita consentimiento antes de grabar llamadas, especialmente cuando no estés seguro de los requisitos locales.
- Revisa y actualiza tus reglas de grabación en Configuración > Team Dialer > Grabación.
- Crea y aplica reglas adicionales si tu equipo llama a regiones con requisitos legales específicos.
Apollo intenta detectar la ubicación de un contacto, pero la detección no está garantizada. Siempre obtén consentimiento si no estás seguro, o adopta una política de pedir consentimiento en cada llamada grabada.
Obtén más información sobre configurar reglas de grabación basadas en la ubicación.
Configura tu perfil comercial
Cuando haces llamadas, los operadores y los destinatarios evalúan si tu número parece confiable. Sin el registro adecuado, es más probable que tus llamadas se ignoren o se marquen como spam.
Apollo te permite registrar un perfil comercial al configurar un número de teléfono. Este perfil comparte información comercial verificada con los operadores y ayuda a dar credibilidad a tus llamadas.
Agregar un perfil comercial puede:
- Mejora las tasas de respuesta haciendo que tus llamadas parezcan más legítimas
- Reduce la probabilidad de que tu número sea marcado como spam
- Facilita el cumplimiento de los requisitos de registro de operadores y de cada región
El registro del perfil comercial sigue los requisitos de los operadores y los entes reguladores para las llamadas Outbound. Para más detalles, revisa las pautas regulatorias de Twilio.
Para configurar un perfil comercial, ve a Configuración > Números de teléfono, selecciona un número y haz clic en Agregar perfil comercial.
Una vez que se envía un perfil comercial, se aplica a todos los usuarios que llaman desde el país de ese número; no es necesario que cada representante lo configure por separado.
Más información sobre agregar un perfil comercial.
Evita números de alto riesgo
Los números de alto riesgo son números de teléfono con una mayor probabilidad de baja interacción, lo que genera trampas de spam que afectan la reputación de tus llamadas. Evita llamar a números de alto riesgo.
Los números de alto riesgo suelen incluir lo siguiente:
Números con riesgo de fraude de peaje
Estos números fomentan las llamadas spam y a menudo forman parte de esquemas de fraude en los que los propietarios reciben ingresos por cada minuto de la llamada.
Números de servicios especiales
Estos números incluyen números premium, de costo compartido y otros números de servicios especiales. Los propietarios suelen cobrar tarifas más altas cuando la llamada se conecta.
Si llamas a este tipo de números, pones en riesgo el Estado y la credibilidad de la reputación de tus llamadas.
La mayoría de las regiones tienen al menos algunos números de alto riesgo, pero el nivel de riesgo en cada ubicación puede variar. Mediante un análisis sofisticado que aprovecha bases de datos antifraude y puntos de datos de comunicaciones, Twilio, el proveedor de servicios externo de Apollo, identifica y actualiza una lista de rangos de números de alto riesgo. Apollo desactiva las regiones riesgosas según esta lista para ayudar a proteger tu cuenta.
Además, cuando Apollo identifica números de alto riesgo, te advierte antes de que compres el número del contacto y antes de intentar llamar al número desde el marcador.
Considera comunicarte por canales alternativos, como Email o LinkedIn.
Apollo identifica tres tipos de números de alto riesgo:
País no compatible
Apollo desactiva cualquier país propenso a problemas de seguridad, con antecedentes de números de alto riesgo o con costos de llamadas muy altos. No puedes llamar a ningún contacto de un país no compatible en Apollo. Aun así, puedes ver el número si decides gastar crédito. Sin embargo, Apollo no recomienda que te comuniques por teléfono con países no compatibles.
Bloqueado: alto riesgo de fraude
Si Apollo identifica un número como particularmente de alto riesgo, no puedes llamarlo en Apollo. Aun así, puedes ver el número si decides gastar crédito. Sin embargo, Apollo no recomienda que te comuniques por teléfono con países no compatibles.
Alto riesgo de fraude
Si Apollo sospecha que un número es de alto riesgo, te lo notifica, pero no desactiva las llamadas. Aun así, puedes ver y llamar a estos números desde el marcador si los compras. Sin embargo, Apollo recomienda que procedas con precaución y que solo llames al número si es necesario.
Muchos factores diferentes influyen en el nivel de riesgo de un número. Asegúrate de supervisar de cerca el rendimiento de tus llamadas y de prestar atención a las tasas de baja interacción. Si notas tendencias negativas en regiones específicas, considera excluir por completo esas ubicaciones de tu outreach.
Si tu mercado total direccionable se limita exclusivamente a un conjunto muy reducido de ubicaciones y excluir regiones de tu outreach no es una opción, considera usar una herramienta de validación de terceros para verificar cualquier número dentro de las ubicaciones donde hayas visto una baja tasa de interacción.
Presta atención a tu actividad reciente de llamadas, crea Dashboards personalizados y reportes para monitorear el rendimiento de las llamadas y adaptar los datos que recopilas según tus prioridades. Si no quieres crear un dashboard desde cero, también puedes aprovechar el dashboard Rendimiento de interacción de llamadas para ver y analizar la interacción de llamadas en tu equipo. Si detectas anomalías, toma medidas para adaptar tu estrategia, aumentar las tasas de interacción y proteger tu reputación como emisor de llamadas.
Cuanto más analices los datos de tus llamadas, tomes precauciones y adaptes tu estrategia según lo que funciona y lo que no para tu equipo, mayor será tu interacción y menor será la probabilidad de que tus números caigan en trampas de spam fraudulentas.
Protege tu reputación como emisor de llamadas
Los nuevos números de teléfono se aprovisionan a través del proveedor de telefonía de Apollo, Twilio. Los operadores pueden marcar números si hay uso indebido. Por eso, es importante gestionar activamente cómo usas tus números para mantener una reputación sólida como emisor de llamadas.
Tu reputación como emisor de llamadas determina si tus llamadas se conectan, se etiquetan como spam o se bloquean por completo. Los operadores evalúan cómo se usan tus números con el tiempo, incluido el volumen de llamadas, los patrones y el comportamiento de los destinatarios.
Apollo y su proveedor de telefonía registran números y aplican medidas de protección para ayudar a reducir las marcas de spam, pero ningún sistema puede garantizar que las llamadas no se marquen. Tu comportamiento de marcación juega un papel importante para mantener una reputación en buen estado.
Para proteger tu reputación como emisor de llamadas:
- Distribuye el volumen de llamadas: Usa múltiples números de teléfono y altérnalos para evitar usar en exceso un solo número.
- Mantén un volumen constante: Evita aumentos repentinos en la actividad de llamadas. Incrementa gradualmente el volumen de marcación con el tiempo.
- Reemplaza los números marcados: Si un número deja de ser efectivo o es marcado, obtén un nuevo número de teléfono y deja de usar el número anterior.
- Evita comportamientos de marcación riesgosos: No llames repetidamente al mismo contacto en un período corto ni marques grandes volúmenes de números de baja calidad.
- Llama en horarios adecuados: Llama a los contactos solo durante los horarios permitidos por la ley según su zona horaria local. En EE. UU., esto generalmente significa entre las 9 a. m. y las 8 p. m. Usa el filtro de zona horaria de Apollo para segmentar contactos por zona horaria u hora local, de modo que solo marques dentro de ventanas compatibles.
- Sigue las políticas del proveedor: Cumple con la política de uso aceptable de Twilio para evitar restricciones o la cancelación del número.
Una reputación sólida como emisor de llamadas proviene de una marcación constante y responsable. Monitorea el rendimiento de tus llamadas y ajusta tu estrategia si notas tasas de conexión más bajas o un aumento en las etiquetas de spam.
Para obtener orientación adicional, revisa tu actividad reciente de llamadas y usa reportes para identificar tendencias y mejorar el rendimiento.
Comprende y sigue las regulaciones de llamadas
Antes de empezar a marcar, asegúrate de cumplir con todas las leyes de llamadas aplicables. Apollo ofrece verificaciones integradas de no llamar y cumplimiento, pero siempre debes confirmar el consentimiento y la configuración de filtros en cualquier dialer de terceros que uses.
| Comprende la Telephone Consumer Protection Act (TCPA) | Cumple con las políticas de Twilio | Detente antes de usar voicemail drop |
| Ten en cuenta las leyes de privacidad | Dialers de terceros |
Comprende la Telephone Consumer Protection Act (TCPA)
La Telephone Consumer Protection Act (TCPA) es una regulación de EE. UU. que rige las llamadas de ventas y los mensajes de texto que usan dialers automatizados y mensajes pregrabados, también conocidos como robocalls. Por ley, como persona que llama, debes obtener el consentimiento previo informado por escrito de una persona antes de usar un autodialer o un mensaje pregrabado para contactarla.
Por cada llamada o mensaje de texto realizado en violación de la TCPA, puedes recibir una multa de $500 o más. Como resultado, las demandas bajo la TCPA se han convertido en la base de muchas demandas colectivas multimillonarias.
Las leyes internacionales tienen restricciones similares a la TCPA, como la Spam Act en Australia y las Unsolicited Telecommunications Ruleset en Canadá. Si tu empresa hace llamadas de ventas fuera de EE. UU., asegúrate de conocer qué reglas aplican y cumplirlas.
Cumple con las políticas de Twilio
Para ayudar a aumentar tu credibilidad y visibilidad al marcar, los administradores de Apollo deben agregar un perfil de empresa al configurar un número de teléfono en Apollo. El perfil se aplica a todo tu equipo al marcar desde el país donde el número está registrado. Apollo recomienda agregar un perfil de empresa, ya que puede aumentar la interacción y mejorar las tasas de conversión en las llamadas en frío.
Además, sigue la guía de Twilio, el proveedor de dialer de terceros de Apollo, incluida su política de uso aceptable, reglas sobre el contenido de las llamadas, actividades prohibidas y otras restricciones. Violar estas políticas puede hacer que Twilio termine tu número de teléfono en el dialer.
Detente antes de usar voicemail drop
En EE. UU., debes obtener consentimiento antes de usar un voicemail pregrabado. Si usas voicemail drops, asegúrate de obtener consentimiento de las personas a las que llamas.
Ten en cuenta las leyes de privacidad
Si Apollo te notifica que un contacto solicitó ser eliminado de la base de datos de Apollo, no debes contactarlo a menos que tengas una base legal independiente para hacerlo.
Dialers de terceros
Aunque Apollo no ofrece un autodialer en su plataforma, puedes integrarlo con autodialers de terceros mediante la API de Apollo. Si te integras con un autodialer de terceros, asegúrate de que las personas a las que llamas:
- Hayan dado su consentimiento expreso para recibir llamadas marcadas automáticamente de tu parte.
- No estén en ninguna lista DNC.
Incluso si habilitaste la revisión de DNC en Apollo, es posible que las etiquetas de no llamar no aparezcan en tus dialers de terceros. Eres responsable de cumplir con todas las leyes aplicables al usar estas plataformas. Confirma con tus dialers de terceros si la revisión de DNC u otras funciones de cumplimiento están disponibles.
Próximos pasos
Ahora que ya conoces los fundamentos, aquí tienes algunas formas de mantener tus llamadas en cumplimiento y una buena reputación como emisor de llamadas.
| Mejores prácticas para llamadas en frío | ¿Quieres mejorar los resultados sin dejar de cumplir? Crea una estrategia más inteligente de llamadas en frío para aumentar las tasas de conexión sin poner en riesgo tu reputación. |
|---|---|
| Habilita la revisión de listas Do Not Call (DNC) en Apollo | ¿Necesitas controles más estrictos antes de marcar? Activa la revisión de DNC para marcar automáticamente los números restringidos y reducir el riesgo de incumplimiento. |
| Configura las preferencias del dialer | ¿Llamas en distintas regiones? Configura las preferencias del dialer para alinear las reglas de grabación y las medidas de protección con las regulaciones locales. |
| Obtén un número de teléfono de Apollo | ¿Quieres aumentar las tasas de respuesta? Configura y registra tus números de teléfono para mejorar la confianza de los operadores y reducir las marcas de spam. |
| Graba y deja mensajes de voz pregrabados | ¿Usas voicemail en tu outreach? Graba y deja mensajes de voz pregrabados para optimizar el seguimiento sin dejar de cumplir con los requisitos de consentimiento. |