Panoramica
Quando chiami i potenziali clienti, il modo in cui gestisci la conformità e la reputazione del chiamante influisce direttamente sul fatto che le tue chiamate vengano connesse, bloccate o mettano a rischio la tua attività. Normative come il Telephone Consumer Protection Act (TCPA) negli Stati Uniti e le leggi regionali sulla privacy stabiliscono aspettative chiare su come e quando puoi contattare le persone, mentre gli operatori e i provider valutano il tuo comportamento di chiamata per determinare se i tuoi numeri possono essere contrassegnati come spam.
Apollo offre strumenti integrati per aiutarti a rimanere conforme e mantenere una buona reputazione del chiamante, tra cui controlli di opt-out, verifica do not call (DNC), regole di registrazione basate sulla località, registrazione del profilo aziendale, e misure di protezione per la composizione. Tuttavia, questi strumenti sono efficaci solo se configurati e usati correttamente.
Consulta le sezioni seguenti per capire come Apollo supporta la conformità e quali azioni dovresti intraprendere per ridurre il rischio che il tuo numero venga contrassegnato come spam, mantenendo al tempo stesso efficace la tua attività di contatto.
Gestisci gli opt-out delle chiamate
In base a molte leggi sul marketing e sulla privacy, come il Telephone Consumer Protection Act (TCPA), le persone hanno il diritto di rinunciare a ricevere chiamate di marketing dalla tua azienda. Per assicurarti di rispettare queste regole, il tag di opt-out di Apollo ti consente di bloccare i numeri affinché non vengano chiamati dal tuo team tramite il dialer.
Se inserisci un numero nell'elenco interno di opt-out del tuo team, nessuno nel tuo team può chiamarlo e Apollo disattiva il numero in grigio. Se provi a comporlo, Apollo ti informa che la persona ha richiesto di non essere chiamata e non puoi completare la chiamata.
Puoi capire che un contatto ha effettuato l'opt-out quando !⃝ appare accanto al suo nome nei risultati di ricerca.
Usa il filtro delle restrizioni di chiamata per trovare le persone che hanno scelto di ricevere o non ricevere chiamate. Fai clic su Mostra filtri > Restrizioni di chiamata > Opt-out delle chiamate, quindi scegli sì o no per filtrare i risultati.
In ogni contatto, Apollo ti informa se è stato effettuato l'opt-out delle chiamate.
Puoi impostare l'opt-out per i contatti e, se necessario, riattivare anche l'opt-in.
Per impostare l'opt-out di un contatto dalla ricezione di chiamate tramite il dialer:
- Vai al profilo del contatto e fai clic su ... > Escludi dalle chiamate.
- Fai clic su Conferma esclusione.
Hai escluso un contatto dalle chiamate.
Dovresti reincludere un contatto nelle chiamate solo se ti ha dato il consenso esplicito a ricevere chiamate da parte tua.
Per reincludere un contatto nella ricezione di chiamate:
- Vai al profilo del contatto e fai clic su ... > Reincludi il contatto nelle chiamate.
- Conferma di avere il consenso del contatto e fai clic su Reincludi nelle chiamate.
Hai reincluso un contatto nelle chiamate.
Usa il controllo Do Not Call (DNC)
Il controllo Do not call (DNC) ti aiuta a identificare i numeri di telefono soggetti a restrizioni in registri nazionali o regionali. Mentre le esclusioni si applicano al tuo elenco contatti interno, il controllo DNC verifica i numeri rispetto a registri esterni per aiutarti a evitare di contattare persone che hanno scelto di non ricevere più chiamate di telemarketing in senso più ampio.
Quando è abilitato, Apollo contrassegna durante la ricerca di potenziali clienti i numeri di telefono forniti da Apollo che compaiono negli elenchi DNC supportati in aree come Stati Uniti, Regno Unito, Germania, Francia, Canada e Australia. Questo include sia i numeri di telefono già forniti da Apollo nei contatti salvati sia i numeri forniti in futuro.
Con il dialer, Apollo contrassegna anche i numeri forniti dal cliente presenti negli elenchi DNC supportati al momento della composizione. Nell'esperienza di chiamata 1:1, Apollo ti avvisa se un numero è presente in un elenco DNC, ma spetta a te determinare se hai una base legale valida per chiamare quel numero. Nell'esperienza di chiamata parallela e power dialing, i numeri contrassegnati come DNC vengono saltati.
La tua organizzazione deve anche mantenere una propria versione interna di un elenco "do not call". Questo dovrebbe includere le persone che hanno espressamente scelto di non ricevere chiamate da parte tua. Se una persona che chiami chiede di essere inserita in questo elenco, non devi effettuare ulteriori chiamate a meno che non scelga esplicitamente di ricevere di nuovo chiamate di marketing.
Per usare in modo efficace il controllo DNC:
- Chiedi al tuo admin di abilitare il controllo DNC in Impostazioni > Configurazione di prospecting.
- Cerca
Do Not Callquando visualizzi o richiedi numeri di telefono. - Usa il filtro delle restrizioni di chiamata per escludere i contatti contrassegnati come DNC dai tuoi elenchi di chiamata.
Apollo contrassegna i numeri DNC, ma è tua responsabilità determinare se hai una base legale valida per contattarli.
Scopri di più su come abilitare e usare il controllo DNC.
Segui le regole su Registrazione e consenso delle chiamate
Quando registri le chiamate, sei responsabile del rispetto delle leggi locali sul consenso. In alcune regioni, tutti i partecipanti devono accettare di essere registrati prima dell'inizio della chiamata.
Apollo ti aiuta a gestire le normative sulla registrazione con regole di registrazione basate sulla località, che gli admin possono usare per controllare dove è consentita la registrazione delle chiamate per il tuo team in base alle normative regionali.
Per impostazione predefinita, Apollo disattiva la registrazione delle chiamate nelle regioni con requisiti di consenso più rigorosi, tra cui:
- Alcuni stati degli Stati Uniti: California, Colorado, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Oregon, Pennsylvania, Vermont e Washington
- Canada
- Regno Unito
- Irlanda
- Unione europea paesi
- Svizzera
- Australia
In queste regioni, quando la registrazione è abilitata, per impostazione predefinita viene riprodotto un annuncio di registrazione per aiutarti a restare conforme.
Per restare conforme:
- Chiedi il consenso prima di registrare le chiamate, soprattutto quando non sei sicuro dei requisiti locali.
- Rivedi e aggiorna le tue regole di registrazione in Impostazioni > Team Dialer > Registrazione.
- Crea e applica regole aggiuntive se il tuo team chiama in regioni con requisiti legali specifici.
Apollo prova a rilevare la località di un contatto, ma il rilevamento non è garantito. Ottieni sempre il consenso se non sei sicuro, oppure adotta una policy che preveda di chiedere il consenso per ogni chiamata registrata.
Scopri di più su come configurare le regole di registrazione basate sulla località.
Configura il tuo profilo aziendale
Quando effettui chiamate, gli operatori e i destinatari valutano se il tuo numero appare affidabile. Senza una registrazione corretta, è più probabile che le tue chiamate vengano ignorate o segnalate come spam.
Apollo ti consente di registrare un profilo aziendale durante la configurazione di un numero di telefono. Questo profilo condivide informazioni aziendali verificate con gli operatori e aiuta a creare credibilità per le tue chiamate.
L'aggiunta di un profilo aziendale può:
- Migliora i tassi di risposta facendo apparire le tue chiamate più legittime
- Riduci la probabilità che il tuo numero venga contrassegnato come spam
- Supporta la conformità ai requisiti di registrazione degli operatori e delle aree geografiche
La registrazione del profilo aziendale segue i requisiti degli operatori e normativi per le chiamate Outbound. Per maggiori dettagli, consulta le linee guida normative di Twilio.
Per configurare un profilo aziendale, vai a Impostazioni > Numeri di telefono, seleziona un numero e fai clic su Aggiungi profilo aziendale.
Una volta inviato, un profilo aziendale si applica a tutti gli utenti che chiamano dal paese di quel numero, senza che ogni rappresentante debba configurarlo singolarmente.
Scopri di più su come aggiungere un profilo aziendale.
Evita i numeri ad alto rischio
I numeri ad alto rischio sono numeri di telefono con una probabilità maggiore di basso coinvolgimento, che porta a spam trap che influiscono sulla reputazione del tuo chiamante. Evita di chiamare numeri ad alto rischio.
I numeri ad alto rischio includono in genere i seguenti:
Numeri a rischio di frode tariffaria
Questi numeri incoraggiano le chiamate spam e spesso fanno parte di schemi fraudolenti in cui i proprietari generano fatturato per ogni minuto della chiamata.
Numeri di servizi speciali
Questi numeri includono numeri premium, a costo condiviso e altri numeri di servizi speciali. I proprietari spesso applicano tariffe più elevate quando la chiamata viene connessa.
Se chiami questi tipi di numeri, metti a rischio la salute e la credibilità della reputazione del tuo chiamante.
La maggior parte delle aree geografiche ha almeno alcuni numeri ad alto rischio, ma il livello di rischio in ogni località può variare. Attraverso un'analisi sofisticata che sfrutta database antifrode e dati sulle comunicazioni, Twilio, il fornitore di servizi terzo di Apollo, identifica e aggiorna un elenco di intervalli di numeri ad alto rischio. Apollo disattiva le aree geografiche rischiose in base a questo elenco per aiutare a proteggere il tuo account.
Inoltre, quando Apollo identifica numeri ad alto rischio, ti avvisa prima che tu acquisti il numero del contatto e prima di tentare di chiamare il numero dal dialer.
Valuta invece di contattare tramite canali alternativi, come Email o LinkedIn.
Apollo identifica tre tipi di numeri ad alto rischio:
Paese non supportato
Apollo disattiva qualsiasi paese soggetto a problemi di sicurezza, con una cronologia di numeri ad alto rischio o con costi di chiamata molto elevati. Non puoi chiamare alcun contatto da un paese non supportato in Apollo. Puoi comunque visualizzare il numero se scegli di spendere credito. Tuttavia, Apollo non consiglia di contattare telefonicamente i paesi non supportati.
Blocco: alto rischio di frode
Se Apollo identifica un numero come particolarmente ad alto rischio, non puoi chiamarlo in Apollo. Puoi comunque visualizzare il numero se scegli di spendere credito. Tuttavia, Apollo non consiglia di contattare telefonicamente i paesi non supportati.
Alto rischio di frode
Se Apollo sospetta che un numero sia ad alto rischio, ti avvisa ma non disattiva le chiamate. Puoi comunque visualizzare e chiamare questi numeri dal dialer se li acquisti. Tuttavia, Apollo consiglia di procedere con cautela e di chiamare il numero solo se necessario.
Molti fattori diversi influenzano il livello di rischio di un numero. Assicurati di monitorare attentamente le prestazioni delle tue chiamate e di tenere d'occhio i bassi tassi di coinvolgimento. Se noti tendenze negative in aree geografiche specifiche, valuta di escludere completamente queste località dalle tue attività di outreach.
Se il tuo mercato totale indirizzabile è limitato esclusivamente a un insieme molto ristretto di località e l'esclusione di aree geografiche dalle tue attività di outreach non è un'opzione, valuta l'uso di uno strumento di convalida di terze parti per verificare i numeri nelle località in cui hai riscontrato un basso tasso di coinvolgimento.
Tieni d'occhio il tuo attività recenti delle chiamate, crea Dashboard personalizzati e report per monitorare le prestazioni delle chiamate e adattare i dati che raccogli in base alle tue priorità. Se non vuoi creare un Dashboard da zero, puoi anche sfruttare il Dashboard Prestazioni del coinvolgimento nelle chiamate per visualizzare e analizzare il coinvolgimento nelle chiamate del tuo team. Se noti anomalie, intervieni per adattare la tua strategia, aumentare i tassi di coinvolgimento e proteggere la tua reputazione come chiamante.
Più analizzi i dati delle tue chiamate, adotti precauzioni e adatti la tua strategia in base a ciò che funziona o non funziona per il tuo team, maggiore sarà il coinvolgimento e minore sarà la probabilità che i tuoi numeri cadano vittima di trappole antispam fraudolente.
Proteggi la tua reputazione come chiamante
I nuovi numeri di telefono vengono forniti tramite Twilio, il provider di telefonia di Apollo. I numeri possono essere segnalati dagli operatori in caso di uso improprio. Per questo motivo, è importante gestire attivamente il modo in cui utilizzi i tuoi numeri per mantenere una solida reputazione come chiamante.
La tua reputazione come chiamante determina se le tue chiamate vengono connesse, etichettate come spam o bloccate completamente. Gli operatori valutano nel tempo come vengono usati i tuoi numeri, inclusi volume delle chiamate, schemi di utilizzo e comportamento dei destinatari.
Apollo e il suo provider di telefonia registrano i numeri e applicano misure di protezione per contribuire a ridurre la segnalazione come spam, ma nessun sistema può garantire che le chiamate non vengano segnalate. Il tuo comportamento di composizione gioca un ruolo importante nel mantenere una reputazione in buono stato.
Per proteggere la tua reputazione come chiamante:
- Distribuisci il volume delle chiamate: Usa più numeri di telefono e alternali per evitare di usare eccessivamente un singolo numero.
- Mantieni un volume costante: Evita picchi improvvisi nell'attività di chiamata. Aumenta gradualmente il volume di composizione nel tempo.
- Sostituisci i numeri segnalati: Se un numero diventa inefficace o viene segnalato, ottieni un nuovo numero di telefono e smetti di usare quello vecchio.
- Evita comportamenti di composizione rischiosi: Non chiamare ripetutamente lo stesso contatto in un breve periodo e non comporre grandi volumi di numeri di bassa qualità.
- Chiama in orari appropriati: Chiama i contatti solo negli orari consentiti dalla legge in base al loro fuso orario locale. Negli Stati Uniti, in genere significa tra le 9:00 e le 20:00. Usa il filtro del fuso orario di Apollo per segmentare i contatti per fuso orario o ora locale, così chiamerai solo nelle finestre consentite.
- Segui le policy del provider: Rispetta la policy di utilizzo accettabile di Twilio per evitare restrizioni o la disattivazione del numero.
Una solida reputazione come chiamante deriva da una composizione costante e responsabile. Monitora le prestazioni delle tue chiamate e adatta la tua strategia se noti tassi di connessione più bassi o un aumento delle etichette spam.
Per ulteriori indicazioni, consulta le tue attività recenti delle chiamate e usa report per identificare tendenze e migliorare le prestazioni.
Comprendi e segui le normative sulle chiamate
Prima di iniziare a chiamare, assicurati di rispettare tutte le leggi applicabili in materia di chiamate. Apollo offre controlli integrati di conformità e di non chiamata, ma dovresti sempre confermare il consenso e le impostazioni di screening in qualsiasi dialer di terze parti che utilizzi.
| Comprendi il Telephone Consumer Protection Act (TCPA) | Rispetta le policy di Twilio | Fermati prima di usare i voicemail drop |
| Presta attenzione alle leggi sulla privacy | Dialer di terze parti |
Comprendi il Telephone Consumer Protection Act (TCPA)
Il Telephone Consumer Protection Act (TCPA) è una normativa degli Stati Uniti che disciplina le chiamate di vendita e i messaggi di testo effettuati con dialer automatici e messaggi preregistrati, altrimenti noti come robocall. Per legge, in qualità di chiamante, devi ottenere il consenso informato scritto preventivo di una persona prima di usare un autodialer o un messaggio preregistrato per contattarla.
Per ogni chiamata o messaggio di testo effettuato in violazione del TCPA, puoi ricevere una sanzione di 500 $ o superiore. Di conseguenza, le cause legali relative al TCPA sono diventate la base di molte class action da milioni di dollari.
Le leggi internazionali hanno restrizioni simili a quelle del TCPA, come lo Spam Act in Australia e le Unsolicited Telecommunications Ruleset in Canada. Se la tua attività effettua chiamate di vendita al di fuori degli Stati Uniti, assicurati di conoscere le regole applicabili e di rispettarle.
Rispetta le policy di Twilio
Per aumentare la tua credibilità e visibilità quando chiami, gli amministratori Apollo dovrebbero aggiungere un profilo aziendale quando configurano un numero di telefono su Apollo. Il profilo si applica a tutto il team quando chiama dal Paese in cui il numero è registrato. Apollo consiglia di aggiungere un profilo aziendale, perché può aumentare il coinvolgimento e migliorare i tassi di conversione nelle chiamate a freddo.
Inoltre, segui le indicazioni di Twilio, il provider di dialer di terze parti di Apollo, inclusa la sua acceptable use policy, regole sul contenuto delle chiamate, attività proibite e altre restrizioni. La violazione di queste policy può indurre Twilio a terminare il tuo numero di telefono nel dialer.
Fermati prima di usare i voicemail drop
Negli Stati Uniti, devi ottenere il consenso prima di usare un messaggio vocale preregistrato. Se usi voicemail drop, assicurati di ottenere il consenso delle persone che chiami.
Presta attenzione alle leggi sulla privacy
Se Apollo ti informa che un contatto ha richiesto di essere rimosso dal database di Apollo, non dovresti contattarlo a meno che tu non abbia una base legale separata per farlo.
Dialer di terze parti
Anche se Apollo non offre un autodialer nella sua piattaforma, puoi integrarti con autodialer di terze parti tramite Apollo API. Se integri un autodialer di terze parti, assicurati che le persone che chiami:
- Abbiano espressamente acconsentito a ricevere chiamate con composizione automatica da parte tua.
- Non siano presenti in alcun elenco DNC.
Anche se hai attivato il controllo DNC in Apollo, i tag non chiamare potrebbero non comparire nei tuoi dialer di terze parti. Sei responsabile del rispetto di tutte le leggi applicabili quando usi queste piattaforme. Verifica con i tuoi dialer di terze parti se sono disponibili il controllo DNC o altre funzionalità di conformità.
Passaggi successivi
Ora che hai acquisito le basi, ecco alcuni modi per mantenere le tue chiamate conformi e la tua reputazione come chiamante solida.
| Best practice per le cold call | Vuoi migliorare i risultati restando conforme? Crea una strategia di cold calling più intelligente per aumentare i tassi di contatto senza mettere a rischio la tua reputazione. |
|---|---|
| Attiva il controllo dell'elenco Do Not Call (DNC) in Apollo | Hai bisogno di controlli più rigorosi prima di comporre il numero? Attiva il controllo DNC per contrassegnare automaticamente i numeri soggetti a restrizioni e ridurre il rischio di non conformità. |
| Imposta le preferenze del dialer | Chiami in più aree geografiche? Configura le preferenze del dialer per allineare le regole di registrazione e le misure di tutela alle normative locali. |
| Ottieni un numero di telefono Apollo | Vuoi aumentare i tassi di risposta? Configura e registra i tuoi numeri di telefono per migliorare la fiducia degli operatori e ridurre le segnalazioni di spam. |
| Registra e lascia messaggi vocali preregistrati | Usi la segreteria vocale nelle tue attività di outreach? Registra e lascia messaggi vocali preregistrati per semplificare il follow-up restando in linea con i requisiti di consenso. |