Resumen
Integrar Salesforce con Apollo te permite acceder a tus datos y mantenerlos sincronizados en ambas plataformas.
Antes de integrar Salesforce con Apollo, hay varios detalles importantes que debes tener en cuenta para agilizar la configuración y reducir el riesgo de errores innecesarios al integrar Salesforce.
Consulta las siguientes secciones para obtener más información sobre la integración con Salesforce.
Cómo funciona
Una vez que conectas Salesforce con Apollo, la integración mantiene tus datos alineados al extraer registros de Salesforce a Apollo y enviar actualizaciones de Apollo de vuelta a Salesforce según tu configuración de sincronización.
- Tiempo: La mayoría de las sincronizaciones push y pull de contactos y empresas se completan en un plazo de 15 a 30 minutos después de crear o actualizar un registro, especialmente en lotes pequeños. Sin embargo, las sincronizaciones masivas grandes o la sincronización inicial pueden tardar más.
- Extracción desde Salesforce: Apollo extrae automáticamente leads, contactos y cuentas de Salesforce de forma recurrente para que tu equipo pueda ver los registros existentes del CRM mientras hace prospección en Apollo y evitar trabajar por error en registros que ya existen en Salesforce. También puedes extraer registros manualmente después de la configuración, y Apollo seguirá sincronizando los registros nuevos o actualizados de Salesforce de forma recurrente. Cuando Apollo identifica un lead y un contacto para la misma persona en Salesforce, Apollo siempre extrae el contacto, no el lead. Esta es la única forma de deduplicación que Apollo aplica en Salesforce. Apollo usa los detalles de perfil disponibles para hacer coincidir cada registro de Salesforce con el registro correcto de Apollo. Apollo primero verifica el ID del contacto, el ID del lead de Salesforce, el ID del contacto de Salesforce y los ID del CRM fusionados previamente. Si no hay una coincidencia directa, Apollo usa otras señales como el Email verificado, la URL de LinkedIn y el nombre, además del contexto de la empresa. En el caso de las cuentas, Apollo primero verifica los ID directos de empresa o cuenta, luego los ID de cuenta del CRM, el ID de organización de Apollo, el dominio de la empresa y el nombre de la empresa.
- Envío a Salesforce: La configuración de push controla cómo Apollo envía datos de vuelta a Salesforce. Puedes elegir si Apollo crea nuevas personas como leads o contactos y definir cuándo deben enviarse nuevos contactos o cuentas según las etapas u otras configuraciones. Apollo envía actualizaciones a los registros sincronizados existentes automáticamente y en tiempo real cuando ocurren cambios, para que tu información de contacto se enriquezca constantemente con Apollo. Apollo también puede enviar datos de actividad, incluidos emails, notas, tasks, llamadas, reuniones y resúmenes de conversaciones. Apollo recomienda habilitar primero la sincronización de contactos, cuentas u oportunidades para evitar fallas en la sincronización de actividades.
Las actividades de Email se registran como tasks en Salesforce. Siempre aparecen en el contacto o lead coincidente y también pueden aparecer en la cuenta cuando el contacto está vinculado a una cuenta y no hay ningún ID de oportunidad asociado con la actividad. Los emails solo aparecen en una oportunidad cuando Apollo tiene un ID de oportunidad asociado para esa actividad, por ejemplo, cuando el email se registra con la extensión de Chrome de Apollo y se selecciona una oportunidad. Más información sobre el registro de actividades de Email.
Cuando Apollo crea o sincroniza registros y actividades en Salesforce, el campo Created By refleja el usuario de Salesforce conectado o el usuario de sincronización del equipo de la integración. Este es el comportamiento esperado y coincide con los patrones comunes de integración de Salesforce.
Para propiedad, reglas de asignación, routing, reportes y lógica posterior en Salesforce, Apollo recomienda usar el campo Owner en lugar de Created By. Created By no es una configuración de sincronización que Apollo asigne dinámicamente por usuario de Apollo, y depender de ella para la lógica de atribución puede generar problemas evitables de sincronización y permisos.
Cuando Apollo sincroniza reuniones con Salesforce, Apollo crea un registro de evento de Salesforce por cada asistente, contacto o lead, que esté vinculado a la reunión en Apollo y exista en Salesforce. Por ejemplo, una sola reunión en Apollo con tres asistentes externos de contacto aparece en Salesforce como tres registros de evento separados, uno por asistente. Cada evento tiene el mismo asunto, fecha, hora y ubicación, pero está vinculado a un contacto o lead diferente. De esta forma, la reunión aparece en la línea de tiempo de actividad de cada asistente en Salesforce.
- Mapeo de datos: Las reglas de mapeo de campos y escritura de datos definen cómo se estructura la información entre ambos sistemas. El mapeo garantiza que los campos de Apollo coincidan con los campos correctos de Salesforce, mientras que la configuración de autocompletar y sobrescribir determina si Apollo completa los campos vacíos del CRM o actualiza los valores existentes de Salesforce durante el enriquecimiento.
Cuando el país de un contacto cambia de Estados Unidos a un país fuera de EE. UU., Apollo envía solo el campo de país a Salesforce. Salesforce actualiza solo los campos incluidos en la sincronización, por lo que la ciudad y el estado anteriores de EE. UU. permanecen sin cambios. Esto da como resultado una dirección combinada, como una ciudad y un estado de EE. UU. mostrados junto con un país fuera de EE. UU.
Si necesitas una dirección limpia después de un cambio de país, actualiza la ciudad y el estado directamente en Salesforce, o actualiza el contacto en Apollo con los valores correctos de la dirección y vuelve a sincronizar.
Comienza
- Conecta la integración: Conecta Salesforce en Apollo desde integraciones. Una vez conectado, Apollo comienza a preparar tu espacio de trabajo para la sincronización, lo que incluye extraer tus datos existentes de Salesforce e inicializar la configuración predeterminada.
- Mapeo de datos: Luego, asigna los campos de Apollo a los campos de Salesforce para que tus datos se sincronicen correctamente. También puedes configurar reglas de escritura de datos, como autocompletar o sobrescribir, para controlar cómo Apollo enriquece y actualiza tus registros de Salesforce. Si tienes campos personalizados, mapea campos personalizados de Salesforce a Apollo. Más información sobre etapas y campos.
- Configuración de extracción: Apollo extrae automáticamente los registros de forma recurrente, pero puedes ajustar la visibilidad y controlar cómo aparecen objetos específicos en Apollo. Configura cómo Apollo extrae leads, contactos, cuentas y oportunidades desde Salesforce. Más información sobre configuración de sincronización.
- Configuración de envío: Configura cómo Apollo envía datos de vuelta a Salesforce. Elige si los registros nuevos se crean como leads o contactos, define cuándo se sincronizan los registros y controla cómo se envían las actualizaciones en tiempo real. Más información sobre configuración de sincronización.
Para los planes pagados de Apollo, después de habilitar la integración con Salesforce, hay una ventana de 6 horas para configurar los ajustes de extracción, los ajustes de envío y la asignación de campos. Esto le da a tu equipo tiempo para configurar correctamente la integración.
Durante este tiempo, no puedes extraer registros manualmente. Después de 6 horas, la sincronización se habilita automáticamente.
¿Perdiste la ventana? Aún puedes ajustar la configuración de sincronización en cualquier momento. Ve a Configuración > Integraciones >
Salesforce para revisar o actualizar la configuración de sincronización. Los registros que ya se importaron no se vuelven a extraer automáticamente si haces las condiciones más estrictas. En su lugar, usa Extraer todo para volver a extraerlos con la nueva configuración.
Evita registros duplicados
Hay varias reglas clave de deduplicación que debes considerar al conectar Salesforce.
Cuando integras Salesforce, Apollo refleja los datos de Salesforce. Si tienes leads, contactos o cuentas duplicados en Salesforce, esos mismos duplicados también se reflejan en Apollo. Para evitar registros duplicados, limpia y elimina duplicados en Salesforce antes de integrarlo con Apollo.
Si Apollo extrae un duplicado de Salesforce, Apollo muestra un mensaje de duplicado potencial en el contacto o la cuenta y en el registro de actividad.
Cuando creas manualmente un registro duplicado en Salesforce, Apollo crea automáticamente el mismo registro. Del mismo modo, si habilitas la configuración de envío a Salesforce y creas un registro duplicado en Apollo, Salesforce crea el mismo registro dentro de Salesforce.
Apollo no elimina ni fusiona automáticamente los duplicados que creas manualmente. Si decides eliminar o fusionar cualquiera de estos registros, debes fusionarlos manualmente o eliminarlos.
Si los registros duplicados ya se sincronizaron de Salesforce a Apollo, tienes dos opciones para eliminarlos:
- Eliminar: Si habilitas la configuración correspondiente en Apollo, puedes eliminar Records duplicados en Apollo o Salesforce y la eliminación se sincronizará en ambos.
- Combinar: Si habilitas la configuración correspondiente en Apollo, puedes combinar Records duplicados en Salesforce y los cambios se sincronizarán con Apollo. Una vez que combines un duplicado, Apollo solo sincronizará la información del Record restante con Salesforce.
Para cambiar esta configuración:
- Abre Apollo y haz clic en Configuración > Integraciones.
- Haz clic en Vista junto a la integración de Salesforce.
- En la página de integración de Salesforce, selecciona entre Contactos, Leads, Cuentas, o Oportunidades, y luego haz clic en Sincronización.
- Haz clic en las casillas para habilitar la sincronización de eliminación o de combinación.
Si combinas Records en Salesforce y tienes habilitada la sincronización de combinación, Apollo replica esa combinación y reúne los Records bajo el mismo ID de Salesforce en Apollo.
Si combinas Records en Apollo, esa combinación no se sincroniza con Salesforce. El Record combinado permanece vinculado y el otro Record se desvincula. Salesforce sigue manteniendo ambos Records hasta que los combines o elimines allí.
Si tienes habilitada la sincronización de actividades, las actividades siguen el sistema donde ocurre la combinación. Apollo combina actividades solo cuando la combinación ocurre en Apollo, mientras que Salesforce gestiona sus propias combinaciones de actividades por separado.
Si deshaces la combinación de Records en Salesforce, Apollo no revierte las combinaciones sincronizadas anteriormente, por lo que quizá debas corregir manualmente los duplicados en Apollo.
Ver errores
Usa el registro de errores de la integración de Salesforce para ver cualquier error de sincronización que Apollo reciba de tu Salesforce.
El registro de errores muestra los errores que Apollo recibe al enviar información a Salesforce. Estos errores son respuestas de Salesforce que normalmente indican una restricción de Salesforce, como alcanzar una regla de validación personalizada o los límites de tasa de tu instancia conectada.
Si ves errores como INVALID_OR_NULL_FOR_RESTRICTED_PICKLIST o bad value for restricted picklist field Salesforce rechazó un valor enviado desde Apollo porque no está permitido o faltan campos obligatorios.
Reintentar sin corregir el problema no resolverá el error.
Revisa el registro de errores para identificar el campo que causa el problema y luego confirma que el valor exista en Salesforce y coincida exactamente con los valores permitidos de la picklist. Si tu Salesforce usa tipos de registro, asegúrate de que el tipo de registro seleccionado permita ese valor. Las opciones de picklist pueden variar según el tipo de registro.
Después de actualizar el mapeo de campos o agregar los valores correctos en Salesforce, vuelve a intentar la sincronización desde el registro de errores o sincronizando manualmente.
Preguntas frecuentes
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Preguntas frecuentes |
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| ¿Qué datos puedo sincronizar con Salesforce? | ¿Cómo funciona la propiedad de contactos o cuentas al enviar registros a Salesforce? | ¿Por qué mis actividades no se sincronizan con Salesforce? |
| ¿Cómo funciona push vs pull en Salesforce? | ¿Por qué mis emails no aparecen en la oportunidad en Salesforce? | ¿Por qué las reuniones aparecen varias veces en Salesforce? |
¿Qué datos puedo sincronizar con Salesforce?
Apollo trae leads, contactos, cuentas y oportunidades de Salesforce a Apollo. Apollo también puede enviar contactos, leads, cuentas, oportunidades y actividades de Apollo a Salesforce, según tu configuración de sincronización.
Las actividades incluyen emails, notas, tasks, llamadas, reuniones y resúmenes de conversaciones. Puedes configurar cada tipo de actividad por separado en la configuración de push de Salesforce.
¿Cómo funciona la propiedad de contactos o cuentas al enviar registros a Salesforce?
Cuando envías contactos, leads o cuentas a Salesforce, la propiedad depende de si has vinculado tus credenciales personales de Salesforce en Apollo. Si has vinculado tu cuenta personal de Salesforce, los registros enviados se te asignan en Salesforce. Si no has vinculado tus credenciales personales, los registros se asignan al usuario de sincronización del equipo.
Para conectar tus credenciales personales, ve a Configuración > Integraciones > Salesforce, y luego conecta tu usuario de Salesforce. Más información en Administrar credenciales de integración de Salesforce.
¿Por qué mis actividades no se sincronizan con Salesforce?
Es posible que las actividades no se sincronicen si la configuración de push de la actividad relacionada no está habilitada o si el contacto, lead, cuenta u oportunidad relacionado no existe en Salesforce. Para sincronizar actividades, configura los ajustes de push para los tipos de actividad específicos que quieras enviar, como emails, notas, tasks, llamadas, reuniones o resúmenes de conversaciones.
Para que la sincronización de actividades funcione de forma confiable, Apollo recomienda habilitar primero la sincronización de contactos, cuentas u oportunidades. Si las actividades de email aún no se sincronizan, revisa si los filtros de exclusión las están bloqueando o si el remitente o destinatario no existe en Salesforce y la configuración para enviar esos emails no está habilitada.
¿Cómo funciona push vs pull en Salesforce?
- Push envía datos de Apollo a Salesforce cuando la configuración de push está habilitada y se cumplen las reglas.
- Pull importa datos de Salesforce a Apollo para que tu equipo pueda ver registros existentes del CRM mientras hace prospección en Apollo.
Apollo extrae registros de Salesforce de forma recurrente. Después de habilitar la configuración de push, Apollo envía los registros guardados y las actualizaciones a Salesforce en tiempo real.
¿Por qué mis Emails no aparecen en la oportunidad en Salesforce?
Los Emails enviados de Apollo a Salesforce se registran como Tasks. Siempre aparecen en el contacto o lead coincidente, y también pueden aparecer en la cuenta cuando el contacto está vinculado a una cuenta y no hay un ID de oportunidad asociado con la actividad.
Los Emails solo aparecen en la oportunidad cuando Apollo tiene un ID de oportunidad asociado con esa actividad, por ejemplo, cuando el Email se registra con la extensión de Chrome de Apollo y se selecciona un deal o una oportunidad. Si el registro de Salesforce sigue siendo un lead, el Email no puede vincularse a una oportunidad.
¿Por qué las reuniones aparecen varias veces en Salesforce?
Cuando Apollo sincroniza reuniones con Salesforce, Apollo crea un registro de evento de Salesforce por cada asistente vinculado a la reunión en Apollo y que existe en Salesforce.
Por ejemplo, si una reunión de Apollo tiene tres asistentes de contacto externos que existen en Salesforce, Salesforce muestra tres registros de evento. Cada evento tiene el mismo asunto, fecha, hora y ubicación, pero está vinculado a un contacto o lead diferente para que la reunión aparezca en la línea de tiempo de actividad de cada asistente.
Siguientes pasos
Aquí tienes algunos siguientes pasos útiles para mantener tu integración con Salesforce funcionando sin problemas.
| Integra Salesforce con Apollo | Puedes conectar tu cuenta de Salesforce con Apollo para mantener contactos, cuentas y actividades fluyendo de forma ordenada entre ambos sistemas sin sorpresas. |
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| Configura los ajustes de extracción de Salesforce | Asegúrate de que tu equipo obtenga los datos más recientes del CRM configurando los ajustes de extracción de Salesforce para controlar cómo Apollo incorpora contactos, cuentas y oportunidades a tu espacio de trabajo. |
| Configura los ajustes de push de Salesforce | Evita la desviación de datos configurando los ajustes de push para enviar actualizaciones de Apollo a Salesforce exactamente como lo esperan los workflows de tu CRM. |
| Asigna las oportunidades de Apollo a las oportunidades de Salesforce | Puedes asignar las oportunidades de Apollo a las oportunidades de Salesforce para mantener alineadas las etapas, los campos y la actividad de las oportunidades, y así obtener reportes más limpios en ambos lados. |
| Accede al registro de errores de Salesforce en Apollo | Si algo parece estar mal, soluciona problemas rápidamente revisando el registro de errores de Salesforce para identificar conflictos de sincronización antes de que interrumpan tus workflows. |