Descripción general
Meetings en Apollo permite que tus prospectos programen reuniones contigo en segundos. En lugar de intercambiar Emails para programar una reunión, comparte un enlace con tu prospecto para que pueda agendarla por su cuenta según la disponibilidad de tu calendario.
Crea distintos tipos de reuniones, desde anfitrión único hasta round robin, para adaptarte a las necesidades del prospecto y a la etapa de interacción. Meetings funciona con contactos, cuentas, conversaciones, y oportunidades, para que puedas hacer seguimiento de la actividad de reuniones en todo tu Pipeline. Meetings se sincroniza con integraciones de CRM, y puedes generar reportes sobre reuniones para optimizar tu outreach.
Consulta las siguientes secciones para comenzar a usar Meetings.
Cómo funciona Meetings
Meetings en Apollo funciona como un centro para todas tus reuniones, e interactúa con tu calendario de programación y tus apps de videoconferencia para que los prospectos puedan agendar reuniones contigo y con el equipo por su cuenta.
Para configurar Meetings, conecta tu calendario, define tus preferencias de reunión y luego crea tipos de reunión para tus prospectos. Una vez conectado, Apollo comparte todas tus reuniones programadas, incluidas las creadas fuera de Apollo, para que tengas visibilidad de tu calendario.
Para crear y reservar reuniones con Apollo, elige entre 3 tipos de reunión predeterminados:
- Anfitrión único: este tipo de reunión es útil para conversaciones uno a uno con tu prospecto. Puedes crear reuniones con un anfitrión predeterminado o dejar el anfitrión abierto.
- Varios anfitriones: con varias personas como coanfitriones de la reunión, este tipo de reunión es útil para conversaciones grupales. Cuando un prospecto programa una reunión de este tipo, todos los anfitriones deben estar disponibles al mismo tiempo para que esa fecha y hora estén disponibles.
- Anfitrión round robin: este tipo de reunión rota entre distintos anfitriones. Las reuniones round robin facilitan una serie de conversaciones uno a uno. Puedes priorizar qué miembros del equipo serán anfitriones de las reuniones según su disponibilidad o una distribución equitativa del tiempo.
Puedes crear tantos tipos de reunión como necesites, pero la cantidad de tipos de reunión que puedes activar depende de tu plan de Apollo. Si necesitas activar tipos de reunión adicionales, administra tu plan. Si tienes preguntas sobre cómo hacer un upgrade, comunícate con el equipo de ventas de Apollo.
Después de seleccionar un tipo de reunión, ya estás listo para reservar una reunión. Copia el enlace del tipo de reunión que prefieras y compártelo con tu prospecto. Tu prospecto agenda la reunión por su cuenta con visibilidad en tiempo real de tu disponibilidad.
Puedes revisar tus reuniones próximas y pasadas directamente en Apollo, con acceso fácil a detalles de los participantes, como información del contacto, cuenta, y de la oportunidad . Del mismo modo, los contactos, las cuentas y las oportunidades también muestran detalles relacionados con las reuniones.
Con conversations, puedes habilitar la grabación de reuniones para acceder a transcripciones y resúmenes de reuniones generados por IA, incluidas objeciones, puntos de dolor y próximos pasos.
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¿Listo para comenzar? Veamos:
- Configurar reuniones: Conecta tu calendario de programación, como Google Calendar o Microsoft Outlook, y establece una ubicación predeterminada para la reunión, como Zoom o Microsoft Teams. Agrega elementos de marca, como el logo de tu equipo o empresa, y define tu horario laboral predeterminado.
- Crear y administrar reuniones: Crea tipos de reuniones y luego comparte un enlace de reunión con tu prospecto para que pueda reservar una reunión. Puedes revisar tus próximas reuniones, ver detalles de la cuenta, el contacto y la oportunidad, habilitar la grabación de video y unirte a una reunión directamente en Apollo.
- Inbound routers y formularios web: Usa inbound routers para automatizar reuniones según factores como nombres de contactos, emails y tamaño de las empresas. Esto permite que los prospectos programen reuniones fácilmente con los equipos o representantes de ventas adecuados. Puedes integrar tus propios formularios web con Apollo para que los prospectos ingresen información en tu propio sitio web y luego programen reuniones con el equipo correcto a través del inbound router.
- extensión de Apollo para Chrome: Usa reuniones directamente en Gmail para agregar un enlace en tu email para reuniones con un solo anfitrión. Los prospectos pueden reservar en cualquier momento en que tengas disponibilidad según la configuración de la reunión, o puedes poner a disposición franjas horarias específicas para que el invitado reserve.
- Análisis de reuniones: Usa el análisis de reuniones para generar reportes sobre la programación, reprogramación y cancelación de reuniones, y así identificar posibles áreas de mejora.
Preguntas frecuentes
¿Cómo agrega mi prospecto una reunión a su calendario?
Los proveedores de email como Google y Microsoft podrían impedir que las invitaciones a reuniones se agreguen automáticamente al calendario de un prospecto. Google permite a los usuarios controlar si las invitaciones se agregan automáticamente a los calendarios según si ya interactuaron antes con la dirección de email. Si un prospecto reserva una reunión contigo y nunca recibe la invitación, estas configuraciones podrían ser la causa.
Si un prospecto no recibe una invitación a la reunión, pídele que revise la carpeta de spam.
Para buzones de Google, pídele a tu prospecto que haga clic en Conozco al remitente en el email con la invitación. Esto agrega al remitente a la lista segura de remitentes de Google Calendar, lo que significa que las futuras invitaciones de esa misma dirección de email se agregarán automáticamente al calendario del prospecto.
Si un prospecto prefiere agregar automáticamente invitaciones a reuniones de todos los remitentes, pídele que consulte cómo Administrar invitaciones en Google Calendar.
¿Mi prospecto puede invitar a invitados adicionales a nuestra reunión?
Sí. Los prospectos pueden incluir hasta 5 asistentes invitados cuando reservan una reunión a través de tu enlace compartido de reunión. Tendrán la opción de proporcionar los Emails de los invitados al ingresar los detalles de tu reunión.
¿Por qué mi prospecto no puede programar una reunión en un día específico?
Revisa el límite de reservas. Los propietarios de reuniones pueden limitar cuántos prospectos pueden programar una reunión dentro de un periodo determinado. Los límites de reservas están disponibles para reuniones con un solo anfitrión, varios anfitriones y round robin.
Por ejemplo, configuras un límite de reservas de 3 por día para tu reunión de demostración de ventas. Si 3 prospectos ya reservaron esta reunión el 2 de abril, el cuarto prospecto no puede seleccionar el 2 de abril para reservar su reunión, incluso si todavía tienes horarios disponibles ese día.