Présentation
L'intégration de Salesforce à Apollo vous permet d'accéder à vos données et de les garder synchronisées sur les deux plateformes.
Avant d'intégrer Salesforce à Apollo, vous devez garder en tête plusieurs points importants qui peuvent vous aider à simplifier le processus de configuration et à réduire le risque d'erreurs inutiles lors de l'intégration de Salesforce.
Consultez les sections suivantes pour en savoir plus sur l'intégration Salesforce.
Fonctionnement
Une fois Salesforce connecté à Apollo, l'intégration maintient l'alignement de vos données en récupérant les enregistrements de Salesforce dans Apollo et en renvoyant les mises à jour d'Apollo vers Salesforce selon vos paramètres de synchronisation.
- Délai: La plupart des synchronisations push et pull pour les contacts et les entreprises se terminent dans les 15 à 30 minutes après la création ou la mise à jour d'un enregistrement, en particulier pour les petits lots. Toutefois, les synchronisations en masse importantes ou la synchronisation initiale peuvent prendre plus de temps.
- Récupération depuis Salesforce: Apollo récupère automatiquement et de façon récurrente les leads, contacts et comptes depuis Salesforce afin que votre équipe puisse voir les enregistrements CRM existants pendant la prospection dans Apollo et éviter de travailler par erreur sur des enregistrements déjà présents dans Salesforce. Vous pouvez aussi récupérer manuellement des enregistrements après la configuration, et Apollo continue de synchroniser les nouveaux enregistrements Salesforce ou ceux mis à jour selon une planification récurrente. Lorsqu'Apollo identifie à la fois un lead et un contact pour une même personne dans Salesforce, Apollo récupère toujours le contact, et non le lead. Il s'agit de la seule forme de déduplication qu'Apollo exécute par rapport à Salesforce. Apollo utilise les détails de profil disponibles pour faire correspondre chaque enregistrement Salesforce au bon enregistrement Apollo. Apollo vérifie d'abord l'ID du contact, l'ID du lead Salesforce, l'ID du contact Salesforce et les ID CRM précédemment fusionnés. S'il n'existe pas de correspondance directe, Apollo utilise d'autres signaux comme l'Email vérifié, l'URL LinkedIn et le nom, ainsi que le contexte de l'entreprise. Pour les comptes, Apollo vérifie d'abord les ID directs d'entreprise ou de compte, puis les ID de compte CRM, l'ID d'organisation Apollo, le domaine de l'entreprise et le nom de l'entreprise.
- Envoi vers Salesforce: Les paramètres d'envoi contrôlent la manière dont Apollo renvoie les données vers Salesforce. Vous pouvez choisir si Apollo crée de nouvelles personnes en tant que leads ou contacts et définir quand les nouveaux contacts ou comptes doivent être envoyés selon les étapes ou d'autres paramètres. Apollo envoie automatiquement en temps réel les mises à jour vers les enregistrements synchronisés existants lorsque des modifications surviennent, afin que vos informations de contact soient enrichies en continu par Apollo. Apollo peut également envoyer des données d'activité, notamment les emails, notes, tâches, appels, réunions et résumés de conversation. Apollo recommande d'activer d'abord la synchronisation des contacts, des comptes ou des opportunités afin d'éviter les échecs de synchronisation des activités.
Les activités d'Email sont enregistrées comme des tâches dans Salesforce. Elles apparaissent toujours sur le contact ou le lead correspondant et peuvent aussi apparaître sur le compte lorsque le contact est lié à un compte et qu'aucun ID d'opportunité n'est associé à l'activité. Les emails n'apparaissent sur une opportunité que lorsqu'Apollo dispose d'un ID d'opportunité associé à cette activité, par exemple lorsque l'email est enregistré à l'aide de l'extension Apollo Chrome et qu'une opportunité est sélectionnée. En savoir plus sur l'enregistrement des activités d'email.
Lorsque Apollo crée ou synchronise des enregistrements et des activités dans Salesforce, le champ Created By reflète l'utilisateur Salesforce connecté ou l'utilisateur de synchronisation d'équipe pour l'intégration. Il s'agit d'un comportement attendu, conforme aux schémas d'intégration Salesforce courants.
Pour la propriété, les règles d'attribution, le routage, le reporting et la logique Salesforce en aval, Apollo recommande d'utiliser le champ Owner plutôt que Created By. Created By n'est pas un paramètre de synchronisation qu'Apollo attribue dynamiquement par utilisateur Apollo, et s'y fier pour la logique d'attribution peut créer des problèmes de synchronisation et d'autorisations évitables.
Lorsque Apollo synchronise les réunions avec Salesforce, Apollo crée un enregistrement d'événement Salesforce par participant, contact ou lead, lié à la réunion dans Apollo et existant dans Salesforce. Par exemple, une seule réunion dans Apollo avec trois participants externes de type contact apparaît dans Salesforce sous la forme de trois enregistrements d'événement distincts, un par participant. Chaque événement a le même objet, la même date, la même heure et le même lieu, mais est lié à un contact ou lead différent. Ainsi, la réunion apparaît dans le fil d'activité de chaque participant dans Salesforce.
- Mappage des données: Les règles de mappage des champs et d'écriture des données définissent la manière dont les informations sont structurées entre les deux systèmes. Le mappage garantit que les champs Apollo correspondent aux bons champs Salesforce, tandis que les paramètres de remplissage automatique et d'écrasement déterminent si Apollo remplit les champs CRM vides ou met à jour les valeurs Salesforce existantes lors de l'enrichissement.
Lorsqu'un contact change de pays et passe des États-Unis à un pays hors États-Unis, Apollo envoie uniquement le champ du pays à Salesforce. Salesforce met à jour uniquement les champs inclus dans la synchronisation, de sorte que l'ancienne ville et l'ancien État américains restent inchangés. Cela entraîne une adresse combinée, par exemple une ville et un État américains affichés à côté d'un pays hors États-Unis.
Si vous avez besoin d'une adresse propre après un changement de pays, mettez à jour directement la ville et l'État dans Salesforce, ou mettez à jour le contact dans Apollo avec les valeurs d'adresse correctes puis synchronisez à nouveau.
Démarrer
- Connecter l'intégration: Connectez Salesforce à Apollo via les intégrations. Une fois la connexion établie, Apollo commence à préparer votre espace de travail pour la synchronisation, notamment en récupérant vos données Salesforce existantes et en initialisant les paramètres par défaut.
- Mappage des données: Ensuite, mappez les champs Apollo aux champs Salesforce afin que vos données se synchronisent correctement. Vous pouvez également configurer des règles d'écriture des données comme le remplissage automatique ou l'écrasement pour contrôler la manière dont Apollo enrichit et met à jour vos enregistrements Salesforce. Si vous avez des champs personnalisés, mappez les champs personnalisés de Salesforce vers Apollo. En savoir plus sur les étapes et champs.
- Paramètres de récupération: Apollo récupère automatiquement les enregistrements de façon récurrente, mais vous pouvez ajuster la visibilité et contrôler la manière dont des objets spécifiques apparaissent dans Apollo. Configurez la façon dont Apollo récupère les leads, contacts, comptes et opportunités depuis Salesforce. En savoir plus sur les paramètres de synchronisation.
- Paramètres d'envoi: Configurez la façon dont Apollo renvoie les données vers Salesforce. Choisissez si les nouveaux enregistrements sont créés comme leads ou contacts, définissez quand les enregistrements se synchronisent et contrôlez la façon dont les mises à jour sont envoyées en temps réel. En savoir plus sur les paramètres de synchronisation.
Pour les forfaits Apollo payants, après avoir activé l'intégration Salesforce, vous disposez d'une fenêtre de 6 heures pour configurer les paramètres de récupération, les paramètres d'envoi et le mappage des champs. Cela donne à votre équipe le temps de configurer correctement l'intégration.
Pendant cette période, vous ne pouvez pas récupérer manuellement des enregistrements. Après 6 heures, la synchronisation est automatiquement activée.
Vous avez manqué cette fenêtre ? Vous pouvez toujours ajuster les paramètres de synchronisation à tout moment. Accédez à Paramètres > Intégrations >
Salesforce pour consulter ou mettre à jour les paramètres de synchronisation. Les enregistrements déjà importés ne sont pas automatiquement récupérés à nouveau si vous resserrez les conditions. Utilisez plutôt Tout récupérer pour effectuer une nouvelle récupération avec les nouveaux paramètres.
Éviter les enregistrements en double
Il existe plusieurs règles clés de déduplication à prendre en compte lors de la connexion à Salesforce.
Lorsque vous intégrez Salesforce, Apollo reflète les données de Salesforce. Si vous avez des leads, contacts ou comptes en double dans Salesforce, ces mêmes doublons apparaissent également dans Apollo. Pour éviter les enregistrements en double, nettoyez et dédupliquez Salesforce avant de l'intégrer à Apollo.
Si Apollo récupère un doublon depuis Salesforce, Apollo affiche un message de doublon potentiel sur le contact ou le compte et dans le journal d'activité.
Lorsque vous créez manuellement un enregistrement en double dans Salesforce, Apollo crée automatiquement le même enregistrement. De même, si vous activez les paramètres d'envoi Salesforce et créez un enregistrement en double dans Apollo, Salesforce crée le même enregistrement dans Salesforce.
Apollo ne supprime ni ne fusionne automatiquement les doublons que vous créez manuellement. Si vous décidez de supprimer ou de fusionner l'un de ces enregistrements, vous devez les fusionner manuellement ou les supprimer.
Si des enregistrements en double ont déjà été synchronisés de Salesforce vers Apollo, vous avez deux options pour les supprimer :
- Supprimer: Si vous activez les paramètres appropriés dans Apollo, vous pouvez supprimer les enregistrements en double dans Apollo ou Salesforce, et la suppression sera synchronisée dans les deux sens.
- Fusionner: Si vous activez les paramètres appropriés dans Apollo, vous pouvez fusionner les enregistrements en double dans Salesforce et les modifications seront synchronisées avec Apollo. Une fois un doublon fusionné, Apollo ne synchronisera avec Salesforce que les informations de l'enregistrement restant.
Pour modifier ces paramètres :
- Ouvrez Apollo et cliquez sur Paramètres > Intégrations.
- Cliquez sur Vue à côté de l'intégration Salesforce.
- Sur la page de l'intégration Salesforce, sélectionnez Contacts, Leads, Comptes, ou Opportunités, puis cliquez sur Synchroniser.
- Cochez les cases pour activer la synchronisation des suppressions ou la synchronisation des fusions.
Si vous fusionnez des enregistrements dans Salesforce et que la synchronisation des fusions est activée, Apollo reflète cette fusion et regroupe les enregistrements sous le même ID Salesforce dans Apollo.
Si vous fusionnez des enregistrements dans Apollo, cette fusion n'est pas synchronisée avec Salesforce. L'enregistrement fusionné reste lié, et l'autre enregistrement est dissocié. Salesforce conserve toujours les deux enregistrements jusqu'à ce que vous les fusionniez ou les supprimiez là-bas.
Si la synchronisation des activités est activée, les activités suivent le système dans lequel la fusion a lieu. Apollo combine les activités uniquement lorsque la fusion a lieu dans Apollo, tandis que Salesforce gère séparément ses propres fusions d'activités.
Si vous annulez la fusion d'enregistrements dans Salesforce, Apollo n'annule pas les fusions précédemment synchronisées. Vous devrez donc peut-être corriger manuellement les doublons dans Apollo.
Afficher les erreurs
Utilisez le journal des erreurs de l'intégration Salesforce pour afficher les erreurs de synchronisation qu'Apollo reçoit de votre Salesforce.
Le journal des erreurs affiche les erreurs qu'Apollo reçoit lors de l'envoi d'informations vers Salesforce. Ces erreurs sont des réponses de Salesforce qui indiquent généralement une restriction côté Salesforce, comme une règle de validation personnalisée déclenchée ou des limites de débit atteintes pour votre instance connectée.
Si vous voyez des erreurs comme INVALID_OR_NULL_FOR_RESTRICTED_PICKLIST ou bad value for restricted picklist field Salesforce a rejeté une valeur envoyée depuis Apollo parce qu'elle n'est pas autorisée ou que des champs obligatoires sont manquants.
Réessayer sans corriger le problème ne résoudra pas l'erreur.
Consultez le journal des erreurs pour identifier le champ à l'origine du problème, puis vérifiez que la valeur existe dans Salesforce et correspond exactement aux valeurs autorisées de la liste de sélection. Si votre Salesforce utilise des types d'enregistrement, assurez-vous que le type d'enregistrement sélectionné autorise cette valeur. Les options de liste de sélection peuvent varier selon le type d'enregistrement.
Après avoir mis à jour le mappage des champs ou ajouté les valeurs correctes dans Salesforce, relancez la synchronisation depuis le journal des erreurs ou en synchronisant manuellement.
FAQ
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Questions fréquentes |
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| Quelles données puis-je synchroniser avec Salesforce ? | Comment fonctionne l'attribution du propriétaire d'un contact ou d'un compte lors de l'envoi des enregistrements vers Salesforce ? | Pourquoi mes activités ne se synchronisent-elles pas avec Salesforce ? |
| Comment fonctionne l'envoi par rapport à l'importation pour Salesforce ? | Pourquoi mes e-mails n'apparaissent-ils pas dans l'opportunité dans Salesforce ? | Pourquoi les réunions apparaissent-elles plusieurs fois dans Salesforce ? |
Quelles données puis-je synchroniser avec Salesforce ?
Apollo importe les leads, contacts, comptes et opportunités depuis Salesforce vers Apollo. Apollo peut également envoyer des contacts, leads, comptes, opportunités et activités d'Apollo vers Salesforce, selon vos paramètres de synchronisation.
Les activités incluent les e-mails, notes, tâches, appels, réunions et résumés de conversation. Vous pouvez configurer chaque type d'activité séparément dans les paramètres d'envoi vers Salesforce.
Comment fonctionne l'attribution du propriétaire d'un contact ou d'un compte lors de l'envoi des enregistrements vers Salesforce ?
Lorsque vous envoyez des contacts, leads ou comptes vers Salesforce, l'attribution du propriétaire dépend du fait que vous ayez ou non lié vos identifiants Salesforce personnels dans Apollo. Si vous avez lié votre compte Salesforce personnel, les enregistrements envoyés vous sont attribués dans Salesforce. Si vous n'avez pas lié vos identifiants personnels, les enregistrements sont attribués à la place à l'utilisateur de synchronisation de l'équipe.
Pour connecter vos identifiants personnels, accédez à Paramètres > Intégrations > Salesforce, puis connectez votre utilisateur Salesforce. Pour en savoir plus, consultez Gérer les identifiants d'intégration Salesforce.
Pourquoi mes activités ne se synchronisent-elles pas avec Salesforce ?
Les activités peuvent ne pas se synchroniser si les paramètres d'envoi de l'activité concernée ne sont pas activés, ou si le contact, lead, compte ou opportunité associé n'existe pas dans Salesforce. Pour synchroniser les activités, configurez les paramètres d'envoi pour les types d'activité spécifiques que vous souhaitez envoyer, comme les e-mails, notes, tâches, appels, réunions ou résumés de conversation.
Pour que la synchronisation des activités fonctionne de manière fiable, Apollo recommande d'activer d'abord la synchronisation des contacts, comptes ou opportunités. Si les activités par e-mail ne se synchronisent toujours pas, vérifiez si des filtres d'exclusion les bloquent, ou si l'expéditeur ou le destinataire n'existe pas dans Salesforce et que le paramètre permettant d'envoyer ces e-mails n'est pas activé.
Comment fonctionne l'envoi par rapport à l'importation pour Salesforce ?
- Envoi envoie les données d'Apollo vers Salesforce lorsque les paramètres d'envoi sont activés et que les règles sont respectées.
- Importation importe les données de Salesforce dans Apollo afin que votre équipe puisse voir les enregistrements CRM existants pendant la prospection dans Apollo.
Apollo récupère les enregistrements Salesforce de manière récurrente. Une fois les paramètres de push activés, Apollo envoie les enregistrements enregistrés et les mises à jour vers Salesforce en temps réel.
Pourquoi mes Email n'apparaissent-ils pas dans l'opportunité dans Salesforce ?
Les Email envoyés d'Apollo vers Salesforce sont enregistrés comme des Task. Ils apparaissent toujours sur le Contact ou le Lead correspondant, et peuvent également apparaître sur le Compte lorsque le Contact est lié à un Compte et qu'aucun ID d'opportunité n'est associé à l'activité.
Les Email n'apparaissent dans l'opportunité que lorsqu'Apollo dispose d'un ID d'opportunité associé à cette activité, par exemple lorsque l'Email est enregistré à l'aide de l'extension Chrome Apollo et qu'une opportunité est sélectionnée. Si l'enregistrement Salesforce est toujours un Lead, l'Email ne peut pas être lié à une opportunité.
Pourquoi les réunions apparaissent-elles plusieurs fois dans Salesforce ?
Lorsqu'Apollo synchronise les réunions avec Salesforce, Apollo crée un enregistrement d'événement Salesforce par participant lié à la réunion dans Apollo et existant dans Salesforce.
Par exemple, si une réunion Apollo compte trois Contacts participants externes qui existent dans Salesforce, Salesforce affiche trois enregistrements d'événement. Chaque événement a le même objet, la même date, la même heure et le même lieu, mais est lié à un Contact ou un Lead différent, de sorte que la réunion apparaît dans la chronologie d'activité de chaque participant.
Étapes suivantes
Voici quelques prochaines étapes utiles pour assurer le bon fonctionnement de votre intégration Salesforce.
| Intégrer Salesforce à Apollo | Vous pouvez connecter votre compte Salesforce à Apollo afin de garder les contacts, comptes et activités bien synchronisés entre les deux systèmes, sans surprise. |
|---|---|
| Configurer les paramètres de pull Salesforce | Assurez-vous que votre équipe dispose des données CRM les plus récentes en configurant les paramètres de pull Salesforce pour contrôler la manière dont Apollo importe les contacts, comptes et opportunités dans votre espace de travail. |
| Configurer les paramètres de push Salesforce | Évitez les écarts de données en configurant les paramètres de push pour renvoyer les mises à jour d'Apollo vers Salesforce exactement comme vos Workflow CRM l'attendent. |
| Mapper les opportunités Apollo aux opportunités Salesforce | Vous pouvez mapper les opportunités Apollo aux opportunités Salesforce afin d'aligner les étapes, les champs et l'activité des opportunités pour des rapports plus clairs des deux côtés. |
| Accéder au journal des erreurs Salesforce dans Apollo | Si quelque chose semble anormal, résolvez rapidement le problème en consultant le journal des erreurs Salesforce pour identifier les conflits de synchronisation avant qu'ils ne perturbent vos Workflow. |