Vue d'ensemble
Les Réunions sur Apollo permettent à vos prospects de planifier des échanges avec vous en quelques secondes. Au lieu d'échanger des emails pour fixer une réunion, partagez un lien avec votre prospect afin qu'il puisse réserver lui-même selon vos disponibilités dans votre calendrier.
Créez différents types de réunion, d'un hôte unique à la distribution en rotation, pour répondre aux besoins du prospect et à son niveau d'engagement. Les Réunions fonctionnent avec les contacts, comptes, conversations, et les opportunités, afin que vous puissiez suivre l'activité des réunions tout au long de votre Pipeline. Les Réunions se synchronisent avec les intégrations CRM, et vous pouvez créer des rapports sur les réunions pour affiner votre prospection.
Consultez les sections suivantes pour commencer à utiliser les Réunions.
Fonctionnement des Réunions
Les Réunions sur Apollo servent de point central pour toutes vos réunions et interagissent avec votre calendrier de planification et vos applications de visioconférence afin que les prospects puissent planifier eux-mêmes des échanges avec vous et votre équipe.
Pour configurer les réunions, connectez votre calendrier, définissez vos préférences de réunion, puis créez des types de réunion pour répondre aux besoins des prospects. Une fois connecté, Apollo partage toutes vos réunions planifiées, y compris celles créées en dehors d'Apollo, afin que vous ayez une visibilité complète sur votre calendrier.
Pour créer et réserver des réunions avec Apollo, choisissez parmi 3 types de réunion par défaut :
- Hôte unique: Ce type de réunion est utile pour les échanges individuels avec votre prospect. Vous pouvez créer des réunions avec un hôte par défaut ou laisser l'hôte indéfini.
- Hôtes multiples: Avec plusieurs personnes coanimant la réunion, ce type de réunion est utile pour les discussions de groupe. Lorsqu'un prospect planifie une réunion de ce type, tous les hôtes doivent être disponibles en même temps pour que la date et l'heure soient proposées.
- Hôte en rotation: Ce type de réunion alterne entre différents hôtes. Les réunions en rotation facilitent une série d'échanges individuels. Vous pouvez prioriser les membres de l'équipe qui animeront les réunions selon leur disponibilité ou en fonction d'une répartition équitable du temps.
Vous pouvez créer autant de types de réunion que nécessaire, mais le nombre de types de réunion que vous pouvez activer dépend de votre plan Apollo. Si vous devez activer des types de réunion supplémentaires, gérez votre plan. Si vous avez des questions sur la mise à niveau, contactez-nous l'équipe commerciale Apollo.
Après avoir sélectionné un type de réunion, vous êtes prêt à réserver une réunion. Copiez le lien du type de réunion de votre choix et partagez-le avec votre prospect. Votre prospect planifie lui-même la réunion avec une visibilité en temps réel sur vos disponibilités.
Vous pouvez consulter vos réunions à venir et passées directement dans Apollo, avec un accès facile aux détails des participants, comme les informations de contact, compte, et d'opportunité . De même, les contacts, comptes et opportunités affichent également les détails des réunions associées.
Avec les conversations, vous pouvez activer l'enregistrement des réunions pour accéder aux transcriptions et aux résumés de réunion générés par l'IA, y compris les objections, les points de douleur et les prochaines étapes.
Démarrer
Prêt à démarrer ? Allons-y :
- Configurer les réunions: Connectez votre calendrier de planification, comme Google Calendar ou Microsoft Outlook, et définissez un lieu de réunion par défaut, comme Zoom ou Microsoft Teams. Ajoutez des éléments de marque, comme le logo de votre équipe ou de votre entreprise, et définissez vos heures de travail par défaut.
- Créer et gérer les réunions: Créez des types de réunion, puis partagez un lien de réunion avec votre prospect afin qu'il puisse réserver une réunion. Vous pouvez consulter vos réunions à venir, voir les détails du compte, du contact et de l'opportunité, activer l'enregistrement vidéo et rejoindre une réunion directement dans Apollo.
- Routeurs Inbound et formulaires web: Utilisez les routeurs Inbound pour automatiser les réunions en fonction de facteurs tels que les noms des contacts, les adresses Email et la taille des entreprises. Cela permet aux prospects de planifier facilement des réunions avec les bonnes équipes ou les bons commerciaux. Vous pouvez intégrer vos propres formulaires web à Apollo, afin que les prospects saisissent des informations sur votre propre site web puis planifient des réunions avec la bonne équipe via le routeur Inbound.
- Extension Apollo Chrome: Utilisez les réunions directement dans Gmail pour ajouter un lien dans votre Email pour les réunions à hôte unique. Les prospects peuvent réserver à tout moment où vous êtes disponible selon les paramètres de la réunion, ou vous pouvez rendre disponibles des créneaux horaires spécifiques que l'invité peut réserver.
- Analyses des réunions: Utilisez les analyses des réunions pour créer des rapports sur la planification, la replanification et les annulations de réunions, afin d'aider à identifier des axes d'amélioration potentiels.
FAQ
Comment mon prospect ajoute-t-il une réunion à son calendrier ?
Les fournisseurs de messagerie comme Google et Microsoft peuvent empêcher l'ajout automatique des invitations à des réunions au calendrier d'un prospect. Google permet aux utilisateurs de décider si les invitations sont automatiquement ajoutées aux calendriers selon qu'ils ont déjà interagi ou non avec l'adresse Email. Si un prospect réserve une réunion avec vous mais ne reçoit jamais l'invitation, ces paramètres peuvent en être la cause.
Si un prospect ne reçoit pas d'invitation à une réunion, demandez-lui de vérifier son dossier spam.
Pour les boîtes mail Google, demandez à votre prospect de cliquer sur Je connais l'expéditeur dans l'Email contenant l'invitation. Cela ajoute l'expéditeur à la liste des expéditeurs approuvés de Google Calendar, ce qui signifie que les futures invitations provenant de la même adresse Email seront automatiquement ajoutées au calendrier du prospect.
Si un prospect préfère ajouter automatiquement les invitations à des réunions de tous les expéditeurs, invitez-le à consulter comment Gérer les invitations dans Google Calendar.
Mon prospect peut-il inviter des participants supplémentaires à notre réunion ?
Oui. Les prospects peuvent inclure jusqu'à 5 participants invités lorsqu'ils réservent une réunion via votre lien de réunion partagé. Ils auront la possibilité de fournir les adresses Email des invités lors de la saisie des détails de votre réunion.
Pourquoi mon prospect ne peut-il pas planifier une réunion un jour précis ?
Vérifiez la limite de réservation. Les propriétaires de réunion peuvent limiter le nombre de prospects autorisés à planifier une réunion sur une période donnée. Les limites de réservation sont disponibles pour les réunions à un seul hôte, à plusieurs hôtes et en round robin.
Par exemple, vous définissez une limite de réservation de 3 par jour pour votre réunion de démonstration commerciale. Si 3 prospects ont déjà réservé cette réunion le 2 avril, le 4e prospect ne peut pas sélectionner le 2 avril pour réserver sa réunion, même si vous avez encore des créneaux disponibles ce jour-là.