Panoramica
L'integrazione di Salesforce con Apollo ti consente di accedere ai tuoi dati e mantenerli sincronizzati su entrambe le piattaforme.
Prima di integrare Salesforce con Apollo, ci sono diversi dettagli importanti da ricordare che possono aiutarti a semplificare il processo di configurazione e ridurre il rischio di errori inutili durante l'integrazione con Salesforce.
Consulta le sezioni seguenti per saperne di più sull'integrazione con Salesforce.
Come funziona
Una volta collegato Salesforce ad Apollo, l'integrazione mantiene i tuoi dati allineati importando i record da Salesforce in Apollo e inviando gli aggiornamenti da Apollo a Salesforce in base alle impostazioni di sincronizzazione.
- Tempistiche: La maggior parte delle sincronizzazioni push e pull per contatti e aziende viene completata entro 15-30 minuti dalla creazione o dall'aggiornamento di un record, soprattutto per piccoli lotti. Tuttavia, le sincronizzazioni bulk di grandi dimensioni o la sincronizzazione iniziale possono richiedere più tempo.
- Importazione da Salesforce: Apollo importa automaticamente lead, contatti e account da Salesforce su base ricorrente, così il tuo team può vedere i Record CRM esistenti durante la ricerca di potenziali clienti in Apollo ed evitare di lavorare per errore su record già presenti in Salesforce. Puoi anche importare manualmente i record dopo la configurazione e Apollo continuerà a sincronizzare i record Salesforce nuovi o aggiornati secondo una pianificazione ricorrente. Quando Apollo identifica un lead e un contatto per la stessa persona in Salesforce, importa sempre il contatto, non il lead. Questa è l'unica forma di deduplicazione che Apollo esegue rispetto a Salesforce. Apollo usa i dettagli del profilo disponibili per associare ogni record Salesforce al Record Apollo corretto. Apollo controlla prima l'ID contatto, l'ID lead Salesforce, l'ID contatto Salesforce e gli ID CRM precedentemente uniti. Se non c'è una corrispondenza diretta, Apollo usa altri segnali come email verificata, URL LinkedIn e nome, oltre al contesto aziendale. Per gli account, Apollo controlla prima gli ID diretti di azienda o account, poi gli ID account CRM, l'ID organizzazione Apollo, il dominio aziendale e il nome dell'azienda.
- Invio a Salesforce: Le impostazioni push controllano come Apollo invia i dati a Salesforce. Puoi scegliere se Apollo crea nuove persone come lead o contatti e definire quando nuovi contatti o account devono essere inviati in base alle fasi o ad altre impostazioni. Apollo invia automaticamente in tempo reale gli aggiornamenti ai record sincronizzati esistenti quando si verificano modifiche, così le informazioni di contatto vengono costantemente arricchite da Apollo. Apollo può anche inviare dati sulle attività, incluse email, note, task, chiamate, riunioni e riepiloghi delle conversazioni. Apollo consiglia di abilitare prima la sincronizzazione di contatti, account o trattative per evitare errori nella sincronizzazione delle attività.
Le attività email vengono registrate come task in Salesforce. Vengono sempre visualizzate sul contatto o lead associato e possono comparire anche sull'account quando il contatto è collegato a un account e nessun ID opportunità è associato all'attività. Le email compaiono su un'opportunità solo quando Apollo dispone di un ID opportunità associato per quell'attività, ad esempio quando l'email viene registrata usando l'estensione Chrome di Apollo e viene selezionata una trattativa o opportunità. Scopri di più sulla registrazione delle attività email.
Quando Apollo crea o sincronizza record e attività in Salesforce, il campo Created By riflette l'utente Salesforce collegato o l'utente di sincronizzazione del team per l'integrazione. Questo comportamento è previsto ed è in linea con i comuni modelli di integrazione Salesforce.
Per proprietà, regole di assegnazione, instradamento, reportistica e logica Salesforce a valle, Apollo consiglia di usare il campo Owner invece di Created By. Created By non è un'impostazione di sincronizzazione che Apollo assegna dinamicamente per ogni utente Apollo e fare affidamento su di esso per la logica di attribuzione può creare problemi evitabili di sincronizzazione e autorizzazioni.
Quando Apollo sincronizza le riunioni con Salesforce, crea un record evento Salesforce per ogni partecipante, contatto o lead, collegato alla riunione in Apollo ed esistente in Salesforce. Ad esempio, una singola riunione in Apollo con tre partecipanti esterni che sono contatti appare in Salesforce come tre record evento separati, uno per partecipante. Ogni evento ha lo stesso oggetto, data, ora e località, ma è collegato a un contatto o lead diverso. In questo modo, la riunione appare nella cronologia attività di ciascun partecipante in Salesforce.
- Mappatura dei dati: Le regole di mappatura dei campi e di scrittura dei dati definiscono come le informazioni sono strutturate tra i due sistemi. La mappatura assicura che i campi Apollo corrispondano ai campi Salesforce corretti, mentre le impostazioni di compilazione automatica e sovrascrittura determinano se Apollo compila i campi CRM vuoti o aggiorna i valori Salesforce esistenti durante l'arricchimento.
Quando il paese di un contatto cambia dagli Stati Uniti a un paese non statunitense, Apollo invia a Salesforce solo il campo paese. Salesforce aggiorna solo i campi inclusi nella sincronizzazione, quindi la città e lo stato precedenti degli Stati Uniti restano invariati. Il risultato è un indirizzo combinato, ad esempio una città e uno stato degli Stati Uniti visualizzati insieme a un paese non statunitense.
Se hai bisogno di un indirizzo pulito dopo un cambio di paese, aggiorna direttamente città e stato in Salesforce oppure aggiorna il contatto in Apollo con i valori di indirizzo corretti e sincronizza di nuovo.
Per iniziare
- Collega l'integrazione: Collega Salesforce in Apollo tramite le integrazioni. Una volta collegato, Apollo inizia a preparare il tuo workspace per la sincronizzazione, inclusa l'importazione dei dati Salesforce esistenti e l'inizializzazione delle impostazioni predefinite.
- Mappatura dei dati: Successivamente, mappa i campi Apollo ai campi Salesforce in modo che i tuoi dati vengano sincronizzati correttamente. Puoi anche configurare regole di scrittura dei dati, come compilazione automatica o sovrascrittura, per controllare il modo in cui Apollo arricchisce e aggiorna i tuoi record Salesforce. Se hai campi personalizzati, mappa i campi personalizzati da Salesforce ad Apollo. Scopri di più su fasi e campi.
- Impostazioni di pull: Apollo esegue automaticamente il pull dei record su base ricorrente, ma puoi modificare la visibilità e controllare come oggetti specifici vengono visualizzati in Apollo. Configura il modo in cui Apollo esegue il pull di lead, contatti, account e opportunità da Salesforce. Scopri di più sulle impostazioni di sincronizzazione.
- Impostazioni di push: configura il modo in cui Apollo invia di nuovo i dati a Salesforce. Scegli se i nuovi record vengono creati come lead o contatti, definisci quando i record si sincronizzano e controlla come gli aggiornamenti vengono inviati in tempo reale. Scopri di più sulle impostazioni di sincronizzazione.
Per i piani Apollo a pagamento, dopo aver abilitato l'integrazione con Salesforce, hai una finestra di 6 ore per configurare le impostazioni di pull, le impostazioni di push e la mappatura dei campi. Questo dà al tuo team il tempo di configurare correttamente l'integrazione.
Durante questo periodo, non puoi eseguire manualmente il pull dei record. Dopo 6 ore, la sincronizzazione viene abilitata automaticamente.
Hai perso la finestra? Puoi comunque modificare le impostazioni di sincronizzazione in qualsiasi momento. Vai a Impostazioni > Integrazioni >
Salesforce per rivedere o aggiornare le impostazioni di sincronizzazione. I record già importati non vengono nuovamente recuperati automaticamente se restringi le condizioni. Usa invece Recupera tutto per eseguire di nuovo il pull con le nuove impostazioni.
Evita record duplicati
Ci sono diverse regole chiave di deduplicazione da considerare quando colleghi Salesforce.
Quando integri Salesforce, Apollo rispecchia i dati in Salesforce. Se in Salesforce hai lead, contatti o account duplicati, gli stessi duplicati verranno mostrati anche in Apollo. Per evitare record duplicati, pulisci e deduplica Salesforce prima di integrarlo con Apollo.
Se Apollo esegue il pull di un duplicato da Salesforce, Apollo mostra un messaggio di potenziale duplicato sul contatto o sull'account e nel registro delle attività.
Quando crei manualmente un record duplicato in Salesforce, Apollo crea automaticamente lo stesso record. Allo stesso modo, se abiliti le impostazioni di push di Salesforce e crei un record duplicato in Apollo, Salesforce crea lo stesso record anche in Salesforce.
Apollo non elimina né unisce automaticamente i duplicati che crei manualmente. Se decidi di eliminare o unire uno qualsiasi di questi record, devi unire manualmente o eliminarlo.
Se i record duplicati sono già stati sincronizzati da Salesforce ad Apollo, hai due opzioni per rimuoverli:
- Elimina: Se abiliti le impostazioni appropriate in Apollo, puoi eliminare i record duplicati in Apollo o in Salesforce e l'eliminazione verrà sincronizzata in entrambi.
- Unisci: Se abiliti le impostazioni appropriate in Apollo, puoi unire i record duplicati in Salesforce e le modifiche verranno sincronizzate in Apollo. Una volta unito un duplicato, Apollo sincronizzerà con Salesforce solo le informazioni del record rimanente.
Per modificare queste impostazioni:
- Apri Apollo e fai clic su Impostazioni > Integrazioni.
- Fai clic su Visualizza accanto all'integrazione Salesforce.
- Nella pagina dell'integrazione Salesforce, seleziona Contatti, Lead, Account, o Trattative, quindi fai clic su Sincronizzazione.
- Fai clic sulle caselle di controllo per abilitare la sincronizzazione dell'eliminazione o dell'unione.
Se unisci record in Salesforce e hai abilitato la sincronizzazione dell'unione, Apollo rispecchia quell'unione e combina i record con lo stesso ID Salesforce in Apollo.
Se unisci record in Apollo, quell'unione non viene sincronizzata in Salesforce. Il record unito resta collegato e l'altro record viene scollegato. Salesforce continua a mantenere entrambi i record finché non li unisci o elimini lì.
Se hai abilitato la sincronizzazione delle attività, le attività seguono il sistema in cui avviene l'unione. Apollo combina le attività solo quando l'unione avviene in Apollo, mentre Salesforce gestisce separatamente le proprie unioni di attività.
Se annulli l'unione dei record in Salesforce, Apollo non annulla le unioni sincronizzate in precedenza, quindi potresti dover correggere manualmente i duplicati in Apollo.
Visualizza gli errori
Usa il registro errori dell'integrazione Salesforce per visualizzare eventuali errori di sincronizzazione che Apollo riceve dal tuo Salesforce.
Il registro errori mostra gli errori che Apollo riceve quando invia informazioni a Salesforce. Questi errori sono risposte di Salesforce che di solito indicano una limitazione di Salesforce, ad esempio una regola di convalida personalizzata attivata o il raggiungimento dei limiti di frequenza per l'istanza connessa.
Se vedi errori come INVALID_OR_NULL_FOR_RESTRICTED_PICKLIST o bad value for restricted picklist field Salesforce ha rifiutato un valore inviato da Apollo perché non è consentito oppure mancano i campi obbligatori.
Riprovare senza correggere il problema non risolverà l'errore.
Controlla il registro errori per identificare il campo che causa il problema, quindi conferma che il valore esista in Salesforce e corrisponda esattamente ai valori consentiti della picklist. Se il tuo Salesforce usa i tipi di record, assicurati che il tipo di record selezionato consenta quel valore. Le opzioni della picklist possono variare in base al tipo di record.
Dopo aver aggiornato la mappatura dei campi o aggiunto i valori corretti in Salesforce, riprova la sincronizzazione dal registro errori o sincronizzando manualmente.
FAQ
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Domande frequenti |
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| Quali dati posso sincronizzare con Salesforce? | Come funziona il Proprietario di Contatto o Account quando invii record a Salesforce? | Perché le mie attività non si sincronizzano con Salesforce? |
| Come funziona push rispetto a pull per Salesforce? | Perché le mie Email non compaiono nell'opportunità in Salesforce? | Perché le riunioni compaiono più volte in Salesforce? |
Quali dati posso sincronizzare con Salesforce?
Apollo importa lead, contatti, account e opportunità da Salesforce in Apollo. Apollo può anche inviare contatti, lead, account, trattative e attività da Apollo a Salesforce, a seconda delle impostazioni di sincronizzazione.
Le attività includono Email, note, Task, chiamate, riunioni e riepiloghi delle conversazioni. Puoi configurare separatamente ogni tipo di attività nelle impostazioni di push di Salesforce.
Come funziona il Proprietario di Contatto o Account quando invii record a Salesforce?
Quando invii contatti, lead o account a Salesforce, il Proprietario dipende dal fatto che tu abbia collegato le tue credenziali Salesforce personali in Apollo. Se hai collegato il tuo account Salesforce personale, i record inviati vengono assegnati a te in Salesforce. Se non hai collegato le tue credenziali personali, i record vengono invece assegnati all'utente di sincronizzazione del team.
Per collegare le tue credenziali personali, vai a Impostazioni > Integrazioni > Salesforce, quindi collega il tuo utente Salesforce. Scopri di più in Gestire le credenziali di integrazione Salesforce.
Perché le mie attività non si sincronizzano con Salesforce?
Le attività potrebbero non sincronizzarsi se le relative impostazioni di push delle attività non sono abilitate oppure se il contatto, lead, account o trattativa correlato non esiste in Salesforce. Per sincronizzare le attività, configura le impostazioni di push per i tipi di attività specifici che vuoi inviare, come Email, note, Task, chiamate, riunioni o riepiloghi delle conversazioni.
Per fare in modo che la sincronizzazione delle attività funzioni in modo affidabile, Apollo consiglia di abilitare prima la sincronizzazione di contatti, account o trattative. Se le attività Email continuano a non sincronizzarsi, controlla se i filtri di esclusione le stanno bloccando oppure se il mittente o il destinatario non esiste in Salesforce e l'impostazione per inviare quelle Email non è abilitata.
Come funziona push rispetto a pull per Salesforce?
- Push invia dati da Apollo a Salesforce quando le impostazioni di push sono abilitate e le regole sono soddisfatte.
- Pull importa dati da Salesforce in Apollo così il tuo team può vedere i record CRM esistenti durante la ricerca di prospect in Apollo.
Apollo recupera i record di Salesforce periodicamente. Dopo aver abilitato le impostazioni di push, Apollo invia i record salvati e gli aggiornamenti a Salesforce in tempo reale.
Perché le mie Email non compaiono nell'opportunità in Salesforce?
Le Email inviate da Apollo a Salesforce vengono registrate come Task. Compaiono sempre nel contatto o Lead corrispondente e possono comparire anche nell'account quando il contatto è collegato a un account e nessun ID opportunità è associato all'attività.
Le Email compaiono nell'opportunità solo quando Apollo ha un ID opportunità associato a quell'attività, ad esempio quando l'Email viene registrata utilizzando l'estensione Chrome di Apollo e viene selezionata una trattativa o un'opportunità. Se il record di Salesforce è ancora un Lead, l'Email non può essere collegata a un'opportunità.
Perché le riunioni compaiono più volte in Salesforce?
Quando Apollo sincronizza le riunioni con Salesforce, crea un record evento di Salesforce per ogni partecipante collegato alla riunione in Apollo e presente in Salesforce.
Ad esempio, se una riunione di Apollo ha tre partecipanti esterni di tipo contatto presenti in Salesforce, Salesforce mostra tre record evento. Ogni evento ha lo stesso oggetto, data, ora e località, ma è collegato a un contatto o Lead diverso, quindi la riunione compare nella cronologia attività di ciascun partecipante.
Passaggi successivi
Ecco alcuni passaggi successivi utili per mantenere l'integrazione con Salesforce sempre efficiente.
| Integra Salesforce con Apollo | Puoi collegare il tuo account Salesforce ad Apollo per mantenere contatti, account e attività sincronizzati in modo pulito tra entrambi i sistemi senza sorprese. |
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| Configura le impostazioni di pull di Salesforce | Assicurati che il tuo team abbia sempre i dati CRM più aggiornati configurando le impostazioni di pull di Salesforce per controllare come Apollo importa contatti, account e opportunità nel tuo workspace. |
| Configura le impostazioni di push di Salesforce | Evita discrepanze nei dati configurando le impostazioni di push per inviare gli aggiornamenti da Apollo a Salesforce esattamente nel modo previsto dai workflow del tuo CRM. |
| Mappa le trattative di Apollo nelle opportunità di Salesforce | Puoi mappare le trattative di Apollo nelle opportunità di Salesforce per mantenere allineati fasi, campi e attività delle trattative, così da ottenere report più puliti su entrambi i lati. |
| Accedi al registro errori di Salesforce in Apollo | Se qualcosa non ti sembra corretto, risolvi rapidamente il problema controllando il registro errori di Salesforce per individuare i conflitti di sincronizzazione prima che interrompano i tuoi workflow. |