Panoramica
Le riunioni su Apollo permettono ai tuoi prospect di programmare incontri con te in pochi secondi. Invece di scambiare Email avanti e indietro per fissare una riunione, condividi un link con il tuo prospect così potrà prenotarla in autonomia in base alla disponibilità del tuo calendario.
Crea diversi tipi di riunione, da un singolo host ai round robin, per adattarti alle esigenze del prospect e alla fase di coinvolgimento. Le riunioni funzionano con contatti, account, conversazioni, e trattative, così puoi monitorare l'attività delle riunioni in tutta la tua Pipeline. Le riunioni si sincronizzano con le integrazioni CRM, e puoi creare report sulle riunioni per ottimizzare la tua attività di outreach.
Consulta le sezioni seguenti per iniziare a usare le riunioni.
Come funzionano le riunioni
Le riunioni su Apollo fungono da hub per tutte le tue riunioni, interagendo con il tuo calendario di pianificazione e con le app di videoconferenza, così i prospect possono programmare in autonomia incontri con te e il team.
Per configurare le riunioni, collega il tuo calendario, imposta le preferenze della riunione, quindi crea tipi di riunione adatti ai prospect. Una volta effettuata la connessione, Apollo condivide tutte le tue riunioni programmate, incluse quelle create al di fuori di Apollo, così hai visibilità sul tuo calendario.
Per creare e prenotare riunioni con Apollo, scegli tra 3 tipi di riunione predefiniti:
- Host singolo: questo tipo di riunione è utile per discussioni individuali con il tuo prospect. Puoi creare riunioni con un host predefinito oppure lasciare l'host non specificato.
- Host multiplo: con più persone che co-gestiscono la riunione, questo tipo di riunione è utile per discussioni di gruppo. Quando un prospect programma una riunione di questo tipo, tutti gli host devono essere disponibili nello stesso momento affinché la data e l'ora siano disponibili.
- Host round robin: questo tipo di riunione ruota tra host diversi. Le riunioni round robin facilitano una serie di discussioni individuali. Puoi stabilire la priorità dei colleghi che ospiteranno le riunioni in base alla loro disponibilità oppure a una distribuzione equa del tempo.
Puoi creare tutti i tipi di riunione di cui hai bisogno, ma il numero di tipi di riunione che puoi attivare dipende dal tuo piano Apollo. Se hai bisogno di attivare altri tipi di riunione, gestisci il tuo piano. Se hai domande sull'upgrade, contatta il team commerciale di Apollo.
Dopo aver selezionato un tipo di riunione, sei pronto per prenotare una riunione. Copia il link del tipo di riunione che preferisci e condividilo con il tuo prospect. Il prospect può programmare autonomamente la riunione con visibilità in tempo reale sulla tua disponibilità.
Puoi rivedere le tue riunioni imminenti e passate direttamente in Apollo, con accesso rapido ai dettagli dei partecipanti, come le informazioni di contatto, account, e trattativa informazioni. Allo stesso modo, contatti, account e trattative mostrano tutti i dettagli delle riunioni correlate.
Con le conversazioni, puoi abilitare la registrazione delle riunioni per accedere alle trascrizioni e ai riepiloghi delle riunioni generati dall'IA, inclusi obiezioni, punti critici e passaggi successivi.
Per iniziare
Pronto a iniziare? Cominciamo:
- Configura le riunioni: collega il tuo calendario di pianificazione, come Google Calendar o Microsoft Outlook, e imposta una località predefinita per la riunione, come Zoom o Microsoft Teams. Aggiungi elementi del brand, come il logo del team o dell'azienda, e imposta il tuo orario di lavoro predefinito.
- Crea e gestisci riunioni: crea tipi di riunione e poi condividi un link con il tuo prospect così potrà prenotare una riunione. Puoi rivedere le tue prossime riunioni, vedere i dettagli di account, contatto e trattativa, abilitare la registrazione video e partecipare a una riunione direttamente in Apollo.
- Router Inbound e moduli web: usa i router Inbound per automatizzare le riunioni in base a fattori come nomi dei contatti, email e dimensioni dell'azienda. In questo modo i prospect possono programmare facilmente riunioni con i team o i rappresentanti commerciali giusti. Puoi integrare i tuoi moduli web con Apollo, così i prospect inseriscono le informazioni sul tuo sito web e poi programmano riunioni con il team giusto tramite il router inbound.
- Estensione Chrome di Apollo: usa le riunioni direttamente in Gmail per aggiungere un link nella tua email per riunioni con un solo host. I prospect possono prenotare in qualsiasi momento in cui sei disponibile in base alle impostazioni della riunione, oppure puoi rendere disponibili fasce orarie specifiche da prenotare per l'ospite.
- Analisi delle riunioni: usa l'analisi delle riunioni per creare report su pianificazione, riprogrammazione e annullamenti delle riunioni, così da aiutarti a individuare possibili aree di miglioramento.
Domande frequenti
Come fa il mio prospect ad aggiungere una riunione al suo calendario?
Provider email come Google e Microsoft potrebbero impedire che gli inviti alle riunioni vengano aggiunti automaticamente al calendario di un prospect. Google consente agli utenti di controllare se gli inviti vengono aggiunti automaticamente ai calendari in base al fatto che abbiano già interagito in precedenza con l'indirizzo email. Se un prospect prenota una riunione con te e non riceve mai l'invito alla riunione, queste impostazioni potrebbero esserne la causa.
Se un prospect non riceve un invito a una riunione, chiedigli di controllare la cartella spam.
Per le caselle di posta Google, chiedi al tuo prospect di fare clic su Conosco il mittente nell'email con l'invito. Questo aggiunge il mittente all'elenco dei mittenti attendibili di Google Calendar, il che significa che i futuri inviti provenienti dallo stesso indirizzo email verranno aggiunti automaticamente al calendario del prospect.
Se un prospect preferisce aggiungere automaticamente gli inviti alle riunioni da tutti i mittenti, chiedigli di consultare come Gestire gli inviti in Google Calendar.
Il mio potenziale cliente può invitare altri ospiti alla nostra riunione?
Sì. I potenziali clienti possono includere fino a 5 ospiti quando prenotano una riunione tramite il tuo link condiviso per la riunione. Avranno la possibilità di fornire gli indirizzi Email degli ospiti quando inseriscono i dettagli per la tua riunione.
Perché il mio potenziale cliente non può programmare una riunione in un giorno specifico?
Controlla il limite di prenotazione. I proprietari della riunione possono limitare il numero di potenziali clienti autorizzati a programmare una riunione entro un determinato periodo di tempo. I limiti di prenotazione sono disponibili per riunioni con un solo host, con più host e round robin.
Ad esempio, imposti un limite di prenotazione di 3 al giorno per la tua riunione Demo di vendita. Se 3 potenziali clienti hanno già prenotato questa riunione il 2 aprile, il 4° potenziale cliente non può selezionare il 2 aprile per prenotare la riunione, anche se quel giorno hai ancora fasce orarie disponibili.