Visão geral
Integrar o Salesforce ao Apollo permite que você acesse e mantenha seus dados sincronizados em ambas as plataformas.
Antes de integrar o Salesforce ao Apollo, há vários detalhes importantes que você deve lembrar para ajudar a otimizar o processo de configuração e reduzir o risco de erros desnecessários ao integrar o Salesforce.
Confira as seções a seguir para saber mais sobre a integração com o Salesforce.
Como funciona
Depois de conectar o Salesforce ao Apollo, a integração mantém seus dados alinhados ao importar registros do Salesforce para o Apollo e enviar atualizações do Apollo de volta ao Salesforce com base nas suas configurações de sincronização.
- Tempo: A maioria das sincronizações de envio e importação de contatos e empresas é concluída em 15 a 30 minutos após você criar ou atualizar um registro, especialmente em pequenos lotes. No entanto, sincronizações em massa maiores ou a sincronização inicial podem levar mais tempo.
- Importando do Salesforce: O Apollo importa automaticamente leads, contatos e contas do Salesforce de forma recorrente para que sua equipe possa visualizar registros existentes do CRM durante a prospecção no Apollo e evitar trabalhar por engano em registros que já existem no Salesforce. Você também pode importar registros manualmente após a configuração, e o Apollo continua sincronizando registros novos ou atualizados do Salesforce em uma programação recorrente. Quando o Apollo identifica um lead e um contato para a mesma pessoa no Salesforce, o Apollo sempre importa o contato, não o lead. Essa é a única forma de deduplicação que o Apollo executa no Salesforce. O Apollo usa os detalhes de perfil disponíveis para associar cada registro do Salesforce ao registro correto no Apollo. O Apollo verifica primeiro o ID do contato, o ID de lead do Salesforce, o ID de contato do Salesforce e IDs de CRM mesclados anteriormente. Se não houver correspondência direta, o Apollo usa outros sinais, como Email verificado, URL do LinkedIn e nome, além do contexto da empresa. Para contas, o Apollo verifica primeiro IDs diretos de empresa ou conta, depois IDs de conta do CRM, ID da organização no Apollo, domínio da empresa e nome da empresa.
- Enviando para o Salesforce: As configurações de envio controlam como o Apollo envia dados de volta ao Salesforce. Você pode escolher se o Apollo cria novas pessoas como leads ou contatos e definir quando novos contatos ou contas devem ser enviados com base em etapas ou outras configurações. O Apollo envia automaticamente atualizações para registros sincronizados existentes em tempo real quando ocorrem alterações, para que suas informações de contato sejam constantemente enriquecidas pelo Apollo. O Apollo também pode enviar dados de atividade, incluindo emails, notas, tasks, chamadas, reuniões e resumos de conversas. O Apollo recomenda ativar primeiro a sincronização de contatos, contas ou negócios para evitar falhas na sincronização de atividades.
As atividades de Email são registradas como tasks no Salesforce. Elas sempre aparecem no contato ou lead correspondente e também podem aparecer na conta quando o contato está vinculado a uma conta e nenhum ID de oportunidade está associado à atividade. Os emails só aparecem em uma oportunidade quando o Apollo tem um ID de oportunidade associado àquela atividade, como quando o email é registrado usando a extensão do Apollo para Chrome e um negócio ou oportunidade é selecionado. Saiba mais sobre registro de atividade de email.
Quando o Apollo cria ou sincroniza registros e atividades no Salesforce, o campo Created By reflete o usuário conectado do Salesforce ou o usuário de sincronização da equipe da integração. Esse é o comportamento esperado e está alinhado aos padrões comuns de integração do Salesforce.
Para propriedade, regras de atribuição, roteamento, relatórios e lógica downstream no Salesforce, o Apollo recomenda usar o campo Owner em vez de Created By. Created By não é uma configuração de sincronização que o Apollo atribui dinamicamente por usuário do Apollo, e depender disso para lógica de atribuição pode criar problemas evitáveis de sincronização e permissões.
Quando o Apollo sincroniza reuniões com o Salesforce, o Apollo cria um registro de evento do Salesforce por participante, contato ou lead, que esteja vinculado à reunião no Apollo e exista no Salesforce. Por exemplo, uma única reunião no Apollo com três participantes externos de contato aparece no Salesforce como três registros de evento separados, um por participante. Cada evento tem o mesmo assunto, data, hora e localidade, mas está vinculado a um contato ou lead diferente. Dessa forma, a reunião aparece na linha do tempo de atividades de cada participante no Salesforce.
- Mapeamento de dados: As regras de mapeamento de campos e gravação de dados definem como as informações são estruturadas entre os dois sistemas. O mapeamento garante que os campos do Apollo correspondam aos campos corretos do Salesforce, enquanto as configurações de preenchimento automático e substituição determinam se o Apollo preenche campos vazios do CRM ou atualiza valores existentes do Salesforce durante o enriquecimento.
Quando o país de um contato muda dos Estados Unidos para um país fora dos EUA, o Apollo envia apenas o campo de país ao Salesforce. O Salesforce atualiza somente os campos incluídos na sincronização, então a cidade e o estado anteriores dos EUA permanecem inalterados. Isso resulta em um endereço combinado, como uma cidade e um estado dos EUA exibidos ao lado de um país fora dos EUA.
Se você precisar de um endereço limpo após a mudança de país, atualize a cidade e o estado diretamente no Salesforce ou atualize o contato no Apollo com os valores de endereço corretos e sincronize novamente.
Primeiros passos
- Conecte a integração: Conecte o Salesforce ao Apollo por meio das integrações. Depois de conectado, o Apollo começa a preparar seu workspace para a sincronização, incluindo a importação dos seus dados existentes do Salesforce e a inicialização das configurações padrão.
- Mapeamento de dados: Em seguida, mapeie os campos do Apollo para os campos do Salesforce para que seus dados sejam sincronizados corretamente. Você também pode configurar regras de gravação de dados, como preenchimento automático ou substituição, para controlar como o Apollo enriquece e atualiza seus registros do Salesforce. Se você tiver campos personalizados, mapeie campos personalizados do Salesforce para o Apollo. Saiba mais sobre etapas e campos.
- Configurações de pull: o Apollo faz pull de Records automaticamente de forma recorrente, mas você pode ajustar a visibilidade e controlar como objetos específicos aparecem no Apollo. Configure como o Apollo faz pull de leads, contatos, contas e oportunidades do Salesforce. Saiba mais sobre configurações de sync.
- Configurações de push: configure como o Apollo envia dados de volta para o Salesforce. Escolha se novos Records serão criados como leads ou contatos, defina quando os Records sincronizam e controle como as atualizações são enviadas em tempo real. Saiba mais sobre configurações de sync.
Para planos pagos do Apollo, após ativar a integração com o Salesforce, há uma janela de 6 horas para configurar as configurações de pull, as configurações de push e o mapeamento de campos. Isso dá à sua equipe tempo para configurar a integração corretamente.
Durante esse período, você não pode fazer pull manual de Records. Após 6 horas, a sincronização é ativada automaticamente.
Perdeu essa janela? Você ainda pode ajustar as configurações de sync a qualquer momento. Vá para Configurações > Integrações >
Salesforce para revisar ou atualizar as configurações de sync. Os Records já importados não são buscados novamente automaticamente se você restringir as condições. Em vez disso, use Pull all para fazer pull novamente com as novas configurações.
Evite Records duplicados
Há várias regras importantes de desduplicação a considerar ao conectar o Salesforce.
Quando você integra o Salesforce, o Apollo espelha os dados no Salesforce. Se houver leads, contatos ou contas duplicados no Salesforce, esses mesmos duplicados também aparecerão no Apollo. Para evitar Records duplicados, limpe e desduplique o Salesforce antes de integrá-lo ao Apollo.
Se o Apollo fizer pull de um duplicado do Salesforce, o Apollo exibirá uma mensagem de possível duplicado no contato ou na conta e no log de atividades.
Quando você cria manualmente um Record duplicado no Salesforce, o Apollo cria automaticamente o mesmo Record. Da mesma forma, se você ativar as configurações de push do Salesforce e criar um Record duplicado no Apollo, o Salesforce criará o mesmo Record no Salesforce.
O Apollo não exclui nem mescla automaticamente os duplicados que você cria manualmente. Se você decidir excluir ou mesclar qualquer um desses Records, precisará mesclar manualmente ou excluir.
Se Records duplicados já tiverem sido sincronizados do Salesforce para o Apollo, você tem duas opções para removê-los:
- Excluir: Se você ativar as configurações adequadas no Apollo, poderá excluir registros duplicados no Apollo ou no Salesforce, e a exclusão será sincronizada em ambos.
- Mesclar: Se você ativar as configurações adequadas no Apollo, poderá mesclar registros duplicados no Salesforce, e as alterações serão sincronizadas com o Apollo. Depois de mesclar uma duplicata, o Apollo sincronizará com o Salesforce apenas as informações do registro restante.
Para alterar essas configurações:
- Abra o Apollo e clique em Configurações > Integrações.
- Clique em Visualizar ao lado da integração do Salesforce.
- Na página da integração do Salesforce, selecione entre Contatos, Leads, Contas, ou Negócios, depois clique em Sync.
- Clique nas caixas de seleção para ativar a sincronização de exclusão ou de mesclagem.
Se você mesclar registros no Salesforce e tiver a sincronização de mesclagem ativada, o Apollo espelhará essa mesclagem e combinará os registros com o mesmo ID do Salesforce no Apollo.
Se você mesclar registros no Apollo, essa mesclagem não será sincronizada com o Salesforce. O registro mesclado permanece vinculado, e o outro registro é desvinculado. O Salesforce ainda mantém os dois registros até que você os mescle ou exclua lá.
Se você tiver a sincronização de atividades ativada, as atividades seguem o sistema em que a mesclagem acontece. O Apollo combina atividades apenas quando a mesclagem acontece no Apollo, enquanto o Salesforce gerencia suas próprias mesclagens de atividades separadamente.
Se você desfizer a mesclagem de registros no Salesforce, o Apollo não reverterá mesclagens sincronizadas anteriormente, então talvez seja necessário corrigir manualmente as duplicatas no Apollo.
Visualizar erros
Use o log de erros da integração com o Salesforce para visualizar quaisquer erros de sincronização que o Apollo receba do seu Salesforce.
O log de erros exibe erros que o Apollo recebe ao enviar informações para o Salesforce. Esses erros são respostas do Salesforce que geralmente indicam uma restrição do Salesforce, como atingir uma regra de validação personalizada ou os limites de taxa da sua instância conectada.
Se você vir erros como INVALID_OR_NULL_FOR_RESTRICTED_PICKLIST ou bad value for restricted picklist field o Salesforce rejeitou um valor enviado pelo Apollo porque ele não é permitido ou porque os campos obrigatórios estão ausentes.
Tentar novamente sem corrigir o problema não resolverá o erro.
Verifique o log de erros para identificar o campo que está causando o problema e, em seguida, confirme se o valor existe no Salesforce e corresponde exatamente aos valores permitidos da picklist. Se o seu Salesforce usa tipos de registro, verifique se o tipo de registro selecionado permite esse valor. As opções da picklist podem variar conforme o tipo de registro.
Depois de atualizar o mapeamento de campos ou adicionar os valores corretos no Salesforce, tente novamente a sincronização pelo log de erros ou sincronizando manualmente.
FAQs
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Perguntas frequentes |
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| Quais dados posso sincronizar com o Salesforce? | Como funciona a propriedade de contatos ou contas ao enviar registros para o Salesforce? | Por que minhas atividades não estão sincronizando com o Salesforce? |
| Como funciona push vs pull no Salesforce? | Por que meus emails não aparecem na oportunidade no Salesforce? | Por que as reuniões aparecem várias vezes no Salesforce? |
Quais dados posso sincronizar com o Salesforce?
O Apollo faz pull de leads, contatos, contas e oportunidades do Salesforce para o Apollo. O Apollo também pode fazer push de contatos, leads, contas, negócios e atividades do Apollo para o Salesforce, dependendo das suas configurações de sincronização.
As atividades incluem emails, notas, tasks, chamadas, reuniões e resumos de conversas. Você pode configurar cada tipo de atividade separadamente nas configurações de push do Salesforce.
Como funciona a propriedade de contatos ou contas ao enviar registros para o Salesforce?
Ao enviar contatos, leads ou contas para o Salesforce, a propriedade depende de você ter vinculado suas credenciais pessoais do Salesforce no Apollo. Se você vinculou sua conta pessoal do Salesforce, os registros enviados serão atribuídos a você no Salesforce. Se você não vinculou suas credenciais pessoais, os registros serão atribuídos ao usuário de sincronização da equipe.
Para conectar suas credenciais pessoais, vá para Configurações > Integrações > Salesforce, depois conecte seu usuário do Salesforce. Saiba mais em Gerenciar credenciais da integração com Salesforce.
Por que minhas atividades não estão sincronizando com o Salesforce?
As atividades podem não sincronizar se as configurações relacionadas de push de atividade não estiverem ativadas ou se o contato, lead, conta ou negócio relacionado não existir no Salesforce. Para sincronizar atividades, configure as definições de push para os tipos específicos de atividade que você deseja enviar, como emails, notas, tasks, chamadas, reuniões ou resumos de conversas.
Para que a sincronização de atividades funcione de forma confiável, o Apollo recomenda ativar primeiro a sincronização de contatos, contas ou negócios. Se as atividades de email ainda não sincronizarem, verifique se os filtros de exclusão estão bloqueando isso ou se o remetente ou destinatário não existe no Salesforce e a configuração para enviar esses emails não está ativada.
Como funciona push vs pull no Salesforce?
- Push envia dados do Apollo para o Salesforce quando as configurações de push estão ativadas e as regras são atendidas.
- Pull importa dados do Salesforce para o Apollo para que sua equipe possa ver registros existentes no CRM enquanto faz prospecção no Apollo.
O Apollo busca registros do Salesforce de forma recorrente. Depois que as configurações de push são ativadas, o Apollo envia os registros salvos e as atualizações para o Salesforce em tempo real.
Por que meus emails não aparecem na oportunidade no Salesforce?
Os emails enviados do Apollo para o Salesforce são registrados como tasks. Eles sempre aparecem no contato ou Lead correspondente e também podem aparecer na conta quando o contato está vinculado a uma conta e nenhum ID de oportunidade está associado à atividade.
Os emails só aparecem na oportunidade quando o Apollo tem um ID de oportunidade associado a essa atividade, como quando o email é registrado usando a extensão do Chrome do Apollo e um negócio ou oportunidade é selecionado. Se o registro do Salesforce ainda for um Lead, o email não poderá ser vinculado a uma oportunidade.
Por que as reuniões aparecem várias vezes no Salesforce?
Quando o Apollo sincroniza reuniões com o Salesforce, o Apollo cria um registro de evento no Salesforce por participante vinculado à reunião no Apollo e que exista no Salesforce.
Por exemplo, se uma reunião do Apollo tiver três participantes de contato externos que existam no Salesforce, o Salesforce mostrará três registros de evento. Cada evento tem o mesmo assunto, data, hora e localidade, mas está vinculado a um contato ou Lead diferente para que a reunião apareça na linha do tempo de atividades de cada participante.
Próximas etapas
Aqui estão algumas próximas etapas úteis para manter sua integração com o Salesforce funcionando sem problemas.
| Integre o Salesforce ao Apollo | Você pode conectar sua conta do Salesforce ao Apollo para manter contatos, contas e atividades fluindo corretamente entre os dois sistemas, sem surpresas. |
|---|---|
| Configure as configurações de pull do Salesforce | Garanta que sua equipe receba os dados de CRM mais atualizados ao configurar as definições de pull do Salesforce para controlar como o Apollo traz contatos, contas e oportunidades para o seu workspace. |
| Configure as configurações de push do Salesforce | Evite a divergência de dados ao configurar as definições de push para enviar atualizações do Apollo de volta ao Salesforce exatamente da forma que seus workflows de CRM esperam. |
| Mapeie Negócios do Apollo para oportunidades do Salesforce | Você pode mapear negócios do Apollo para oportunidades do Salesforce para manter etapas, campos e atividade de negócios alinhados e ter relatórios mais limpos dos dois lados. |
| Acesse o log de erros do Salesforce no Apollo | Se algo parecer errado, solucione o problema rapidamente ao verificar o log de erros do Salesforce para identificar conflitos de sincronização antes que eles atrapalhem seus workflows. |