Visão geral
As Reuniões no Apollo permitem que seus prospects agendem conversas com você em segundos. Em vez de trocar vários emails para agendar uma reunião, compartilhe um link com seu prospect para que ele possa fazer o autoagendamento com base na disponibilidade do seu calendário.
Crie diferentes tipos de reunião, de anfitrião único a round robin, para atender às necessidades do prospect e à etapa do engajamento. As Reuniões funcionam com contatos, contas, conversas e negócios, para que você possa acompanhar a atividade de reuniões em todo o seu Pipeline. As Reuniões sincronizam com integrações de CRM, e você pode gerar relatórios sobre reuniões para aprimorar sua prospecção.
Confira as seções a seguir para começar a usar Reuniões.
Como as Reuniões funcionam
As Reuniões no Apollo funcionam como um hub para todas as suas reuniões, interagindo com seu calendário de agendamento e seus aplicativos de videoconferência para que prospects possam fazer autoagendamentos com você e sua equipe.
Para configurar reuniões, conecte seu calendário, defina suas preferências de reunião e depois crie tipos de reunião para atender aos prospects. Depois de conectado, o Apollo compartilha todas as suas reuniões agendadas, incluindo as marcadas fora do Apollo, para que você tenha visibilidade do seu calendário.
Para criar e agendar reuniões com o Apollo, escolha entre 3 tipos de reunião padrão:
- Anfitrião único: esse tipo de reunião é útil para conversas individuais com seu prospect. Você pode criar reuniões com um anfitrião padrão ou deixar o anfitrião em aberto.
- Múltiplos anfitriões: com várias pessoas como coanfitriãs da reunião, esse tipo de reunião é útil para discussões em grupo. Quando um prospect agenda uma reunião desse tipo, todos os anfitriões precisam estar disponíveis ao mesmo tempo para que a data e o horário fiquem disponíveis.
- Anfitrião round robin: esse tipo de reunião alterna entre diferentes anfitriões. As reuniões round robin facilitam uma série de conversas individuais. Você pode priorizar quais membros da equipe serão anfitriões das reuniões com base na disponibilidade deles ou em uma distribuição igual de tempo.
Você pode criar quantos tipos de reunião precisar, mas o número de tipos de reunião que você pode ativar depende do seu plano Apollo. Se precisar ativar tipos de reunião adicionais, gerencie seu plano. Se tiver dúvidas sobre upgrade, entre em contato com a equipe de vendas da Apollo.
Depois de selecionar um tipo de reunião, você está pronto para agendar uma reunião. Copie o link do tipo de reunião de sua preferência e compartilhe com seu prospect. Seu prospect agenda a reunião por conta própria com visibilidade em tempo real da sua disponibilidade.
Você pode revisar suas reuniões futuras e anteriores diretamente no Apollo, com fácil acesso aos detalhes dos participantes, como informações de contato, conta e negócio. Da mesma forma, contatos, contas e negócios também exibem detalhes de reuniões relacionadas.
Com conversas, você pode ativar a gravação de reuniões para ter acesso a transcrições e resumos de reunião gerados por IA, incluindo objeções, pontos de dor e próximas etapas.
Primeiros passos
Tudo pronto para começar? Vamos lá:
- Configurar reuniões: Conecte seu calendário de agendamento, como Google Calendar ou Microsoft Outlook, e defina um local padrão para a reunião, como Zoom ou Microsoft Teams. Adicione elementos de branding, como o logo da equipe ou da empresa, e defina seu horário de trabalho padrão.
- Criar e gerenciar reuniões: Crie tipos de reunião e depois compartilhe um link de reunião com seu prospect para que ele possa agendar uma reunião. Você pode revisar suas próximas reuniões, ver detalhes de conta, contato e negócio, ativar gravação de vídeo e entrar em uma reunião diretamente no Apollo.
- Roteadores Inbound e formulários web: Use roteadores inbound para automatizar reuniões com base em fatores como nomes de contatos, emails e porte das empresas. Isso permite que prospects agendem reuniões facilmente com as equipes ou representantes de vendas certos. Você pode integrar seus próprios formulários web ao Apollo, para que os prospects insiram informações no seu próprio site e depois agendem reuniões com a equipe certa por meio do roteador inbound.
- Extensão do Chrome da Apollo: Use reuniões diretamente no Gmail para adicionar um link no seu email para reuniões com um único anfitrião. Os prospects podem agendar em qualquer horário em que você tiver disponibilidade com base nas configurações da reunião, ou você pode disponibilizar horários específicos para o convidado agendar.
- Análises de reuniões: Use as análises de reuniões para gerar relatórios sobre agendamentos, reagendamentos e cancelamentos de reuniões, ajudando a identificar possíveis áreas de melhoria.
Perguntas frequentes
Como meu prospect adiciona uma reunião ao calendário?
Provedores de email como Google e Microsoft podem impedir que convites de reunião sejam adicionados automaticamente ao calendário de um prospect. O Google permite que os usuários controlem se os convites são adicionados automaticamente aos calendários com base em interações anteriores com o endereço de email. Se um prospect agendar uma reunião com você e nunca receber o convite, essas configurações podem ser a causa.
Se um prospect não receber um convite de reunião, peça para ele verificar a pasta de spam.
Para caixas de entrada do Google, peça ao seu prospect para clicar em Conheço o remetente no email com o convite. Isso adiciona o remetente à lista de remetentes confiáveis do Google Calendar, o que significa que convites futuros do mesmo endereço de email serão adicionados automaticamente ao calendário do prospect.
Se um prospect preferir adicionar automaticamente convites de reunião de todos os remetentes, peça para ele consultar como Gerenciar convites no Google Calendar.
Meu prospect pode convidar convidados adicionais para a nossa reunião?
Sim. Prospects podem incluir até 5 convidados participantes ao agendar uma reunião pelo seu link de reunião compartilhado. Eles terão a opção de informar os emails dos convidados ao inserir os detalhes da sua reunião.
Por que meu prospect não consegue agendar uma reunião em um dia específico?
Verifique o limite de agendamento. Proprietários da reunião podem limitar quantos prospects podem agendar uma reunião dentro de um período definido. Os limites de agendamento estão disponíveis para reuniões com único anfitrião, múltiplos anfitriões e round robin.
Por exemplo, você definiu um limite de agendamento de 3 por dia para a sua reunião de demonstração de vendas. Se 3 prospects já tiverem agendado essa reunião em 2 de abril, o 4º prospect não poderá selecionar 2 de abril para agendar a reunião, mesmo que você ainda tenha horários disponíveis nesse dia.