Descripción general
Si tu empresa tiene más de un workspace de Apollo, quizá quieras reunir a los usuarios en un solo workspace para que tu equipo pueda operar desde un sistema compartido.
Consolidar workspaces es especialmente útil si tu empresa creó workspaces de Apollo separados para distintos equipos y ahora quiere unificarlos, o si quieres que un workspace se convierta en el lugar principal para reportes, enrutamiento, colaboración y trabajo continuo.
La consolidación de workspaces de Apollo solo funciona cuando el workspace principal está en un plan pago de Apollo y los usuarios invitados tienen un dominio de Email que coincide. Por ejemplo, si eres admin en Sumware Software con el dominio sumwaresoftware.com, puedes invitar a maria.y@sumwaresoftware.com, y Maria puede transferir datos de su workspace actual al nuevo. Sin embargo, si invitas a todd@xyz.com, Todd no podrá transferir datos desde su workspace y perderá acceso a su cuenta original después de aceptar la invitación.
Con la consolidación de workspaces, un admin puede invitar usuarios de un workspace de Apollo a otro. Después de aceptar una invitación, el nuevo workspace se convierte en tu principal y conservas 30 días de acceso a tu workspace anterior. Tus buzones vinculados se mueven automáticamente del workspace anterior al nuevo. Después de 30 días, pierdes acceso al workspace anterior.
Durante este tiempo, puedes cambiar entre ambos workspaces y mover manualmente o volver a crear los datos que quieras conservar:
- Cuentas
- Contactos
- Integraciones y configuración
- Listas
- Búsquedas guardadas
- Secuencias
- Workflows
Este enfoque te ayuda a consolidar el trabajo con menos interrupciones.
Solo los datos mencionados arriba se pueden mover durante la consolidación de workspaces. No se pueden transferir el historial de actividad, incluidas llamadas, emails, tasks y registros de reuniones; los registros de auditoría, los registros del sistema, el historial de sincronización del CRM, los detalles de facturación y suscripción, ni la configuración de uso compartido de datos o exclusión de datos. Una vez que un usuario copia datos al nuevo workspace, se aplican la configuración de privacidad y de uso compartido de datos del nuevo workspace.
Consulta las siguientes secciones para aprender a consolidar workspaces de Apollo.
Consolidar workspaces de Apollo
Como admin, puedes consolidar workspaces de Apollo invitando y administrando usuarios en el workspace principal. Como usuario, puedes migrar datos de tu workspace anterior al nuevo workspace.
Para consolidar varios workspaces:
- En el workspace principal de tu equipo, ve a Configuración > Usuarios y equipos > Usuarios, luego haz clic en Nuevo usuario.
- Selecciona el nivel de permisos adecuado y invita a uno o más usuarios ingresando la dirección de Email asociada con el workspace anterior.
- Después de aceptar la invitación, los buzones vinculados del usuario se mueven automáticamente del workspace anterior al nuevo workspace. El usuario tiene 30 días para mover manualmente o volver a crear datos del workspace anterior. Después de 30 días, el usuario pierde acceso al workspace anterior.
- Si planeas cerrar el workspace anterior, coordínate con tu equipo para desactivar los enriquecimientos programados, bajar de plan tu suscripción y eliminar cualquier información personal o de pago guardada.
- Para guiar a los usuarios durante la migración, comparte este artículo con tu equipo mientras migran workspaces y remítelos a la sección Usuario.
Si un usuario que está migrando es la última persona en el workspace anterior, el workspace se desactiva y la facturación se detiene automáticamente.
Primero, pídele a un administrador del nuevo workspace con un dominio coincidente que te invite usando la dirección de Email que usas para iniciar sesión en tu workspace anterior. Cuando aceptes la invitación, tendrás 30 días para transferir o recrear manualmente los datos del workspace anterior al nuevo workspace. Después de 30 días, ya no tendrás acceso al workspace anterior.
Si tu dominio de Email no coincide con los dominios principales del workspace, o si el dominio principal no está en un plan pago de Apollo, no podrás transferir datos entre workspaces y perderás el acceso a tu cuenta original después de aceptar la invitación.
Para consolidar tu workspace:
- Inicia sesión en tu workspace anterior de Apollo.
Consejo: Haz clic en Cambiar de workspace para alternar entre tu workspace anterior y el nuevo.
- Apollo mueve automáticamente tu buzón del workspace anterior al nuevo workspace.
- Pausa cualquier secuencia que administres en el workspace anterior para evitar outreach duplicado mientras migras datos.
- Apollo desactiva automáticamente cualquier Workflow que administres para que puedas copiarlo de forma segura.
- Cuando estés listo para migrar datos, selecciona un punto de partida:
- Contactos y cuentas
- Dialer
- Integraciones y configuración
- Listas
- Búsquedas guardadas
- Secuencias
- Workflows
Contactos y cuentas
Si tienes campos personalizados de contacto o campos personalizados de cuenta en tu workspace anterior, crea los campos personalizados en tu nuevo workspace antes de migrar records. De lo contrario, podrías tener problemas con el mapeo de datos.
- Primero, exporta tus datos:
- Contactos: Ve a Personas > Guardados y selecciona todos o filtra los contactos relevantes, luego haz clic en Exportar. Elige exportar todos los emails o solo los emails verificados. Más información sobre cómo exportar contactos.
- Cuentas: Ve a Empresas > Guardados y selecciona todas las cuentas o filtra las empresas relevantes. Luego haz clic en Exportar.
- Ahora cambia a tu nuevo espacio de trabajo.
- Importa los datos:
- Contactos: Ve a Personas y haz clic en Importar > CSV. Sube el CSV y asigna tus campos. Más información sobre cómo importar contactos.
- Cuentas: Ve a Empresas, haz clic en Importar > CSV. Sube el CSV y asigna tus campos. Más información sobre cómo importar cuentas.
Ya migraste contactos y cuentas a tu nuevo espacio de trabajo.
Marcador
- En tu nuevo workspace, obtén un nuevo número de teléfono.
- Luego, copia manualmente la configuración de tu dialer al nuevo workspace:
- Configura las preferencias de llamadas, incluidos los ajustes de Inbound / Outbound y de grabación de llamadas.
- Haz una llamada de prueba para confirmar que todo funciona como esperas.
- Vuelve a grabar tus voicemail drops.
Ya migraste la configuración del dialer a tu nuevo workspace.
Listas
- Primero, exporta contactos o cuentas desde la lista. Abre la lista, selecciona todos los registros y haz clic en Exportar.
- En el nuevo workspace, crea una nueva lista y luego haz clic en Importar para subir tu CSV a la lista.
Ya migraste las listas a tu nuevo workspace.
Integraciones y configuración
| Integraciones (Zapier, Slack, webhooks, etc.) |
Para Zapier, actualiza tus Zaps para que apunten al nuevo workspace y vuelve a autenticar tu cuenta. Para las integraciones que usan webhooks, vuelve a ingresar las URLs de tus endpoints para el nuevo workspace y prueba cada conexión para confirmar que los datos fluyen correctamente. Consulta aquí para encontrar tu integración específica y sus instrucciones de configuración. |
|---|---|
| Integraciones de CRM |
|
| Trabajos de enriquecimiento programados |
Obtén más información sobre el enriquecimiento programado en Apollo. |
| SSO |
Más información sobre el inicio de sesión único con Apollo. |
| Perfiles de permisos |
|
Ahora ya migraste tu configuración e integraciones a tu nuevo workspace.
Búsquedas guardadas
Si tienes campos personalizados de contacto o campos personalizados de cuenta en tu espacio de trabajo anterior, crea los campos personalizados en tu nuevo espacio de trabajo antes de volver a crear búsquedas guardadas. De lo contrario, podrías tener problemas de filtrado.
- Abre cada búsqueda guardada en el espacio de trabajo anterior. Toma nota de los criterios de filtro.
- Vuelve a crear la búsqueda guardada en el nuevo espacio de trabajo usando los mismos criterios.
Ya migraste las búsquedas guardadas a tu nuevo espacio de trabajo.
Secuencias
Pausa cualquier secuencia que administres en el espacio de trabajo anterior para evitar actividades de outreach duplicadas mientras migras los datos.
- Abre cada secuencia que quieras migrar y toma nota de los pasos, las líneas de asunto, el contenido del cuerpo del Email y la configuración de tiempos.
- Cambia al nuevo espacio de trabajo.
- Crea una nueva secuencia, y vuelve a crear cada paso.
- Agrega manualmente contactos a la secuencia del nuevo espacio de trabajo.
Ya migraste las secuencias a tu nuevo espacio de trabajo.
Workflows
Apollo pausa automáticamente cualquier Workflow que administres en el espacio de trabajo anterior para evitar trabajo duplicado mientras migras los datos.
- Prioriza primero el traslado de los workflows con mayor tráfico.
- Abre cada Workflow en tu espacio de trabajo anterior y toma nota de los triggers y las acciones.
- Crea un Workflow en tu nuevo espacio de trabajo para que coincida con la lógica de automatización del Workflow anterior.
Ya migraste los workflows a tu nuevo espacio de trabajo.
Próximos pasos
¿Estás terminando la consolidación de tu espacio de trabajo? Aquí tienes algunas formas de mantener tus datos limpios, tu equipo alineado y tus workflows funcionando sin problemas.
| Importa un CSV de contactos | Una vez que hayas exportado tus datos, lleva tus contactos al nuevo espacio de trabajo para reconstruir rápidamente tu Pipeline y mantener a tu equipo avanzando sin perder el ritmo. |
|---|---|
| Importa un CSV de cuentas | Después de migrar empresas, sube tus cuentas a Apollo para restaurar la segmentación a nivel de cuenta y mantener intacta la cobertura del territorio. |
| Crear una Secuencia | ¿Listo para retomar el outreach? Reconstruye tus secuencias para mantener la consistencia de los mensajes y evitar brechas en la interacción. |
| Crear un Workflow | ¿Necesitas recuperar tus automatizaciones? Configura workflows para restablecer el enrutamiento, el enriquecimiento y la automatización de tareas para tu equipo. |
| Usa CRM Enrichment | Para mantener tus datos actualizados de ahora en adelante, vuelve a crear trabajos de enriquecimiento programados para que tus registros se mantengan precisos y completos con el tiempo. |