Vue d'ensemble
Si votre entreprise possède plusieurs workspaces Apollo, vous pouvez regrouper les utilisateurs dans un seul workspace afin que votre équipe travaille depuis un système partagé unique.
La consolidation des workspaces est particulièrement utile si votre entreprise a créé des workspaces Apollo distincts pour différentes équipes et souhaite maintenant les unifier, ou si vous voulez qu'un workspace devienne l'emplacement principal pour le reporting, le routage, la collaboration et le travail au quotidien.
La consolidation des workspaces Apollo fonctionne uniquement lorsque le workspace principal est sur un forfait Apollo payant et que les utilisateurs invités ont un domaine d'adresse Email correspondant. Par exemple, si vous êtes administrateur chez Sumware Software avec le domaine sumwaresoftware.com, vous pouvez inviter maria.y@sumwaresoftware.com, et Maria peut transférer les données de son workspace existant vers le nouveau. En revanche, si vous invitez todd@xyz.com, Todd ne pourra pas transférer les données de son workspace et perdra l'accès à son compte d'origine après avoir accepté l'invitation.
Avec la consolidation des workspaces, un administrateur peut inviter des utilisateurs d'un workspace Apollo vers un autre. Après avoir accepté une invitation, le nouveau workspace devient votre principal, et vous conservez 30 jours d'accès à votre ancien workspace. Vos boîtes mail liées sont automatiquement déplacées de l'ancien workspace vers le nouveau. Après 30 jours, vous perdez l'accès à l'ancien workspace.
Pendant cette période, vous pouvez basculer entre les deux workspaces et déplacer manuellement ou recréer les données que vous souhaitez conserver :
- Comptes
- Contacts
- Intégrations et paramètres
- Listes
- Recherches enregistrées
- Séquences
- Workflows
Cette approche vous aide à consolider le travail avec moins de perturbations.
Seules les données mentionnées ci-dessus peuvent être déplacées lors de la consolidation des workspaces. L'historique des activités, y compris les appels, les emails, les tâches et les journaux de réunion, les journaux d'audit, les journaux système, l'historique de synchronisation CRM, les détails de facturation et d'abonnement, ainsi que les paramètres de partage ou de refus des données ne peuvent pas être transférés. Une fois qu'un utilisateur copie des données dans le nouveau workspace, les paramètres de confidentialité et de partage des données du nouveau workspace s'appliquent.
Consultez les sections suivantes pour découvrir comment consolider des workspaces Apollo.
Consolider les workspaces Apollo
En tant qu'administrateur, vous pouvez consolider des workspaces Apollo en invitant et en gérant des utilisateurs dans le workspace principal. En tant qu'utilisateur, vous pouvez migrer des données de votre ancien workspace vers le nouveau.
Pour consolider plusieurs workspaces :
- Dans le workspace principal de votre équipe, accédez à Paramètres > Utilisateurs et équipes > Utilisateurs, puis cliquez sur Nouvel utilisateur.
- Sélectionnez le niveau d'autorisation approprié et invitez un ou plusieurs utilisateurs en saisissant l'adresse Email associée à l'ancien workspace.
- Après avoir accepté l'invitation, les boîtes mail liées de l'utilisateur sont automatiquement déplacées de l'ancien workspace vers le nouveau. L'utilisateur dispose de 30 jours pour déplacer manuellement ou recréer les données de l'ancien workspace. Après 30 jours, l'utilisateur perd l'accès à l'ancien workspace.
- Si vous prévoyez de fermer progressivement l’ancien workspace, coordonnez-vous avec votre équipe pour désactiver les enrichissements planifiés, rétrograder votre abonnement et supprimer toute information personnelle ou de paiement enregistrée.
- Pour guider les utilisateurs pendant la migration, partagez cet article avec votre équipe lorsqu’elle migre des workspaces et redirigez-la vers la section Utilisateur.
Si un utilisateur en migration est la dernière personne dans l’ancien workspace, le workspace est désactivé et la facturation s’arrête automatiquement.
Demandez d’abord à un administrateur du nouveau workspace disposant d’un domaine correspondant de vous inviter en utilisant l’adresse Email que vous utilisez pour vous connecter à votre ancien workspace. Une fois l’invitation acceptée, vous avez 30 jours pour transférer ou recréer manuellement les données de l’ancien workspace vers le nouveau workspace. Après 30 jours, vous n’avez plus accès à l’ancien workspace.
Si votre domaine Email ne correspond pas aux domaines principaux du workspace, ou si le domaine principal n’est pas associé à une offre Apollo payante, vous ne pouvez pas transférer de données entre workspaces et perdrez l’accès à votre compte d’origine après avoir accepté l’invitation.
Pour consolider votre workspace :
- Connectez-vous à votre ancien workspace Apollo.
Conseil : cliquez sur Changer de workspace pour passer de votre ancien workspace au nouveau.
- Apollo déplace automatiquement votre boîte mail de l’ancien workspace vers le nouveau workspace.
- Mettez en pause toutes les séquences que vous gérez dans l’ancien workspace pour éviter des prises de contact en double pendant la migration des données.
- Apollo désactive automatiquement tous les workflows que vous gérez afin que vous puissiez les copier en toute sécurité.
- Lorsque vous êtes prêt à migrer des données, sélectionnez un point de départ :
- Contacts et comptes
- Dialer
- Intégrations et paramètres
- Listes
- Recherches enregistrées
- Séquences
- Workflows
Contacts et comptes
Si vous avez des champs de contact personnalisés ou des champs de compte personnalisés dans votre ancien workspace, créez les champs personnalisés dans votre nouveau workspace avant de migrer les records. Sinon, vous risquez de rencontrer des problèmes de mapping des données.
- Commencez par exporter vos données :
- Contacts : Accédez à Personnes > Enregistrés et sélectionnez tous les contacts ou filtrez les contacts pertinents, puis cliquez sur Exporter. Choisissez d’exporter tous les e-mails ou uniquement les e-mails vérifiés. En savoir plus sur l’exportation des contacts.
- Comptes : Accédez à Entreprises > Enregistrés et sélectionnez tous les comptes ou filtrez les entreprises pertinentes. Cliquez ensuite sur Exporter.
- Passez maintenant à votre nouvel espace de travail.
- Importez les données :
- Contacts : Accédez à Personnes et cliquez sur Importer > CSV. Importez le fichier CSV et mappez vos champs. En savoir plus sur l’importation des contacts.
- Comptes : Accédez à Entreprises, cliquez sur Importer > CSV. Importez le fichier CSV et mappez vos champs. En savoir plus sur l’importation des comptes.
Vous avez maintenant migré les contacts et les comptes vers votre nouvel espace de travail.
Composeur
- Dans votre nouvel espace de travail, obtenez un nouveau numéro de téléphone.
- Copiez ensuite manuellement votre configuration du composeur dans le nouvel espace de travail :
- Configurer les préférences d'appel, y compris les paramètres Inbound / Outbound et d'enregistrement des appels.
- Passez un appel de test pour confirmer que tout fonctionne comme prévu.
- Réenregistrez vos messages vocaux préenregistrés.
Vous avez maintenant migré les paramètres du composeur vers votre nouvel espace de travail.
Listes
- Commencez par exporter des contacts ou des comptes depuis la liste. Ouvrez la liste, sélectionnez tous les enregistrements, puis cliquez sur Exporter.
- Dans le nouvel espace de travail, créez une nouvelle liste, puis cliquez sur Importer pour téléverser votre CSV dans la liste.
Vous avez maintenant migré les listes vers votre nouvel espace de travail.
Intégrations et paramètres
| Intégrations (Zapier, Slack, webhooks, etc.) |
Pour Zapier, mettez à jour vos Zaps pour qu'ils pointent vers le nouvel espace de travail, puis réauthentifiez votre compte. Pour les intégrations qui utilisent des webhooks, saisissez à nouveau vos URL de point de terminaison pour le nouvel espace de travail, puis testez chaque connexion pour confirmer que les données circulent correctement. Consultez cette page pour trouver votre intégration spécifique et ses instructions de configuration. |
|---|---|
| Intégrations CRM |
|
| Tâches d'enrichissement planifiées |
En savoir plus sur l'enrichissement planifié sur Apollo. |
| SSO |
En savoir plus sur l’authentification unique avec Apollo. |
| Profils d’autorisation |
|
Vous avez maintenant migré vos paramètres et intégrations vers votre nouvel espace de travail.
Recherches enregistrées
Si vous avez des champs de contact personnalisés ou des champs de compte personnalisés dans votre ancien espace de travail, créez les champs personnalisés dans votre nouvel espace de travail avant de recréer les recherches enregistrées. Sinon, vous risquez de rencontrer des problèmes de filtrage.
- Ouvrez chaque recherche enregistrée dans l'ancien espace de travail. Notez les critères de filtre.
- Recréez la recherche enregistrée dans le nouvel espace de travail en utilisant les mêmes critères.
Vous avez maintenant migré les recherches enregistrées vers votre nouvel espace de travail.
Séquences
Mettez en pause toutes les séquences que vous gérez dans l'ancien espace de travail afin d'éviter des actions de prospection en double pendant la migration des données.
- Ouvrez chaque séquence que vous souhaitez migrer et notez les étapes, les objets, le contenu des emails et les paramètres de calendrier.
- Passez au nouvel espace de travail.
- Créez une nouvelle séquence, puis recréez chaque étape.
- Manuellement, ajoutez des contacts à la séquence du nouvel espace de travail.
Vous avez maintenant migré les séquences vers votre nouvel espace de travail.
Workflows
Apollo met automatiquement en pause tous les workflows que vous gérez dans l'ancien espace de travail afin d'éviter les tâches en double pendant la migration des données.
- Donnez la priorité au déplacement des workflows à fort volume en premier.
- Ouvrez chaque workflow dans votre ancien espace de travail et notez les déclencheurs et les actions.
- Créez un workflow dans votre nouvel espace de travail pour reproduire la logique d'automatisation de l'ancien workflow.
Vous avez maintenant migré les workflows vers votre nouvel espace de travail.
Étapes suivantes
Vous finalisez la consolidation de vos espaces de travail ? Voici quelques moyens de garder des données propres, votre équipe alignée et vos workflows opérationnels.
| Importer un CSV de contacts | Une fois vos données exportées, importez vos contacts dans le nouvel espace de travail pour reconstruire rapidement votre Pipeline et permettre à votre équipe de continuer à avancer sans interruption. |
|---|---|
| Importer un CSV de comptes | Après la migration des entreprises, importez vos comptes dans Apollo pour rétablir le ciblage au niveau des comptes et maintenir la couverture des territoires. |
| Créer une Séquence | Prêt à relancer votre prospection ? Recréez vos séquences pour conserver des messages cohérents et éviter les ruptures d'engagement. |
| Créer un Workflow | Vous avez besoin de restaurer vos automatisations ? Configurez des workflows pour rétablir le routage, l'enrichissement et l'automatisation des tâches pour votre équipe. |
| Utiliser CRM Enrichment | Pour garder vos données à jour à l'avenir, recréez les tâches d'enrichissement planifiées afin que vos fiches restent exactes et complètes au fil du temps. |