Panoramica
Se la tua azienda ha più di un workspace Apollo, potresti voler riunire gli utenti in un unico workspace in modo che il tuo team possa operare da un unico sistema condiviso.
Consolidare i workspace è particolarmente utile se la tua azienda ha creato workspace Apollo separati per team diversi e ora vuole unificarli, oppure se vuoi che un workspace diventi il luogo principale per reportistica, instradamento, collaborazione e lavoro continuativo.
Il consolidamento dei workspace Apollo funziona solo quando il workspace principale usa un piano Apollo a pagamento e gli utenti invitati hanno un dominio email corrispondente. Ad esempio, se sei un admin di Sumware Software con il dominio sumwaresoftware.com, puoi invitare maria.y@sumwaresoftware.com, e Maria può trasferire i dati dal suo workspace esistente a quello nuovo. Tuttavia, se inviti todd@xyz.com, Todd non può trasferire i dati dal suo workspace e perderà l'accesso al suo account originale dopo aver accettato l'invito.
Con il consolidamento dei workspace, un admin può invitare utenti da un workspace Apollo a un altro. Dopo aver accettato un invito, il nuovo workspace diventa quello principale e mantieni 30 giorni di accesso al vecchio workspace. Le tue caselle di posta collegate vengono spostate automaticamente dal vecchio workspace a quello nuovo. Dopo 30 giorni, perdi l'accesso al vecchio workspace.
Durante questo periodo, puoi passare da un workspace all'altro e spostare o ricreare manualmente i dati che vuoi conservare:
- Account
- Contatti
- Integrazioni e impostazioni
- Elenchi
- Ricerche salvate
- Sequenze
- Workflow
Questo approccio ti aiuta a consolidare il lavoro con meno interruzioni.
Durante il consolidamento dei workspace è possibile spostare solo i dati indicati sopra. La cronologia delle attività, incluse chiamate, email, task e registri delle riunioni, i log di audit, i log di sistema, la cronologia di sincronizzazione del CRM, i dettagli di fatturazione e abbonamento e le impostazioni di condivisione o esclusione dei dati non possono essere trasferiti. Una volta che un utente copia i dati nel nuovo workspace, si applicano le impostazioni di privacy e condivisione dei dati del nuovo workspace.
Consulta le sezioni seguenti per scoprire come consolidare i workspace Apollo.
Consolida i workspace Apollo
Come admin, puoi consolidare i workspace Apollo invitando e gestendo gli utenti nel workspace principale. Come utente, puoi migrare i dati dal vecchio workspace al nuovo.
Per consolidare più workspace:
- Nel workspace principale del tuo team, vai a Impostazioni > Utenti e team > Utenti, quindi fai clic su Nuovo utente.
- Seleziona il livello di autorizzazione appropriato e invita uno o più utenti inserendo l'indirizzo email associato al vecchio workspace.
- Dopo aver accettato l'invito, le caselle di posta collegate dell'utente vengono spostate automaticamente dal vecchio workspace al nuovo workspace. L'utente ha 30 giorni per spostare o ricreare manualmente i dati dal vecchio workspace. Dopo 30 giorni, l'utente perde l'accesso al vecchio workspace.
- Se intendi dismettere il vecchio workspace, coordinati con il tuo team per disattivare gli arricchimenti pianificati, effettuare il downgrade dell'abbonamento e rimuovere eventuali informazioni personali o di pagamento salvate.
- Per guidare gli utenti durante la migrazione, condividi questo articolo con il tuo team mentre migra i workspace e indirizzalo alla sezione Utente.
Se un utente in migrazione è l'ultima persona nel vecchio workspace, il workspace viene disattivato e la fatturazione si interrompe automaticamente.
Per prima cosa, chiedi a un amministratore nel nuovo workspace con un dominio corrispondente di invitarti usando l'indirizzo Email che usi per accedere al tuo vecchio workspace. Una volta accettato l'invito, hai 30 giorni per trasferire o ricreare manualmente i dati dal vecchio workspace al nuovo workspace. Dopo 30 giorni, non avrai più accesso al vecchio workspace.
Se il dominio della tua Email non corrisponde ai domini principali del workspace, oppure se il dominio principale non è in un piano Apollo a pagamento, non puoi trasferire dati tra workspace e perderai l'accesso al tuo account originale dopo aver accettato l'invito.
Per consolidare il tuo workspace:
- Accedi al tuo vecchio workspace Apollo.
Suggerimento: fai clic su Cambia workspace per passare dal vecchio al nuovo workspace.
- Apollo sposta automaticamente la tua casella di posta dal vecchio workspace al nuovo workspace.
- Metti in pausa tutte le sequenze che gestisci nel vecchio workspace per evitare attività di outreach duplicate mentre esegui la migrazione dei dati.
- Apollo disattiva automaticamente tutti i Workflow che gestisci così puoi copiarli in sicurezza.
- Quando sei pronto per migrare i dati, seleziona un punto di partenza:
Contatti e account
Se hai campi contatto personalizzati o campi account personalizzati nel tuo vecchio workspace, crea i campi personalizzati nel nuovo workspace prima di migrare i record. Altrimenti, potresti riscontrare problemi di mappatura dei dati.
- Per prima cosa, esporta i tuoi dati:
- Contatti: Vai a Persone > Salvati e seleziona tutti o filtra i contatti pertinenti, poi fai clic su Esporta. Scegli se esportare tutte le email o solo le email verificate. Scopri di più sull'esportazione dei contatti.
- Account: Vai a Aziende > Salvati e seleziona tutti gli account o filtra le aziende pertinenti. Poi fai clic su Esporta.
- Ora passa al tuo nuovo workspace.
- Importa i dati:
- Contatti: Vai a Persone e fai clic su Importa > CSV. Carica il CSV e mappa i campi. Scopri di più sull'importazione dei contatti.
- Account: Vai a Aziende, fai clic su Importa > CSV. Carica il CSV e mappa i campi. Scopri di più sull'importazione degli account.
Ora hai migrato contatti e account nel tuo nuovo workspace.
Dialer
- Nel tuo nuovo workspace, ottieni un nuovo numero di telefono.
- Poi copia manualmente la configurazione del dialer nel nuovo workspace:
- Configura le preferenze di chiamata, incluse le impostazioni Inbound / Outbound e di registrazione delle chiamate.
- Effettua una chiamata di prova per confermare che tutto funzioni come previsto.
- Registra di nuovo i tuoi voicemail drops.
Ora hai migrato le impostazioni del dialer nel tuo nuovo workspace.
Elenchi
- Per prima cosa, esporta contatti o account dall'interno dell'elenco. Apri l'elenco, seleziona tutti i record e fai clic su Esporta.
- Nel nuovo workspace, crea un nuovo elenco, poi fai clic su Importa per caricare il tuo CSV nell'elenco.
Ora hai migrato gli elenchi nel tuo nuovo workspace.
Integrazioni e impostazioni
| Integrazioni (Zapier, Slack, webhook, ecc.) |
Per Zapier, aggiorna i tuoi Zap in modo che puntino al nuovo workspace e autentica di nuovo il tuo account. Per le integrazioni che usano webhook, reinserisci gli URL degli endpoint per il nuovo workspace e testa ogni connessione per confermare che i dati fluiscano correttamente. Controlla qui per trovare la tua integrazione specifica e le relative istruzioni di configurazione. |
|---|---|
| Integrazioni CRM |
|
| Processi di arricchimento pianificati |
Scopri di più su arricchimento pianificato su Apollo. |
| SSO |
Scopri di più su single sign-on con Apollo. |
| Profili di autorizzazione |
|
Ora hai migrato le tue impostazioni e integrazioni nel nuovo workspace.
Ricerche salvate
Se hai campi contatto personalizzati o campi account personalizzati nel tuo vecchio workspace, crea i campi personalizzati nel nuovo workspace prima di ricreare le ricerche salvate. Altrimenti, potresti riscontrare problemi di filtro.
- Apri ogni ricerca salvata nel vecchio workspace. Annota i criteri di filtro.
- Ricrea la ricerca salvata nel nuovo workspace usando gli stessi criteri.
Ora hai migrato le ricerche salvate nel tuo nuovo workspace.
Sequenze
Metti in pausa tutte le sequenze che gestisci nel vecchio workspace per evitare attività di outreach duplicate mentre migri i dati.
- Apri ogni sequenza che vuoi migrare e annota i passaggi, gli oggetti, il testo del corpo dell'Email e le impostazioni di tempistica.
- Passa al nuovo workspace.
- Crea una nuova sequenza, e ricrea ogni passaggio.
- Manualemente aggiungi contatti alla sequenza del nuovo workspace.
Ora hai migrato le sequenze nel tuo nuovo workspace.
Workflow
Apollo mette automaticamente in pausa tutti i workflow che gestisci nel vecchio workspace per evitare lavoro duplicato mentre migri i dati.
- Dai priorità allo spostamento prima dei workflow con più traffico.
- Apri ogni workflow nel tuo vecchio workspace e annota trigger e azioni.
- Crea un workflow nel tuo nuovo workspace in modo che corrisponda alla logica di automazione del vecchio workflow.
Ora hai migrato i workflow nel tuo nuovo workspace.
Passaggi successivi
Stai per completare il consolidamento del tuo workspace? Ecco alcuni modi per mantenere i dati puliti, il team allineato e i workflow sempre efficienti.
| Importa un CSV di contatti | Una volta esportati i tuoi dati, porta i tuoi contatti nel nuovo workspace per ricostruire rapidamente la tua Pipeline e far avanzare il team senza perdere slancio. |
|---|---|
| Importa un CSV di account | Dopo aver migrato le aziende, carica i tuoi account in Apollo per ripristinare il targeting a livello di account e mantenere intatta la copertura del territorio. |
| Crea una Sequenza | Sei pronto a riprendere l'outreach? Ricrea le tue sequenze per mantenere coerente la messaggistica ed evitare lacune nel coinvolgimento. |
| Crea un Workflow | Hai bisogno di ripristinare le automazioni? Configura i workflow per ripristinare l'instradamento, l'arricchimento e l'automazione dei Task per il tuo team. |
| Usa CRM Enrichment | Per mantenere aggiornati i tuoi dati in futuro, ricrea i processi di arricchimento pianificati in modo che i tuoi record rimangano accurati e completi nel tempo. |