Visão geral
Se a sua empresa tiver mais de um workspace do Apollo, talvez você queira reunir os usuários em um único workspace para que sua equipe possa operar em um sistema compartilhado.
Consolidar workspaces é especialmente útil se a sua empresa criou workspaces separados do Apollo para diferentes equipes e agora quer unificá-los, ou se você quer que um workspace se torne o local principal para relatórios, roteamento, colaboração e trabalho contínuo.
A consolidação de workspaces do Apollo só funciona quando o workspace principal está em um plano pago do Apollo e os usuários convidados têm um domínio de Email correspondente. Por exemplo, se você é um admin da Sumware Software com o domínio sumwaresoftware.com, você pode convidar maria.y@sumwaresoftware.com, e Maria pode transferir dados do workspace atual dela para o novo. No entanto, se você convidar todd@xyz.com, Todd não poderá transferir dados do workspace dele e perderá acesso à conta original dele depois de aceitar o convite.
Com a consolidação de workspaces, um admin pode convidar usuários de um workspace do Apollo para outro. Depois que você aceita um convite, o novo workspace se torna o seu principal, e você mantém 30 dias de acesso ao seu workspace antigo. Suas caixas de entrada vinculadas são movidas automaticamente do workspace antigo para o novo. Após 30 dias, você perde o acesso ao workspace antigo.
Durante esse período, você pode alternar entre os dois workspaces e mover manualmente ou recriar os dados que quiser manter:
- Contas
- Contatos
- Integrações e configurações
- Listas
- Pesquisas salvas
- Sequências
- Workflows
Essa abordagem ajuda você a consolidar o trabalho com menos interrupções.
Somente os dados mencionados acima podem ser movidos durante a consolidação de workspaces. O histórico de atividades, incluindo chamadas, emails, tasks e registros de reuniões, logs de auditoria, logs do sistema, histórico de sincronização do CRM, detalhes de cobrança e assinatura, e configurações de compartilhamento de dados ou de opt-out de dados não podem ser transferidos. Depois que um usuário copia dados para o novo workspace, as configurações de privacidade e compartilhamento de dados do novo workspace passam a valer.
Confira as seções a seguir para saber como consolidar workspaces do Apollo.
Consolidar workspaces do Apollo
Como admin, você pode consolidar workspaces do Apollo convidando e gerenciando usuários no workspace principal. Como usuário, você pode migrar dados do seu workspace antigo para o novo.
Para consolidar vários workspaces:
- No workspace principal da sua equipe, acesse Configurações > Usuários e equipes > Usuários, depois clique em Novo usuário.
- Selecione o nível de permissão apropriado e convide um ou mais usuários inserindo o endereço de Email associado ao workspace antigo.
- Depois de aceitar o convite, as caixas de entrada vinculadas do usuário são movidas automaticamente do workspace antigo para o novo. O usuário tem 30 dias para mover manualmente ou recriar dados do workspace antigo. Após 30 dias, o usuário perde o acesso ao workspace antigo.
- Se você pretende encerrar o workspace antigo, coordene com sua equipe para desativar enriquecimentos agendados, fazer downgrade da sua assinatura e remover qualquer informação pessoal ou de pagamento salva.
- Para orientar os usuários durante a migração, compartilhe este artigo com sua equipe enquanto eles migram os workspaces e direcione-os para a seção Usuário.
Se um usuário em migração for a última pessoa no workspace antigo, o workspace será desativado e a cobrança será interrompida automaticamente.
Primeiro, peça a um admin no novo workspace com um domínio correspondente para convidar você usando o endereço de Email que você usa para fazer login no workspace antigo. Depois de aceitar o convite, você terá 30 dias para transferir ou recriar manualmente os dados do workspace antigo para o novo workspace. Após 30 dias, você não terá mais acesso ao workspace antigo.
Se o domínio do seu Email não corresponder aos domínios principais do workspace, ou se o domínio principal não estiver em um plano pago da Apollo, você não poderá transferir dados entre workspaces e perderá acesso à sua conta original após aceitar o convite.
Para consolidar seu workspace:
- Faça login no seu workspace antigo da Apollo.
Dica: clique em Alternar workspace para alternar entre seu workspace antigo e o novo.
- A Apollo move automaticamente sua caixa de entrada do workspace antigo para o novo workspace.
- Pause todas as Sequências que você gerencia no workspace antigo para evitar contato duplicado enquanto migra os dados.
- A Apollo desativa automaticamente todos os Workflows que você gerencia para que você possa copiá-los com segurança.
- Quando estiver tudo pronto para migrar os dados, selecione um ponto de partida:
Contatos e contas
Se você tiver campos personalizados de contato ou campos personalizados de conta no seu workspace antigo, crie os campos personalizados no novo workspace antes de migrar os registros. Caso contrário, você poderá ter problemas de mapeamento de dados.
- Primeiro, exporte seus dados:
- Contatos: Acesse Pessoas > Salvos e selecione todos ou filtre os contatos relevantes e depois clique em Exportar. Escolha exportar todos os emails ou apenas os emails verificados. Saiba mais sobre como exportar contatos.
- Contas: Vá para Empresas > Salvos e selecione todas as contas ou filtre as empresas relevantes. Depois, clique em Exportar.
- Agora, mude para seu novo workspace.
- Importe os dados:
- Contatos: Vá para Pessoas e clique em Importar > CSV. Faça upload do CSV e mapeie seus campos. Saiba mais sobre como importar contatos.
- Contas: Vá para Empresas, clique em Importar > CSV. Faça upload do CSV e mapeie seus campos. Saiba mais sobre como importar contas.
Agora você migrou contatos e contas para seu novo workspace.
Dialer
- No seu novo workspace, obtenha um novo número de telefone.
- Depois, copie manualmente a configuração do seu discador para o novo workspace:
- Configure as preferências de chamadas, incluindo Inbound / Outbound e as configurações de gravação de chamadas.
- Faça uma chamada de teste para confirmar que tudo está funcionando como esperado.
- Grave novamente seus voicemail drops.
Agora você migrou as configurações do discador para o seu novo workspace.
Listas
- Primeiro, exporte contatos ou contas de dentro da lista. Abra a lista, selecione todos os registros e clique em Export.
- No novo workspace, crie uma nova lista e clique em Import para fazer upload do seu CSV para a lista.
Agora você migrou as listas para o seu novo workspace.
Integrações e configurações
| Integrações (Zapier, Slack, webhooks etc.) |
Para Zapier, atualize seus Zaps para apontarem para o novo workspace e reautentique sua conta. Para integrações que usam webhooks, insira novamente as URLs de endpoint do novo workspace e teste cada conexão para confirmar que os dados estão fluindo corretamente. Confira aqui para encontrar sua integração específica e as instruções de configuração. |
|---|---|
| Integrações de CRM |
|
| Trabalhos de enriquecimento agendados |
Saiba mais sobre enriquecimento agendado no Apollo. |
| SSO |
Saiba mais sobre single sign-on com o Apollo. |
| Perfis de permissão |
|
Agora você migrou suas configurações e integrações para o novo workspace.
Pesquisas salvas
Se você tiver campos personalizados de contato ou campos personalizados de conta no seu workspace antigo, crie os campos personalizados no seu novo workspace antes de recriar pesquisas salvas. Caso contrário, você poderá ter problemas de filtragem.
- Abra cada pesquisa salva no workspace antigo. Anote os critérios de filtro.
- Recrie a pesquisa salva no novo workspace usando os mesmos critérios.
Agora você migrou as pesquisas salvas para o seu novo workspace.
Sequências
Pause todas as sequências que você gerencia no workspace antigo para evitar contatos duplicados enquanto migra os dados.
- Abra cada sequência que você quer migrar e anote as etapas, linhas de assunto, o texto do corpo do Email e as configurações de tempo.
- Mude para o novo workspace.
- Crie uma nova sequência, e recrie cada etapa.
- Manualmente adicione contatos à sequência do novo workspace.
Agora você migrou as sequências para o seu novo workspace.
Workflows
O Apollo pausa automaticamente todos os workflows que você gerencia no workspace antigo para evitar trabalho duplicado enquanto migra os dados.
- Priorize primeiro a migração dos workflows com maior tráfego.
- Abra cada workflow no seu workspace antigo e anote os gatilhos e as ações.
- Crie um workflow no seu novo workspace para corresponder à lógica de automação do workflow antigo.
Agora você migrou os workflows para o seu novo workspace.
Próximas etapas
Está finalizando a consolidação do seu workspace? Veja algumas formas de manter seus dados organizados, sua equipe alinhada e seus workflows funcionando sem problemas.
| Importar um CSV de Contatos | Depois de exportar seus dados, traga seus contatos para o novo workspace para reconstruir rapidamente seu Pipeline e manter sua equipe em movimento sem perder o ritmo. |
|---|---|
| Importar um CSV de Contas | Depois de migrar empresas, faça upload das suas contas no Apollo para restaurar o direcionamento no nível da conta e manter a cobertura de território intacta. |
| Criar uma Sequência | Tudo pronto para retomar o outreach? Recrie suas sequências para manter a consistência das mensagens e evitar lacunas no engajamento. |
| Criar um Workflow | Precisa recuperar suas automações? Configure workflows para restabelecer o roteamento, o enriquecimento e a automação de Task para sua equipe. |
| Usar CRM Enrichment | Para manter seus dados atualizados daqui para frente, recrie os trabalhos de enriquecimento agendados para que seus registros permaneçam precisos e completos ao longo do tempo. |