Agregar, administrar y desactivar usuarios

Descripción general

Puedes agregar, administrar o desactivar usuarios en Apollo cada vez que tu equipo crezca o cambie.

Los administradores tienen un sólido conjunto de controles y perfiles de permisos para limitar lo que cada usuario nuevo puede hacer en Apollo. Esto garantiza que todos en tu equipo tengan el nivel adecuado de permisos para tener éxito según su rol.

Consulta las siguientes secciones para agregar, administrar, desactivar y reactivar usuarios.

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Agregar usuarios

Para invitar usuarios nuevos a Apollo:

1. Abre Apollo y haz clic en Configuración > Usuarios.
2. Haz clic en Nuevo usuario.

3. Selecciona un perfil de permisos, luego ingresa las direcciones de Email de las personas que quieres agregar. Haz clic en Enviar invitaciones.

4. Apollo enviará invitaciones por Email para que los usuarios nuevos creen su cuenta. Harán clic en Aceptar invitación para configurar un nuevo inicio de sesión o iniciar sesión con las credenciales de SSO de tu organización.

5. Si tu compañero no ha recibido su invitación, pídele que revise su carpeta de spam. De lo contrario, repite los pasos 1-4 para reenviar una invitación.

 

¿Tienes una cuenta de Salesforce?

Si has integrado tu cuenta de Salesforce, haz clic en Importar usuarios desde Salesforce para agregar automáticamente a Apollo los usuarios de Salesforce de tu equipo. Una vez que Apollo importe sus emails, podrás seleccionar un perfil de permisos y revisarlo antes de enviar sus invitaciones.

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Administrar usuarios

Los administradores de Apollo pueden administrar la siguiente configuración de los usuarios existentes directamente en Usuarios actuales:

Configuración del usuario	Descripción
Perfil de permisos	Revisa los perfiles de permisos asignados a los usuarios. Haz clic en el perfil de permisos de un usuario para asignarle uno diferente.   ¡Permisos, por favor! ¿Necesitas crear un nuevo perfil de permisos? Consulta Crear y asignar perfiles de permisos para saber cómo hacerlo.
Créditos	Haz clic para establecer un límite de créditos para un usuario. Esto brinda a los administradores un control granular sobre cuántos créditos puede consumir cada usuario en actividades de ventas dentro de Apollo. También puedes seleccionar varios usuarios para actualizar su límite de créditos de forma masiva. Marca cada usuario que quieras actualizar y luego haz clic en Editar límite de créditos. Usa el menú desplegable para establecer un nuevo límite y luego haz clic en Guardar.   Créditos 101 Entra a Apollo para obtener más información sobre los créditos o revisar el uso de créditos de tu equipo.
Territorios	Haz clic en Asignar territorio para configurar el territorio de cada usuario. Esto limita a los usuarios a hacer prospección solo de los contactos o cuentas ubicados en su territorio asignado.
Mi equipo	Haz clic en Asignar equipo para agregar un usuario a un equipo dentro de tu instancia de Apollo. Los equipos son útiles para agrupar usuarios, asignar perfiles de permisos o usarlos en filtros de reportes de análisis.

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Desactivar usuarios

Si eres admin, puedes desactivar cuentas de usuario en Apollo cuando compañeros dejan tu organización. Como buena práctica, debes desactivar la cuenta de un usuario de Apollo cuando ese empleado deja tu organización y asignar su licencia a un nuevo usuario si es necesario. También debes transferir la propiedad de las secuencias u oportunidades activas del usuario desactivado a otro miembro del equipo en Apollo.

Para desactivar un usuario:

1. Abre Apollo y haz clic en Configuración > Usuarios.
2. Haz clic en ... junto a la persona que quieres desactivar y luego haz clic en Desactivar.

3. Haz clic en Desactivar para confirmar.

Después de desactivar a un usuario, asegúrate de también desvincular su buzón y reasignar cualquier Email programado a otro buzón. De lo contrario, Apollo marcará los Emails programados de cuentas desactivadas como Not sent.

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Reactivar usuarios

Si eres admin, también puedes reactivar a un usuario inactivo:

1. Abre Apollo y haz clic en Settings > Usuarios.
2. Haz clic en ... junto al usuario inactivo que quieres reactivar y luego haz clic en Reactivar.

3. Haz clic en Reactivar para confirmar.

La cuenta de tu compañero ya fue reactivada.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo recupero el acceso a nuestra cuenta de Apollo si nuestro admin dejó la organización?

Si el único admin de Apollo de tu equipo dejó tu organización y necesitas reasignar permisos de admin a otro usuario, comunícate con el soporte de Apollo para recuperar el acceso.

Como práctica recomendada, te recomendamos asignar permisos de admin al menos a 2 usuarios para asegurarte de que tu equipo siempre pueda acceder a Apollo, especialmente cuando un admin deja tu organización.

Si sabes que el admin de Apollo de tu equipo dejará tu organización pronto, pídele que asigne el perfil de permisos de admin a otro usuario siguiendo estos sencillos pasos.

Si tu admin de Apollo es el único usuario de Apollo en tu organización, pídele que invite a otro miembro del equipo a Apollo y le asigne permisos de admin. Una vez que el admin original se vaya, el nuevo admin de Apollo podrá desactivar la cuenta del primer admin.

Un usuario dejará mi organización. ¿Cómo transfiero su trabajo a otro usuario de Apollo?

Desactivar a un usuario no elimina sus datos ni activos. Es posible que los Emails que usan el buzón del usuario desactivado no se envíen y aparezcan como No enviado. Cualquier Task o secuencia asignada al usuario desactivado puede dejar de avanzar hasta que se reasigne.

Antes de desactivar la cuenta del usuario y desvincular su buzón, reasigna la propiedad de sus contactos y cuentas, secuencias, oportunidades, tasks, y Workflow a otro compañero.

Ya tengo una cuenta de Apollo. ¿Puedo unirme a la cuenta de Apollo de otro equipo?

¡Sí! Si recibes una invitación para unirte a Apollo, pero tu Email ya está conectado a otra cuenta activa, Apollo te pedirá permiso para cambiarte. Si aceptas, Apollo desactivará tu cuenta de usuario anterior para permitirte unirte a tu nuevo equipo.

Ten en cuenta que el cambio de cuentas no se puede deshacer y que los datos de tu cuenta anterior no se migran a tu nueva cuenta de usuario.

¿Por qué no puedo desactivar a un usuario en mi cuenta de Apollo?

Si tu cuenta de Apollo solo tiene un usuario, no puedes desactivar a ese usuario. Apollo requiere al menos un administrador en una cuenta activa.

Si necesitas reemplazar al usuario actual, puedes hacer una de estas opciones:

1. Agregar otro usuario, asignarle permisos de administrador y luego desactivar al usuario original. Si no tienes suficientes licencias disponibles, compra una licencia adicional en Personaliza y administra tu plan de Apollo.
2. Actualiza el Email y los datos del perfil del usuario actual con la información de la nueva persona.

Si tu objetivo es dejar de usar Apollo, es posible que debas cancelar tu suscripción. Consulta Personaliza y administra tu plan de Apollo para conocer los siguientes pasos.

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Siguientes pasos

¿Quieres mantener optimizada la gestión de usuarios de Apollo? Aquí tienes algunos pasos que tu equipo puede seguir:

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